Kary umowne to coś, co w relacjach biznesowych może się nam przytrafić. Pewnym osłodzeniem konieczności ich zapłaty mogłoby być ujęcie ich w kosztach uzyskania przychodu. Czy to możliwe? Teoretycznie tak. Trzeba jedynie uniknąć spełnienia przesłanek wyłączających tę możliwość.
Niektóre kary umowne zostały wprost uznane przez ustawodawcę za niebędące kosztami uzyskania przychodu
Kodeks cywilny pozwala zastrzec w umowie, że za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania będzie grozić kara umowna. Chodzi oczywiście o zapłatę określonej sumy pieniędzy na rzecz drugiej strony umowy. Przepisy nie wymuszają symetrii. Kary umowne mogą grozić tylko jednej ze stron umowy, mogą grozić obydwu w zupełnie różnych okolicznościach. Co istotne: wysokość takiej kary istnieje w całkowitym oderwaniu od rozmiaru rzeczywistej szkody poniesionej przez wierzyciela.
Nic dziwnego, że to popularne rozwiązanie w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, a nawet w relacjach z konsumentem. Kary umowne stanowią niezły sposób na zapewnienie sobie gwarancji, że druga strona umowy się z niej wywiąże. Niestety może się zdarzyć, że to my będziemy musieli zapłacić taką karę naszemu kontrahentowi. W takiej sytuacji kuszącą perspektywą wydaje się oczywiście wrzucenie takiego wydatku w koszty uzyskania przychodu. Czy to możliwe? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przepisach.
Na przeszkodzie staną nam przede wszystkim wyłączenia z art. 23 ust. 1 pkt 19) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 22) ustawy o CIT. Obydwa te przepisy stanowią punkty na długich listach ustawowych wyłączeń od możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Ich treść jest w obydwu przypadkach dokładnie taka sama.
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
19/22) kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;
Już na pierwszy rzut oka można dostrzec, że nie wszystkie kary umowne zostały ujęte w treści zacytowanych przepisów. Wyłączenia obejmują cztery przypadki: wady dostarczonych towarów, wady wykonanych robót albo usług, zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad, zwłoka w usunięciu wad towaru albo w wykonaniu robót i usług. Tym samym wydaje się, że kary wynikające z innych powodów już jak najbardziej można wrzucić w koszty.
Organom podatkowym zdarza się stosować wykładnię rozszerzającą. Sądy administracyjne stawiają na literalną
W praktyce orzecznictwo sądów administracyjnych – w tym Naczelnego Sądu Administracyjnego – w ostatnich latach pilnuje, by organy podatkowe nie wykraczały poza treść przepisów. Przykładem może być wyrok z 6 maja 2025 r. o sygnaturze II FSK 1012/22. W tym przypadku NSA uznał na przykład, że nie można utożsamiać niezachowania terminu dostawy z wadą dostarczanego towaru. Istotna jest w takich przypadkach przyczyna. Jeżeli do przekroczenia terminu doszło z przyczyn niezależnych od dostawcy, to nie mamy do czynienia ze zwłoką w dostarczeniu towaru wolnego od wad. Tym samym karę umowną za przekroczenie terminu można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Równocześnie warto wspomnieć o wcześniejszych interpretacjach organów podatkowych, które wychodzą z innego założenia. Na przykład ta o sygnaturze 0113-KDIPT2-1.4011.288.2023.1.HJ zakłada, że wszystkie kary umowne wynikające z przesłanek wskazanych w zacytowanych wyżej przepisach podlegają wyłączeniu. Nie ma przy tym znaczenia, czy odpowiedzialność została określona na zasadzie winy, czy ryzyka.
Pozostaje także kwestia nie do końca jasnego powiązania kar umownych z przesłankami pozytywnymi umożliwiającymi uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przypomnijmy: chodzi o koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wprost wyłączone przez ustawodawcę. Zapłacone kary umowne siłą rzeczy nie pozwalają nam osiągnąć dodatkowych przychodów.
O wiele lepiej pasuje tutaj zabezpieczenie ich źródła. W jaki sposób? Płacąc kary umowne, nierzadko unikamy dużo gorszych konsekwencji, które mogłyby zachwiać naszą firmą. W grę wchodzi na przykład umowa, która okazała się skrajnie niekorzystna dla przedsiębiorstwa. Jej wypowiedzenie wiąże się z koniecznością zapłaty kary umownej. Dzięki takiemu posunięciu koniec końców stracimy mniej pieniędzy. Wydaje się więc, że takie kary umowne w ogóle nieujęte w treści art. 23 ust. 1 pkt 19) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 22) ustawy o CIT można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu.
