Laptop czy telefon komórkowy to elementarne wyposażenie praktycznie każdej działalności gospodarczej. Możliwość kontaktowania się z klientami czy dostawcami w prosty sposób, za pomocą rozmowy czy e-maila jest standardem, którego oczekuje każdy. Coraz częściej zdarza się, że ktoś posiada dwa telefony w działalności gospodarczej. Czy jest możliwe, by oba wrzucić w koszty?
Jeżeli wszystkich telefonów używamy tylko do działalności, to możemy ich mieć nawet dziesięć. Ale to na nas ciąży udowodnienie, że służą tylko do pracy
Przepisy prawa w tej kwestii są dość jasne. Jeżeli oba telefony są nam potrzebne do prowadzenia firmy, to nie ma zakazu wrzucenia w koszty zarówno ich wartości zakupu, jak i kwot abonamentów, jakimi co miesiąc będziemy obciążani.
Ważne jest tylko to, że abyśmy mogli w 100% rozliczać wszelkie koszty eksploatacji telefonów czy abonamentów, musimy używać ich tylko do prowadzonej działalności. Wszelkie rozmowy czy wiadomości powinny być związane tylko z naszą firmą. W przeciwnym razie nie ma podstaw do odliczenia całości kosztów.
Wynika to z ustawy o podatku dochodowym, która w art. 22 ust. 1 wskazuje, że aby dany wydatek został potraktowany jako koszt uzyskania przychodu, to powinien być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Sprawia to, że przy ewentualnej kontroli to na przedsiębiorcy ciąży udowodnienie, że każdy z telefonów służy tylko do działalności gospodarczej. Przy jednym telefonie powinno być to proste, przy dwóch czy trzech urząd skarbowy może mieć więcej wątpliwości i poprosić np. o billingi.
Dwa telefony w działalności gospodarczej to może być dla urzędnika podstawa do drążenia
Kwoty abonamentów czy samego telefonu aktualnie nie są zbyt wysokie, dlatego mało który urzędnik skarbowy będzie podczas kontroli podważał zasadność posiadania jednego telefonu. W przypadku ich większej ilości warto jednak mieć z tyłu głowy, że może to wzbudzić wątpliwości, a ewentualne wyrzucenie z kosztów danych wydatków wiąże się z obowiązkiem korekty deklaracji rocznych i odsetkami od zaległości podatkowych.
Dla kogoś, kto prowadzi firmę jednoosobową może wydawać się absurdalne, tak ostre rozróżnienie między wydatkami firmowymi i prywatnymi. Logicznym bowiem jest, że ciężko o wyraźne postawienie granicy pomiędzy tym, kiedy ktoś prowadzi działalność, a kiedy już odpoczywa. Jednak trzeba pamiętać, że wrzucenie danego wydatku w koszty jest przywilejem przedsiębiorcy i to na nim czuwa ewentualne udowodnienie, np. w postaci billingów, że miał prawo pomniejszyć podstawę opodatkowania o daną kwotę.
Nieużywane sprzęty, jak telefon czy laptop, warto wyprowadzić z działalności
Często może się tak zdarzyć, że telefon, który obecnie mamy w działalności już nam nie wystarcza. Z biegiem lat zaczął zawodzić i decydujemy się na jego wymianę. Jeżeli w takiej sytuacji kupujemy nowy telefon, to nie ma żadnych przeciwskazań, by rozliczyć go w kosztach, skoro to z niego teraz będziemy korzystać w ramach działalności gospodarczej. Stary telefon zaś należy albo usunąć ze środków trwałych, jeżeli tam go wprowadziliśmy albo z ewidencji wyposażenia, np. za pomocą oświadczenia o wyprowadzeniu go na cele osobiste. Taki sposób nie generuje po naszej stronie żadnych podatkowych problemów.
Podobnie jest z ilością laptopów w działalności gospodarczej. Używanie dwóch naraz jest możliwe, o ile potrafimy udowodnić, że np. jednego z nich używamy głównie w biurze, a drugiego (mniejszego, słabszego, tańszego) podczas wyjazdów. Tak samo, gdy jeden z komputerów to typ stacjonarny, a drugi to laptop.
Przy wymianie sprzętu komputerowego na nowy, także należy stary wyprowadzić na cele osobiste albo usunąć ze środków trwałych. Tak jak w przypadku telefonów nie spowoduje to wyrzucenia starego kosztu z ksiąg podatkowych.
Jednak wyprowadzając stary sprzęt, warto pamiętać, że jeżeli sprzedamy go w trakcie sześciu lat od miesiąca następującego po wycofaniu go z działalności, to przychód z tej transakcji należy rozliczyć w ramach działalności albo dodać do przychodu w rozliczeniu rocznym, gdyby się okazało, że już nie jesteśmy przedsiębiorcami.
Chcąc rozliczać dwa telefony w działalności, trzeba pamiętać o ewentualnej argumentacji wobec urzędu
Chociaż wrzucanie w koszty działalności kolejnych sprzętów elektronicznych często kusi przedsiębiorców, to warto tutaj zachować pewną rozwagę. Przepisy w tej materii są proste, kosztami mogą być tylko wydatki związane ściśle z działalnością gospodarczą. Warto mieć to z tyłu głowy, na wypadek ewentualnej kontroli. Zwłaszcza że Urząd Skarbowy może kontrolować nasze wydatki do pięciu lat wstecz, licząc od roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Oznacza to, że w 2021 roku wciąż urzędnicy mogą sprawdzać nasze wydatki związane z rokiem 2015.
Oczywiście nie jest też tak, że urzędy skarbowe biorą pod lupę każdy wydatek, zwłaszcza gdy dotyczy to pierwszego telefonu, pierwszego komputera czy laptopa. Jednak przy większej ich ilości trzeba pamiętać o dobrej argumentacji tak poniesionych wydatków.
