Numer rejestracyjny na fakturze za paliwo może przynieść więcej problemów niż korzyści

Firma Podatki Prawo dołącz do dyskusji (30) 13.04.2021
Numer rejestracyjny na fakturze za paliwo może przynieść więcej problemów niż korzyści

Patryk Wieczyński

Numer rejestracyjny samochodu na fakturze pojawia się często. Z jednej strony jest to ułatwienie przy późniejszym odliczaniu kosztów samochodu, z drugiej uwiarygadnia, że zakup faktycznie dotyczy danego auta. Jednak czy numer rejestracyjny na fakturze jest obowiązkowy? I co, jeżeli wpisany zostanie błędnie?

Nie ma obowiązku umieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze za paliwo, chociaż potrafi to być przydatne

Przedsiębiorcy, którzy mają kilka samochodów w działalności, tankując paliwo, często biorą fakturę, gdzie wpisany jest numer rejestracyjny. Jest to wciąż bardzo popularne, a dodatkowo potrafi ułatwić kontrolę nad wydatkami. Zwłaszcza jak ktoś ma jedno auto, które może odliczać w 100% i drugie, osobowe, gdzie koszty ujmować można tylko w 75%.

Na wielu stacjach benzynowych, podczas tankowania, jest możliwość wpisania numeru rejestracyjnego pojazdu. Systemy są na to przygotowane, chociaż od 2004 roku nie ma już takiego prawnego obowiązku. Wciąż jest to jednak możliwe i często praktykowane.

Jednak jeżeli przedsiębiorca nie chce wpisać żadnego numeru albo dana stacja nie zrobi tego, ponieważ taką ma politykę wystawiania dokumentów, to nie ma najmniejszego powodu, by uznać taką fakturę za nieważną. To samo odnosi się do zakupów dotyczących materiałów eksploatacyjnych, jakich używamy do samochodów lub części, które do nich kupujemy. Ewentualne dopisanie, do jakiego samochodu zostały zakupione, jest tylko dodatkową, nieobowiązkową informacją.

Numer rejestracyjny na fakturze może pomóc w rozliczaniu kosztów

Przy czym pamiętać należy, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że dany zakup dotyczył jego samochodu. Jest to zwłaszcza istotne, gdy chcemy od danej faktury odliczyć 100%, ponieważ dotyczyła samochodu, który używany jest tylko w działalności lub jest ciężarowy. Wtedy takie oznaczenie na fakturze, gdzie już przy jej wystawieniu, nadrukowany jest numer rejestracyjny, pomaga w udowodnieniu, że dana faktura dotyczy wskazanego auta. Jeżeli nie ma tego numeru, który jest przecież nieobowiązkowy, to przedsiębiorca może samemu opisać fakturę. Pozwoli to też na łatwiejsze odnalezienie się w gąszczu dokumentów przy ewentualnej kontroli.

Jak ktoś ma tylko jeden samochód w działalności, to sprawa jest jeszcze prostsza i nie wymaga szczególnego opisywania. Można przecież przyjąć, że każdy dokument dotyczący wydatków samochodowych ma związek z autem używanym w działalności.

Błąd w numerze rejestracyjnym na fakturze nie sprawia, że staje się ona bezużyteczna

Czasem może się zdarzyć, że numer rejestracyjny wpisany na fakturze jest błędny. Czy to przez błąd pracownika, czy nasz własny. Przede wszystkim nie sprawia to, że z tego dokumentu nie można odliczyć VAT-u i wrzucić w koszty. Jak najbardziej można to zrobić. A błąd numeru można poprawić przez wystawienie noty korygującej. Ten sposób ma jednak to ograniczenie, że aby uznać, że taka nota ma skutki prawne, powinna zostać potwierdzona przez firmę sprzedającą. Wiele firm robi to niechętnie, często kontakt ze stacjami, zwłaszcza tymi znajdującymi się np. na autostradzie, może być utrudniony.

Jeżeli błąd zobaczymy chwilę po wystawieniu faktury, jeszcze zanim odjedziemy ze stacji, to możemy poprosić o wystawienie faktury korygującej. Taki dokument ma prawo wystawić sprzedawca i będzie to także wystarczające, by uznać, że zakup dotyczył danego samochodu.

Innym pomysłem na poprawienie błędnego numeru na fakturze za paliwo, będzie opisanie danej faktury w taki sposób, by nie było wątpliwości, że paliwo zostało zakupione do danego samochodu. Jeżeli jest to tylko literówka, to nie będzie z tym żadnego problemu, problem większy jest wtedy, gdy wprowadzony jest całkowicie inny numer rejestracyjny. Wtedy opis zdarzenia powinien być jak najdokładniejszy, by przy ewentualnej kontroli mieć czym się bronić.

Wydaje się więc, że jeżeli tankujemy często na danej stacji i mamy kilka samochodów, a pracownicy mają wprowadzone numery rejestracyjne naszych aut, to warto zastanowić się, czy nie zdecydować się na poproszenie o ich usunięcie. Numer rejestracyjny nie jest bowiem potrzebny, a często wygodniejsze może być opisanie faktury samemu, niż poprawianie ewentualnych błędów.