Przedsiębiorcy nie zawsze mają czas (i chęć), by zajmować się samodzielnie wszystkimi sprawami w różnych instytucjach i urzędach. Z tego względu popularną praktyką jest udzielanie pełnomocnictwa – często m.in. księgowym. Sęk w tym, że w wielu przypadkach może się to wiązać później z pewnymi problemami.
Uprawnienia pełnomocnika. ZUS przypomina przedsiębiorcom o ważnej kwestii
Pełnomocnik jest upoważniony do prowadzenia konkretnych działań w imieniu przedsiębiorcy (firmy); przedsiębiorca, udzielając pełnomocnictwa wybranej osobie, powinien najpierw określić zakres spraw lub czynności, którymi pełnomocnik będzie mógł się zajmować. Warto przy tym wspomnieć, że istnieją dwa rodzaje pełnomocnictwa – zwykłe i prokura. Uprawnienia prokurenta są znacznie szersze, obejmują bowiem wszystkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa – zarówno sądowe jak i pozasądowe. Można jednak śmiało założyć, że większość przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ogranicza się do udzielenia pełnomocnictwa zwykłego. Sporo osób na własnej działalności ustanawia jedynie pełnomocnika w ZUS.
Samo ustanowienie pełnomocnika nie wymaga od przedsiębiorcy zbyt wiele wysiłku; na przykład jeśli chodzi o ZUS, wystarczy wypełnić formularz ZUS-PEL i wysłać go, najlepiej w formie elektronicznej, przez PUE ZUS. Następnie należy wpisać pełnomocnika w CEIDG. Warto też pamiętać, że konieczne jest dokonanie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo, przy czym płaci się za złożenie pełnomocnictwa do konkretnego organu (albo urzędu) w konkretnym postępowaniu – a nie za samo udzielenie pełnomocnictwa.
Przedsiębiorcy, którzy raz udzielą pełnomocnictwa wybranej osobie, rzadko je odwołują; tymczasem może to być poważny błąd. Wystarczy, że przedsiębiorca ustanowił pełnomocnikiem swojego pracownika lub specjalistę, który na stałe współpracował z firmą, a po jakimś czasie – gdy stosunek pracy lub współpraca zakończyły się – nie odwołał pełnomocnictwa. Zdarza się, że pełnomocnictwo nadal jest w mocy, mimo że przedsiębiorca nie utrzymuje już żadnej relacji zawodowej z pełnomocnikiem. Jak zwraca uwagę regionalny rzecznik prasowy ZUS Piotr Olewiński,
Zachęcamy przedsiębiorców, aby dla bezpieczeństwa zweryfikowali to, komu udostępniają swoje dane i odwołali pełnomocnictwa osobom, z którymi już nie współpracują. Można zrobić to np. przez Internet. Wystarczy zalogować się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE), gdzie możemy sprawdzić kogo upoważniliśmy do kontaktu z Zakładem – informacje o udzielonych upoważnieniach znajdują się w zakładce Ustawienia. Pełnomocnictwa można oczywiście zweryfikować również przy okazji osobistej wizyty w instytucji.
Pełnomocnictwa czasowe wyjściem z sytuacji
Jak sugeruje rzecznik, aby uniknąć podobnych sytuacji, przedsiębiorca ustanawiający pełnomocnika w ZUS, może od razu zdecydować się na pełnomocnictwo czasowe – zwłaszcza jeśli zakłada, że pełnomocnik ma zająć się określonymi kwestiami w konkretnym przedziale czasowym. Jeśli natomiast przedsiębiorca zdecyduje, że współpraca ma trwać nadal, może ponowni nadać pełnomocnictwo po wygaśnięciu poprzedniego.
