Pisma urzędowe od zawsze były pisane niezrozumiałym językiem. Mało kto się tym jednak przejmował, bo wszyscy uznawali, że tak już ma być i koniec. Dokument ma być niezrozumiały i najwidoczniej jego immanentnym atrybutem jest abstrakcyjność. Sprawy musiały pójść zdecydowanie za daleko, skoro nawet sądy administracyjne mają tego dość.
Oczywiście problem jest złożony i wielowątkowy, ale bez wątpienia największy wpływ na wygląd pism urzędowych ma obowiązujące prawo, czyli chociażby kodeks postępowania administracyjnego 2017. Nie powinno to nikogo dziwić, skoro załatwienie najprostszej sprawy w urzędzie wymaga odwołania się do kilkunastu przepisów w kilku różnych ustawach. Urzędnicy działają na podstawie przepisów prawa, a więc w przeróżnych decyzjach muszą wskazać jej podstawę. No to wymieniają te dziesiątki artykułów, paragrafów, ustępów i liter. Nie byłbym w ogóle zdziwiony, gdyby część przepisów z dowolnej decyzji administracyjnej już dawno nie obowiązywała. No ale jak pojawiają się w szablonie, to już niech zostaną. Stara urzędnicza prawda mówi, że lepiej za dużo niż za mało. No i na dodatek można petenta przeczołgać, a im bardziej roszczeniowy, tym więcej kłód mu się rzuca pod nogi. Prawnicza magia w pełnej krasie, a może nawet ta gorsza – urzędnicza.
Przed białostockim Wojewódzkim Sądem Administracyjnym toczyła się sprawa, której przedmiotem była niekorzystna dla obywatela decyzja. Samo jej tło nie jest za bardzo istotne, lecz w gruncie rzeczy chodziło o to, że urzędnicy tak skomplikowali postępowanie, że petent nie miał najmniejszych możliwości na złożenie prawidłowych wniosków. Zawsze znalazłaby się jakaś podstawa do ukręcenia łba sprawie. Począwszy od tego, że najpierw stronie wyznaczono nierealny do dotrzymania termin, to ostatecznie wyciągnięto wobec niego negatywne konsekwencje procesowe. Koniec końców WSA uchyliło wydane wcześniej decyzje. Oto fragment z uzasadnienia:
Oceniając w tym kontekście treść wezwania z dnia […] października 2016 r. dodatkowo podnieść należy, że kierowane do strony pismo organu powinno być adekwatne do doświadczenia życiowego i możliwości percepcji adresata (vide wyrok w sprawie II OSK 1525/16 z dnia 19 stycznia 2017 r., CBOSA). W sprawach, w których strona działa bez pomocy profesjonalnego pełnomocnika, to na organie administracji spoczywa szczególny obowiązek klarownego i czytelnego formułowania wezwań i wyjaśnień, które powinny zawierać jednoznacznie sprecyzowaną treść zobowiązania.
Pisma urzędowe mogą być proste – to przynosi ogromne korzyści
Takich głosów pojawia się coraz więcej. Kilka miesięcy temu powstał projekt, którego celem było stworzenie prostego wzoru wezwania świadka na rozprawę. Efekt był fascynujący – okazało się, że można stworzyć takie pismo, które jest czytelne dla uczestnika, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi formalne, które stawia mu kodeks. Jestem bardzo ciekaw, czy sędziowie korzystają z tego wzoru w codziennej pracy. Również kilka miesięcy temu niektóre urzędy skarbowe przeprowadziły eksperyment, którego rezultat zaskoczył wielu komentatorów. Zamiast standardowego, urzędniczego wezwania do zapłaty zaległego podatku wysłano pismo o takiej treści:
Szanowna/y Pani/Panie
Jak wynika z naszych danych 8 na 10 mieszkańców województwa X zapłaciło już podatek dochodowy za 2014 rok. Należy Pan/Pani do nielicznej grupy mieszkańców, którzy jeszcze nie spełnili tego obowiązku.
Niezapłacony podatek wynosi X złotych. Kwota niezapłaconego przez Panią/Pana podatku może rosnąć o odsetki, jak pokazano w tabeli na odwrocie listu.
Proszę zapłacić podatek na rachunek X lub za pośrednictwem przekazu pocztowego.
Jeżeli nie zapłaci Pani/Pan podatku, może Pani/Pan podlegać egzekucji administracyjnej. Zweryfikujemy Pani/Pana reakcję na to pismo.
Jeżeli nie ma Pani/Pan możliwości uregulowania pełnej kwoty od razu albo posiada Pani/Pan jakiekolwiek pytania, prosimy o kontakt pod numerem telefonu X.
Z góry dziękujemy za spełnienie obywatelskiego obowiązku.
Efekt? Należność uregulowało około 1000 osób. Tradycyjne wezwania spotkały się z reakcją zaledwie 700 osób. Różnicę widać gołym okiem, a to chyba to jest w tym wszystkim najważniejsze. Nawet poseł Liroy chce zmienić pouczenia sądowe.
Niestety, tu trzeba zwrócić uwagę na prawdę starą jak świat. Jeśli nie potrafisz czegoś wytłumaczyć w prosty sposób, to znaczy, że tego nie rozumiesz.
