Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest tak proste, jak jej zawieszenie. Wiąże się ona z koniecznością dopełnienia kilku dodatkowych obowiązków już po wyrejestrowaniu firmy CEIDG. Te z kolei wiążą się przede wszystkim ze sprawami podatkowymi i składkowymi. Trzeba także podomykać sprawy związane z prowadzoną działalnością, takie jak stosunki pracy i uzyskane koncesje oraz zezwolenia.
Zamknięcie firmy zaczynamy od jej wyrejestrowania w CEIDG
Nie jest żadną tajemnicą, że zawieszenie działalności firmy to w dobie cyfryzacji administracji bardzo prosta sprawa. Dotyczy to w szczególności jednoosobowej działalności gospodarczej. Co jednak w przypadku, gdy zdecydujemy, że już na pewno nie chcemy jej więcej prowadzić? Likwidacja firmy na pierwszy rzut oka wygląda całkiem podobnie. Formalności jest jednak zauważalnie więcej. Wyrejestrowanie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej to w gruncie rzeczy dopiero początek drogi.
Zamknięcie jednoosobowej działalności zaczynamy właśnie poprzez złożenie stosownego wniosku do CEIDG, w którym wskazujemy konkretny termin. Jak to zwykle w takim przypadku bywa, mamy trzy możliwości. Najprostszą i najwygodniejszą z nich jest wykorzystanie formularza online dostępnego za pomocą rządowej platformy Biznes.gov.pl. Podpisujemy go za pomocą profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu wolimy załatwić sprawę w tradycyjny sposób, to możemy wydrukowany i podpisany osobiście wniosek zanieść do urzędu miasta lub gminy, ewentualnie przesłać na jego adres pocztą. Ten ostatni sposób wiąże się jednak z dodatkowymi komplikacjami. Będziemy musieli bowiem do wniosku załączyć notarialne potwierdzenie naszego podpisu.
Teoretycznie informacja o wyrejestrowaniu naszej firmy CEIDG przesyła do urzędu skarbowego, GUS, ZUS oraz ewentualnie KRUS. Nie oznacza to jednak, że dopełni za nas wszystkich formalności, z jakimi w tych instytucjach wiąże się zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie sprawia automatycznie, że ZUS przestanie nam naliczać składki
W ciągu 7 dni powinniśmy wyrejestrować w ZUS wszystkie osoby, które zgłosiliśmy do ubezpieczenia. Do tej grupy zaliczamy osoby współpracujące, a więc osoby bliskie, które nieodpłatnie pomagały nam przy prowadzeniu firmy. Wyrejestrować musimy także zgłoszonych członków rodziny oraz nas samych. Warto wspomnieć, że możemy to zrobić, dołączając do wniosku do CEIDG formularze ZUS ZWUA lub ZCNA. Oczywiście mamy także możliwość załatwienia sprawy bezpośrednio w ZUS.
Jeżeli dopełnimy wspomnianej wyżej formalności, to ostatnią składkę ZUS zapłacimy już po zamknięciu naszej działalności. Jeśli jednak zapomnimy o wyrejestrowaniu zgłoszonych osób, to Zakład będzie nam cały czas naliczać składki za te osoby. Jest jednak dobra wiadomość także dla zapominalskich. ZUS po otrzymaniu informacji z CEIDG o wykreśleniu naszej firmy najprawdopodobniej wezwie nas w takiej sytuacji do złożenia stosownych wyjaśnień. Następnie może zrezygnować z wyegzekwowania od nas nadplanowych składek. Należy przy tym zaznaczyć, że ZUS w żadnym wypadku nie ma obowiązku pójścia nam na rękę.
W przypadku organów podatkowych interesują nas trzy konkretne sprawy. Jeśli rozliczamy się w formie karty podatkowej, to będziemy musieli złożyć do urzędu skarbowego formularz PIT-16Z. Chodzi o to, by organ podatkowy mógł ustalić wysokość naszego podatku za miesiąc, w którym skończyliśmy działalność gospodarczą. Wspomniany obowiązek dotyczy nas nawet wtedy, gdy zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nastąpiło z ostatnim dniem danego miesiąca.
W większości przypadków czeka nas także sporządzenie jakiejś formy ewidencji firmowego majątku
Zamknięcie firmy wiąże się także z koniecznością sporządzenia wykazu składników majątku. Jeżeli prowadziliśmy podatkową księgę przychodów i rozchodów, to czeka nas także sporządzenie spisu z natury na dzień zakończenia działalności. Jeżeli jesteśmy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to spisu z natury sporządzać nie musimy. Zamiast tego nasz wykaz składników majątku firmy musi być dostatecznie szczegółowy. Wymagane jest ujęcie w nim przynajmniej liczby porządkowej, nazwy składnika majątku, daty jego nabycia oraz kwoty, za którą go nabyliśmy.
Tym razem nie musimy tych dokumentów nikomu przekazywać. Zamiast tego jesteśmy zobowiązani do przechowywania ich przez 5 lat na wypadek, gdyby organy podatkowe postanowiły nas skontrolować. Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza, że firmowy majątek staje się naszą własnością. Podatek dochodowy z tego tytułu zapłacimy jedynie wtedy, gdy sprzedamy go w ciągu 6 lat od likwidacji firmy.
Jeżeli jesteśmy czynnymi podatnikami VAT, musimy sporządzić spis z natury dla celów tego podatku. Musimy także dodatkowo powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności za pomocą formularza VAT-Z. Dzięki temu zostaniemy wykreśleni z rejestru podatników VAT oraz automatycznie VAT-UE. Formularz możemy przesłać za pomocą portalu podatkowego albo aplikacji e-Deklaracje.
Na koniec powinniśmy także pamiętać, że przed zamknięciem działalności gospodarczej powinniśmy porozwiązywać umowy z pracownikami oraz wyrejestrować naszą kasę fiskalną.
