Robimy “koszty” w firmie – kiedy możemy, kiedy nie możemy, dlaczego jest to opłacalne?

Przedsiębiorcy – niezależnie od branży, w jakiej działają – są zmuszeni do zakupu towarów, półproduktów czy urządzeń niezbędnych do prowadzenia przez nich działalności gospodarczej. Koszt tego zakupu mogą jednak najczęściej wliczyć w koszty uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania i w rezultacie – zapłatę niższego podatku dochodowego. Z tego względu przedsiębiorca powinien wiedzieć, kiedy faktycznie może wliczyć koszt zakupu w koszty firmowe czy kiedy konieczna jest amortyzacja.

Koszty w działalności gospodarczej: jaka jest ogólna zasada uznawania kosztu za koszt firmowy?

Aby koszt zakupu danego towaru czy urządzenia mógł zostać wliczony w koszty uzyskania przychodu, zakupiony przedmiot musi pośredni lub bezpośredni związek z przychodem uzyskiwanym przez przedsiębiorcę. A dokładniej – towar lub urządzenie musi przyczynić się do zabezpieczenia przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę lub do ich zwiększenia. Jeśli zatem np. podstawowym narzędziem pracy przedsiębiorcy jest sprzęt komputerowy, to koszt jego zakupu jak najbardziej można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Jeśli jednak zakupiony sprzęt albo w żaden sposób nie wpływa na osiągane przychody, albo w ogóle nie ma nic wspólnego z działalnością gospodarczą, to uznanie kosztu jego zakupu za koszt firmowy jest niemożliwe. Na przykład trudno uznać, że zakup obrazów do mieszkania, w którym przedsiębiorca wykonuje swoją działalność (np. prowadzi firmę tłumaczeniową), a jednocześnie nie przyjmuje w nim klientów czy kontrahentów, jest uzasadnionym wydatkiem, który wpłynie na osiągane przez przedsiębiorcę przychody.

Uwaga: przy wyborze formy opodatkowania w postaci karty podatkowej lub ryczałtu od przychodu ewidencjonowanego koszty uzyskania przychodu nie są uwzględniane.

Jakie wydatki nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu?

Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa oraz art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określają, jakie koszty w działalności gospodarczej nie mogą zostać uznane za koszty firmowe. Są to takie wydatki jak:

– kary i grzywny (wraz z odsetkami) orzeczone w postępowaniu karnym, karno-skarbowym, administracyjnym oraz w sprawie o wykroczenie,

– podatek od spadków i darowizn, podatek dochodowy,

– wydatki na spłatę pożyczek lub kredytów w części kapitałowej.

Oprócz tego warto też pamiętać o tym, że w przypadku części sprzętów ich kosztu nie można wliczyć bezpośrednio w koszty działalności gospodarczej ze względu na konieczność dokonania amortyzacji. Dodatkowo za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się również wydatków poniesionych na reprezentację.

Jeśli przedsiębiorca waha się, czy może koszt zakupu towaru lub sprzętu uznać jako koszt firmowy, może zwrócić się do fiskusa z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. We wniosku przedsiębiorca przedstawia, czy jego zdaniem zaliczenie kosztu jest możliwe, czy też nie. Co ważne, we wniosku opisywane jest zdarzenie przyszłe – co oznacza, że przedsiębiorca nie może składać zapytania o koszty, które np. już zaliczył do kosztów uzyskania przychodu, dzięki czemu zmniejszył swoją podstawę opodatkowania.

Koszty w działalności gospodarczej a amortyzacja: kiedy należy jej dokonać?

Z pojęciem kosztów firmowych ściśle wiąże się również amortyzacja, która również pozwala na obniżenie wysokości podatku dochodowego. Jest to możliwe dzięki dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych właśnie w kosztach firmowych. Amortyzacji podlegają środki trwałe firmy, czyli takie, które są m.in. kompletne, zdatne do użytku i wykorzystywane przez okres dłuższy niż rok. Środki trwałe należy wprowadzić do ewidencji – dopiero wtedy możliwe będzie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że są różne metody amortyzacji środków trwałych – wśród nich amortyzacja liniowa, degresywna, jednorazowa oraz indywidualna. Na przykład jeśli przedsiębiorca wybierze amortyzację liniową, to musi przyjąć, że środek trwały zużywa się równomiernie przez cały okres użytkowania. Z kolei w przypadku amortyzacji degresywnej zakłada się, że im dłużej w firmie używany jest środek trwały, tym mniejsza jest jego użyteczność, co z kolei pozwala na dokonywanie wyższych odpisów amortyzacyjnych przez pierwsze lata użytkowania. Przedsiębiorcy często decydują się też na amortyzację jednorazową – dzięki temu mogą zaliczyć od razu cały koszt środka trwałego bezpośrednio w kosztach podatkowych. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze przedsiębiorca może zastosować tę metodę amortyzacji. Wartość początkowa środka trwałego musi być niższa niż 10 tys. zł – netto dla czynnego podatnika VAT, brutto – dla przedsiębiorcy, który z podatku VAT jest zwolniony (niezależnie czy jest to zwolnienie przedmiotowe czy podmiotowe).

