Zgodnie z interpretacją wydaną przez UODO, pracodawca będzie musiał przekazać instytucji finansowej dane kontaktowe pracownika. Chodzi o podmioty prowadzące PPK. W związku z tym pracodawca przekaże nr telefonu i email do instytucji finansowej, ale wyłącznie wówczas, gdy jest w ich posiadaniu.
Podstawa prawna
Interpretacja UODO podparta jest podstawą prawną, którą stanowi art. 22 § 4 Kodeksu pracy.
Art. 221. § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
§3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.
§4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Zgodnie z § 4, pracodawca ma prawo żądać od pracownika zarówno numeru telefonu, jak i adresu email, ponieważ obowiązek ich podania wynika z ustawy o PPK.
Art. 20. 1. Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:
1) strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
2) dane identyfikujące uczestnika PPK;
Przy czym dane identyfikujące ustawa definiuje następująco: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.
Pracodawca przekaże nr telefonu i email do instytucji finansowej
Należy podkreślić, że zgodnie z RODO, pracodawca przekaże nr telefonu i email do wybranej instytucji finansowej, ale wyłącznie w celu zawarcia umowy i prowadzenia PPK. Warto mieć świadomość, że pracownik nie musi wyrażać zgody na przetwarzanie danych osobowych takich jak email czy numer telefonu i nie będzie to stało w sprzeczności z prawem. Dzieje się tak dlatego, że polskie prawo nie definiuje konieczności posiadania takich kanałów komunikacji jak email czy numer telefonu. Dysponowanie nimi powinno zatem zależeć od pracownika. Jeżeli jednak pracownik nie cofnie zgody na przetwarzanie tych danych osobowych, pracodawca przekaże nr telefonu i email do instytucji finansowej.
Pracownik nie ma emaila lub komórki
W takiej sytuacji, zgodnie z zapisami ustawy o PPK, pracownik będzie otrzymywał informacje drogą tradycyjną, w postaci papierowej.
Warto wiedzieć!
Prezes UODO podkreśla, że nawet bez zgody pracownika, pracodawca przekaże nr telefonu i email instytucji finansowej, ponieważ zobowiązuje go do tego ustawa. Nastąpi to jednak tylko wówczas, gdy będzie takie dane posiadać.
