Czy wirtualne biuro jest legalne?

Gorące tematy Lokowanie produktu Podatki dołącz do dyskusji (45) 25.07.2016
Czy wirtualne biuro jest legalne?

Maja Werner

W dobie internetu i usług świadczonych drogą elektroniczną posiadanie stacjonarnego biura dla całej rzeszy biznesów wydaje się zbędnym luksusem generującym dodatkowe koszty. Jako alternatywa powstają biura wirtualne. Tylko czy wirtualne biuro jest legalne? 

Pod pojęciem wirtualnego biura rozumiemy przedsiębiorcę, który świadczy usługi biurowe w taki sposób, że pod jednym adresem udostępnia miejsce do rejestracji swojej działalności (czy to gospodarczej czy na przykład spółki) zwykle większej grupie podmiotów – rekordziści dochodzą pod tym względem nawet do kilkuset w niewielkim mieszkaniu. Jest to możliwe z prostej przyczyny – z wirtualnego biura generalnie się nie korzysta w sposób typowy dla biura.

Wirtualne biuro ratunkiem dla freelancera

Osobiście jestem wielką fanką takiego rozwiązania. Kilkukrotnie na Bezprawniku narzekałam już na to, że granica „wejścia w przedsiębiorczość” jest w Polsce absurdalnie wysoka. Świeżo założona działalność gospodarcza, która czasem nie posiada jeszcze nawet jednego klienta, zmuszana jest do płacenia (łaskawie pomniejszonego) ZUS-u w wysokości kilkuset złotych. Podobnie z lokalem dla takiej firmy. Młodzi ludzie często nie posiadają własnych czterech ścian, wynajmujący im mieszkanie nie chce się zgodzić na prowadzenie w nim działalności gospodarczej, a koszt wynajmu powierzchni biurowej jest bardzo wysoki – zwłaszcza w stolicy.

Wirtualne biuro rozwiązuje taki problem udostępniając przedsiębiorcy adres konieczny do rejestracji. Najlepsze z biur oferują dodatkowo pakiet usług, takich jak odbieranie przychodzącej do nas poczty, przekazywanie jej dalej (pocztą tradycyjną lub elektroniczną w postaci skanów), gwarantując wsparcie księgowe czy też możliwość dodatkowego wynajmu sali konferencyjnej – jeśli zechcemy spotkać się z klientem w „naszym” biurze. Brzmi pięknie, lecz wątpliwości budzić może pytanie czy wirtualne biuro jest legalne.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Co do zasady korzystanie z usług wirtualnego biura jest legalne i powoli staje się coraz powszechniejszą praktyką wśród przedstawicieli tak zwanych wolnych zawodów, start-upów czy małych firm pracujących głównie w sieci.

Natomiast przed kilkoma laty pojawiła się w sieci dyskusja dotycząca prawnych aspektów działalności tego typu biur. Nie dotyczyła ona kwestii instytucjonalnych, tylko podatkowych. Pojawiły się bowiem historie, w których Urząd Skarbowy kwestionował możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej w tego typu biurze odmawiając nadania NIP. Odmowę umotywowano brakiem wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brakiem wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych.

Urzędy Skarbowe stosunkowo szybko, bo w 2014 roku, zostały dość stanowczo i radykalnie zdyscyplinowane przez Naczelny Sąd Administracyjny, który w dość głośnej sprawie II FSK 3549/13 wskazał, iż nie istnieją przepisy, które na podatnika nakładałyby obowiązek wskazania lokalu o tego typu właściwościach, a na dodatek Urząd Skarbowy w żaden sposób nie wykazał, na podstawie jakich przesłanek wywnioskował, że pod wskazanym adresem nie da się wykonywać na przykład funkcji zarządczych. NSA rozwiał zasadzie wszelkie wątpliwości wyrażając otwarte poparcie dla tego typu działalności stwierdzając, iż:

Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).

W świetle powyższego wyroku kompetentny US nie odmówi dopełnienia formalności w odniesieniu do przedsiębiorcy korzystającego z usług wirtualnego biura. Wiemy to zresztą z doświadczenia, gdyż często w Bezprawniku pomagamy rozpocząć przygodę z przedsiębiorczością naszym klientom i nigdy wirtualne adresy nie były przedmiotem problemów ze strony urzędów.

45 odpowiedzi na “Czy wirtualne biuro jest legalne?”

        • Zgodnie z art. 285a ustawy Ordynacja podatkowa „§ 1. Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.
          § 2. Przepis § 1 stosuje się również w przypadku, gdy kontrolowany prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym.”

          Ponadto zgodnie z art. 285b „Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.”

