Świadectwo pracy to dokument, który jest wręczany osobie zatrudnionej w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę. W wypadku zwolnienia pracodawca musi niezwłocznie wręczyć dokument pracownikowi, który rozwiązuje umowę z własnej woli lub jest jego umowa wygasa z innych przyczyn. Pracodawca musi jednak wiedzieć o tym, że niedostarczenie lub zgubienie świadectwa pracy może wiązać się z wieloma konsekwencjami prawnymi.
Kara za zgubienie świadectwa pracy przez firmę może być dotkliwa
Przykładem sprawy tego typu jest sytuacja, która miała miejsce w jednej z firm z branży motoryzacyjnej. Niezgłoszenie utraty świadectwa pracy przez firmę wiązało się z koniecznością interwencji Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Komendanta Powiatowego Policji. Firma, która była winna zgubienia świadectwa pracy pracownika, została wezwana do złożenia wyjaśnień w tej sprawie. Utrata świadectwa pracy z winy pracodawcy wiązała się z koniecznością podania przyczyn zdarzenia organowi nadzorczemu (w tym przypadku Urzędowi Ochrony danych Osobowych).
Utrata świadectwa pracy może wiązać się z ujawnieniem wielu ważnych informacji o osobie zatrudnionej
UODO w tym wypadku nie podzieliło zdania firmy, która twierdziła, że incydent ów nie stanowił naruszenia danych osobowych. Nie jest to prawdą, a wiele informacji zawartych w świadectwie pracy można uznać za dane osobowe. Sprawa była poważna także dlatego, iż na świadectwie pracy znajduje się wiele informacji nie tylko o okresie zatrudnienia danego pracownika w konkretnej firmie. Jeżeli pracownik miał zajęcia komornicze na wynagrodzeniu, taka informacja również może pojawić się na świadectwie pracy. Dlatego utrata dokumentu przez pracodawcę może w sposób bezpośredni przyczynić się do ujawniania informacji o życiu osobistym i zawodowym osoby zatrudnionej.
Nie zgłoszenie naruszenia danych osobowych poprzez zgubienie świadectwa pracy wiąże się z karami finansowymi
W przypadku tej sprawy na firmę nałożona została kara grzywny w kwocie 16 000 zł. Spółka nie wywiązała się obowiązków, jakie nakłada na nią rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Sprawa była tym bardziej kontrowersyjna, że zgubiony dokument nie został odnaleziony. UODO poinformowało, że w przypadku stwierdzenia naruszenia danych osobowych, firma musi poinformować o tym fakcie Urząd Ochrony danych Osobowych nie później niż 72 godziny po zdarzeniu. UODO może wskazać także konieczność poinformowania o naruszeniu osób, które są jego przedmiotem.
