Czy pracownik może korzystać w domu z dokumentów, na których znajdują się dane osobowe?

Praca Prywatność i bezpieczeństwo dołącz do dyskusji (16) 22.08.2020
Czy pracownik może korzystać w domu z dokumentów, na których znajdują się dane osobowe?

Kamila Sienkiewicz-Twardy

Jedną z konsekwencji trwającej epidemii jest popularyzacja świadczenia pracy w formie zdalnej. Chyba każdy zna osobę, dla której, choćby przez pewien czas, mieszkanie stało się biurem. 

Na łamach Bezprawnika pisaliśmy już o kilku kwestiach, które mogą okazać się problematyczne w związku z oddelegowaniem pracowników do pracy w domowych warunkach, omawiając zarówno zalety, jak również wady pracy zdalnej. Jest jednak jeszcze jedna, dość istotna kwestia, dotycząca home office – praca zdalna a dokumentacja papierowa, w której widnieją dane osobowe. Warto zastanowić się, czy podczas świadczenia pracy w formie zdalnej, pracownik może korzystać z tego typu dokumentacji.

Praca zdalna a dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe

Dla większości pracodawców konieczność oddelegowania pracowników na home office była rzeczą dość nieoczekiwaną. W pewnym momencie, w wielu biurach zapadły decyzje wskutek których pod pachy wzięto laptopy i przeniesiono się do miejsc pracy zorganizowanych w domowych warunkach. Jak wiadomo, mało kto ma w swoim mieszkaniu gabinet zamykany na klucz, a w nim mahoniowe biurko. W związku z tym, wiele osób musiało wykombinować jakąś namiastkę biura. Niektórzy zaanektowali kanapy, ku rozpaczy pozostałych domowników, inni, chcąc mieć blisko do lodówki, za centrum dowodzenia wybrali kuchnię. Są pewnie tacy, którzy z tęsknoty za biurową aurą kupili paprotkę albo zainwestowali w lektury dla biznesowych ninja, które następnie z namaszczeniem umieścili na regale, stanowiącym tło podczas wideokonferencji. To nawet dość pokrzepiające, że pomimo pandemii, dbano o takie rzeczy.

No dobrze, porzućmy dygresję dotyczącą aranżacji wnętrz i wracając na właściwe tory załóżmy, że domowe biuro jest gotowe, a pracownik gotowy do pracy. W tym miejscu pojawia się kilka wątpliwości natury praktycznej. Bowiem jak wiemy, jest kilka zawodów, w których z pewnych względów konieczne jest wykorzystywanie dokumentów w wersji papierowej. Bardzo często dokumenty te zawierają dane osobowe. Co w takiej sytuacji? Czy wówczas, udając się na home office, można po prostu wziąć pod pachę, oprócz laptopa, również kilka segregatorów? Czy pracownik, który świadczy pracę w trybie home office w ogóle może wykorzystywać dokumenty w wersji papierowej? A co w sytuacji, gdy dokumenty te zawierają dane osobowe?

Pomyśl dwa razy, zanim do domowego biura zabierzesz dokumenty, w których znajdują się dane osobowe

Jakiś czas temu tematem zajął się Urząd Ochrony Danych Osobowych. Przyczyną zajęcia stanowiska przez UODO były pytania napływające ze strony pracodawców. Słusznie, bo temat nie jest oczywisty, a pochopne decyzje pracodawców mogły narazić ich na realne ryzyko związane z naruszeniem bezpieczeństwa danych. Z opinii UODO wynika, że co prawda pracodawca może umożliwić pracownikom ulokowanym w domowych biurach wykorzystywanie dokumentacji papierowej, w której zawarte są dane osobowe, jednak takie działanie powinno mieć miejsce w wyjątkowych sytuacjach. W tym miejscu warto podkreślić, że zdaniem UODO, nie powinien mieć miejsca scenariusz, w którym pracownik zabierze do domu dokumentację papierową zawierającą dane osobowe bez zgody pracodawcy. UODO jasno wskazuje, że:

Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

Kiedy nie jest możliwa praca na dokumentach papierowych zawierających dane osobowe w trybie home office?

Wiemy już, że co najmniej średnim pomysłem jest udanie się na home office, dzierżąc pod pachą torbę służbowych dokumentów, pełnych danych osobowych, jeśli pracodawca nie ma o tym pojęcia. Wiemy też, że w pewnych okolicznościach, pracodawca może pozwolić osobie pracującej w formie zdalnej na skorzystanie z analogowej, papierowej dokumentacji w której widnieją dane osobowe. No dobrze, w takim razie, jakie sytuacje stanowią przeszkodę do przyjęcia takiego rozwiązania? Z odpowiedzią na to pytanie przybywa UODO – w opublikowanym przez Urząd stanowisku precyzyjnie wskazano, jakie sytuacje uniemożliwiają pracę na dokumentach papierowych w trybie home office (pamiętajmy o tym, że mówimy o tych dokumentach, w których są dane osobowe). Otóż zdaniem UODO, praca na dokumentach papierowych nie znajduje uzasadnienia w takich okolicznościach, jeśli pracodawca:

  • wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
  • ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
  • może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

W tym miejscu warto zwrócić na rekomendację UODO, zgodnie z którą, w sytuacji, kiedy pracodawca nie jest w stanie zastosować żadnego z trzech powyższych rozwiązań, zalecane jest umożliwienie pracy na kopiach, a nie oryginałach dokumentów.

Dlaczego UODO ma rację?

Stanowisko Urzędu ma na celu ochronę interesów pracodawców. W zasadzie, jest to jedyne rozsądne podejście, mające na celu zabezpieczenie danych osobowych, które widnieją w dokumentacji przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że pracodawca jest administratorem danych osobowych, które widnieją w przedmiotowych dokumentach. A jak wiadomo, na administratorze spoczywa szereg obowiązków związanych z wykonywaniem operacji na danych, również tych odbywających się przy użyciu dokumentacji papierowej. Idąc dalej, żeby administrator mógł prawidłowo wypełnić swoje obowiązki, musi mieć pełną wiedzę co do zakresu przetwarzania danych osobowych w ramach organizacji. Akcentuje to UODO, wskazując w opublikowanym stanowisku, że:

Pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzania danych, w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Odnosi się to zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.

Praca zdalna to nie wolna amerykanka (nie chodzi, rzecz jasna, o aneksję kanapy)

Zarówno w stałym (tradycyjnym) miejscu wykonywania pracy, jak również nadając z domowego biura, pracownik musi przestrzegać obowiązujących u pracodawcy reguł związanych z wykonywaniem operacji na danych osobowych.  Z tego względu, warto mieć się na baczności i nie doprowadzać do sytuacji, w której po salonie, czy też wokół lodówki wirują dokumenty pełne imion, nazwisk, numerów PESEL, czy innych danych, które w pewnej konfiguracji możemy wrzucić do dość pojemnego worka „dane osobowe”. Po pierwsze, z uwagi na słuszny interes pracodawcy. Po drugie (tu ukłon w stronę osób posiadających dzieci albo czworonożnych przyjaciół), w celu uniknięcia sytuacji, w której zamiast umowy jest kolorowanka albo, co gorsza, jej fragmenty porozrzucane po całym mieszkaniu. A po trzecie, być może jest to dobry sposób na uniknięcie interwencji współlokatorów, którzy mogą w końcu nie wytrzymać widoku stołu kuchennego w roli komnaty firmowych tajemnic.