          Zarówno osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jak i spółki osobowe i kapitałowe, wskazują miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (w formularzu CEiDG lub w formularzu NIP-8). Takim miejscem nie jest co do zasady biuro wirtualne, o ile jednocześnie nie świadczy ono usług księgowych. Wynika to z oczywistego względu, że każdorazowy dostęp do dokumentacji rachunkowej wymagałby wizyty w wirtualnym biurze. Generalnie zwyczajem jest, iż urząd skarbowy kontaktuje się z podmiotem kontrolowanym i prosi o wskazanie, w którym miejscu znajdują się księgi oraz gdzie ma być przeprowadzona kontrola.

          Oczywiście w wielu biurach istnieje możliwość wykupienia usług prowadzenia dokumentacji księgowej lub tylko jej przechowywania jej w siedzibie wirtualnego biura, a w przypadku ewentualnej kontroli usługi udostępnienia pomieszczenia, w którym urząd będzie mógł przeprowadzić kontrolę ksiąg rachunkowych.

          Jednocześnie niejednokrotnie w przypadku małych działalności gospodarczych, można zrezygnować z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych i przekazać przygotowane dokumenty rachunkowe do organu podatkowego.

  1. (…) zdyscyplinowane przez Naczelny Sąd Administracyjny, który w dość głośnej sprawie II FSK 3549/13 wskazał, iż nie istnieją przepisy (…)

    …a później był wyrok I FSK 112/15, w którym wskazał, że takie przepisy jednak istnieją — w uzasadnieniu wprost odnosząc się do wirtualnych biur:

    Podobnie za „adres siedziby” w tym rozumieniu (dla celów VAT) nie może być uznany adres udostępniany wielu podmiotom podlegającym wpisowi do rejestru przedsiębiorców w celu umożliwienia rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, pod którym podmioty te nie wykonują faktycznie żadnej działalności, w tym funkcji zarządu.

    • A jak funkcjonuje wielkopowierzchniowy sklep z franczyzowanymi boxami na usługi typu telefonia komórkowa, roślinki i zwierzątka, pierdyliard innych usług oraz mięsny i apteka (czyli obiekty typu galeria handlowa) he?

      Ktoś chce mi wmówić że nie można tam zarejestrować działalności gospodarczej? ;)

    • Litości, czy naprawdę będziemy per analogiam rozpatrywali sprawę, w której NSA zabronił prowadzenia biura W PIWNICY, która nie posiadała nawet numeru lokalu :)?

      Większość wirtualnych biur udostępnia możliwość korzystania z sali konferencyjne w które niejednokrotnie odbywają (mogą odbywać) się spotkania zarządu, jak i zgromadzenia wspólników spółki. Tym samym z całą pewnością należy stwierdzić, że spełniony jest (wątpliwy) warunek, wyinterpretowany przez NSA z art. 10 rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r..

      • Ja tylko mówię o tym, że na wyrok znajdzie się inny wyrok — więc nie można powiedzieć o „zdyscyplinowaniu” fiskusa przez NSA, skoro w analogicznej późniejszej sprawie podatnik przegrał.

  2. Prawo, prawem, a sprawiedliwość jest po mojej (czyt. Skarbówek) stronie…. przecież wszyscy przedsiębiorcy to oszuści, prawda? (uwaga… czyt. to sarkazm).

    Niestety to nie jest takie proste jak autorka pisze… sami chcieliśmy mieć wirtualne biuro i otrzymaliśmy uchylenie NIP-u z US (spółka z o.o.), odwołaliśmy się do Izby Skarbowej teraz czekamy na wynik. Praktyka jest taka, że w małych miejscowościach tego typu biura są politycznie usuwane i robi się wszystko aby takim przedsiębiorcom utrudnić życie. Ostatni podobno nieoficjalnie z MF poszła nota aby utrudniać taką rejestrację.

    Oczywiście, można iść na wojnę, ale trzeba na późniejszym etapie wynająć prawnika, a ten zaśpiewał nam 1500 za napisanie dwóch pism, więc koniec końców przestaje się opłacać jakakolwiek walka z US, nawet jeśli mamy rację.

  3. Szkoda, że trzeba takie miejsce w ogole posiadać, przecież za wirtualne biuro też się płaci. Kompletnie niepotrzebny relikt dla wielu osób pracujących zdalnie. Pisma mogłyby bez problemu isć na maila jesli przedsiębiorca wyrazi na to zgodę (i nie trzeba niczego drukować) albo być dostępne w jakimś systemie. A tak płaci się nie wiadomo po co za adres.

    • Nie porozumozumieniem jest udostepnianie przez CIDG adresu przedsiebiorcy dlatego wiele osób które nie reklamuje się adresem jest praktycznie zmuszone do rejestracji virtualnego adresu, cały ten rejestr DG to jest jakies nieporozumienie.

  4. dla mnie to świetne rozwiązanie i spora oszczędność. od prawie roku mam działalność w Ale-biuro na Mickiewicza w Warszawie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *