Już w przyszłym roku część firm musi wdrożyć specjalne procedury dla sygnalistów. Za zignorowanie zgłoszenia o nieprawidłowościach grożą im wielomilionowe kary

Firmy muszą wdrożyć odpowiednie procedury dla sygnalistów

Do 16 grudnia 2021 r. konieczne jest wdrożenie unijnych przepisów dotyczących sygnalistów. Firmy i instytucje państwowe muszą przygotować specjalne procedury. Po pierwsze - konieczne jest zaprojektowanie kanału dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, czyli tego, w jaki sposób sygnaliści będą informować zarząd o nieprawidłowościach, które dostrzegają w firmie. Należy pamiętać, że takie kanały muszą być przede wszystkim bezpieczne. Wymagana jest ochrona sygnalistów, jeśli chodzi o ich tożsamość i dane. Dodatkowo firmy muszą zadbać też o bezpieczeństwo potencjalnych "sprawców" wskazanych w zgłoszeniu, ale też - np. świadków nieprawidłowości, których w zgłoszeniu wymienił sygnalista.

Kolejnym niezbędnym krokiem jest stworzenie systemu umożliwiającego bezpieczne skontaktowanie się z sygnalistą. Chodzi o system kontaktu zwrotnego, np. w postaci odpowiednio zaprojektowanej aplikacji komputerowej. Taki system jest niezbędny z dwóch powodów. Po pierwsze - firma musi przekazać sygnaliście, że przyjęła zgłoszenie i zajmie się problemem. Ma na to siedem dni od otrzymania zgłoszenia. Po drugie - zarząd, do którego trafi zgłoszenie, może chcieć uzyskać więcej informacji lub poprosić o doprecyzowanie niektórych kwestii. Firmy powinny również przygotować zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających czy określenia, kto ma weryfikować zgłoszenia.

Kto może zostać sygnalistą?

W pierwszej kolejności - oczywiście pracownicy. Należy też się spodziewać, że to oni najczęściej będą przekazywać informacje o nieprawidłowościach. Może to jednak wymagać pewnej zmiany mentalności, a nawet - zachęt ze strony pracodawców. Oprócz tego sygnalistami - zgodnie z unijną dyrektywą - mogą być także stażyści i wolontariusze, jak i również osoby prawne czy nawet zewnętrzni współpracownicy danego podmiotu. Krąg osób uprawnionych do sygnalizowania nieprawidłowości jest zatem całkiem spory.

Firmy muszą się nie tylko pospieszyć, ale przygotować na nawet 60 mln zł kary za zignorowanie sygnalisty

Wdrożenie odpowiednich procedur tylko z pozoru nie wydaje się skomplikowane. Już wcześniej wielu specjalistów ostrzegało, że dla firm może to być większe wyzwanie niż RODO. Firmy muszą przy okazji pamiętać, że będą zmuszone poważnie traktować instytucję sygnalisty. W innym wypadku grozi im nawet 60 mln zł kary za zignorowanie sygnalisty, czyli brak wszczęcia postępowania wyjaśniającego na podstawie zgłoszenia. Oprócz tego - taka sama kara grozi też np. za nieusunięcie nieprawidłowości czy zwolnienie sygnalisty. Warto jednak przy tym zwrócić uwagę na fakt, że 60 mln zł kary za zignorowanie sygnalisty może być nałożone tylko wtedy, gdy zarzuty faktycznie były uzasadnione.

Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary nie został jednak jeszcze uchwalony. Wciąż zatem możliwe są pewne zmiany, np. w zakresie wysokości kar. Nie zmienia to jednak faktu, że firmy i tak muszą wdrożyć odpowiednie procedury.