Wiele zależy zatem od tego, na czym najbardziej zależy przedsiębiorcy i jaką przyjmie strategię w zakresie dokonywania odpisów.

Najczęstsze i najpopularniejsze koszty w działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy dopiero wystartowali z własnym biznesem, mogą mieć początkowo problem z rozróżnieniem, kiedy jakiś wydatek mogą uznać za koszt uzyskania przychodu, a kiedy nie. Jest jednak pewna grupa wydatków, którą w koszty firmowe może wliczyć każdy przedsiębiorca. O jakie koszty chodzi?

1. Zakup sprzętu komputerowego i telefonu. Warunek – są one wykorzystywane w działalności gospodarczej (w niektórych sytuacjach w koszty firmowe można wliczyć nawet dwa telefony w firmie jednoosobowej). Dodatkowo warto też pamiętać, że w koszty uzyskania przychodu można wliczyć także wydatki na abonament telefoniczny, oprogramowanie komputerowe, Internet jak i również koszty stworzenia stanowiska pracy (biurko, krzesło biurowe, regał na segregatory z dokumentami firmowymi itd.). W koszty uzyskania przychodu można też wliczyć akcesoria takie jak np. słuchawki, drukarkę, skaner itd. Jeśli przedsiębiorca prowadzi stronę internetową firmy – kosztami firmowymi będą też wszystkie wydatki związane z jej stworzeniem i prowadzeniem.
2. Koszty związane z prowadzeniem konta bankowego i usługi księgowe. Przedsiębiorca może wliczyć w koszty m.in. opłatę za prowadzenie konta czy wykonywanie przelewów. Podobnie może uczynić z kosztami ponoszonymi za usługi księgowe. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze przedsiębiorca w ogóle musi ponosić koszty związane z prowadzeniem konta i wykonywaniem przelewów. Na przykład w Pekao S.A. konto firmowe jest bezpłatne, w dodatku przedsiębiorca po spełnieniu prostych warunków aktywności może otrzymać nawet 1000 zł premii (po spełnieniu odpowiednich warunków).
3. Koszty wynajmu lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy. Warto pamiętać, że do kosztów firmowych przy prowadzeniu działalności z własnego mieszkania można również wliczyć np. opłatę za czynsz lub media do kosztów uzyskania przychodu (należy mieć jednak na uwadze proporcjonalność – wszystko zależy od tego, jaka część powierzchni mieszkania służy wykonywaniu działalności).
4. Koszty związane z urządzeniem siedziby firmy. W tym przypadku jednak przedsiębiorcy muszą być ostrożni. Jeśli urządzają biuro, w którym będą pracować inni pracownicy, to większość takich wydatków faktycznie mogą wliczyć w koszty firmowe. Jeśli jednak „biuro” znajduje się w mieszkaniu, to dużo zależy np. od tego, czy na prowadzenie działalności przedsiębiorca wydzielił osobne pomieszczenie i np. tam przyjmuje kontrahentów lub klientów.
5. Koszty półproduktów i towarów. Jeżeli działalność przedsiębiorcy polega na sprzedaży konkretnych produktów, to koszt materiałów do ich wytworzenia (lub koszt „gotowych” produktów, które trafią do sprzedaży) również można wliczyć w koszty w działalności gospodarczej.
6. Składki ZUS. Nie wszystkie osoby, które startują z własnym biznesem, zdają sobie sprawę z faktu, że także – częściowo – składki ZUS można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. O ile składki na ubezpieczenie zdrowotne nie są kosztami firmowymi (choć mogą być częściowo odliczone od podatku – z pewnymi ograniczeniami), o tyle składki na ubezpieczenie społeczne już tak.
7. Koszty związane z utrzymaniem samochodu. Przedsiębiorca może wliczyć w koszty np. zakup akcesoriów samochodowych, niezbędnych napraw czy koszt paliwa.
8. Wydatki na reklamę. Niezależnie, czy mowa o reklamie w formie „tradycyjnej” (ulotki, bannery, potykacze itd.) czy np. o reklamie internetowej (np. reklama w mediach społecznościowych), przedsiębiorca może wliczyć koszty jej stworzenia oraz ewentualnego wyemitowania (TV, radio, Internet, prasa) do kosztów firmowych.

Oczywiście jest znacznie więcej wydatków, które przedsiębiorca może traktować jako koszty w działalności gospodarczej. Wymienione wyżej są jednak najczęstsze i wspólne dla większości przedsiębiorców – inne zależą głównie od specyfiki branży, w której działa przedsiębiorca.

Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku„