Nawet osoba, które formalnie nie jest przedsiębiorcą, może być zobowiązana do wystawienia faktury. Kiedy i na jakich zasadach powinna to zrobić?

Firma Podatki dołącz do dyskusji (23) 15.07.2020
Nawet osoba, które formalnie nie jest przedsiębiorcą, może być zobowiązana do wystawienia faktury. Kiedy i na jakich zasadach powinna to zrobić?

Joanna Majkowska

Forma działalności nierejestrowanej cieszy się dużym zainteresowaniem. Stwarza warunki do przetestowania pomysłu na biznes bez ponoszenia na start dużych kosztów i pilnowania licznych formalności. Sprzedawanie produktów czy świadczenie usług w tej formie nie zawsze zwalnia jednak z obowiązku wystawiania rachunku czy faktury. W jaki sposób to robić?

Co do zasady brak obowiązku wystawiania faktur

Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną jest zwolniona z podatku VAT. Tym samym nie ciążą na nich takie obowiązki jak split payment czy wystawianie faktury VAT. Nie oznacza to jednak, że faktur nie będą wystawiać w ogóle.

Po pierwsze taka konieczność pojawia się w przypadku żądania nabywcy towaru czy usługi zgłoszonego w ciągu 3 miesięcy od zakupu. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma wówczas 7 dni na dopełnienie ciążącego na niej obowiązki. Jeśli natomiast żądanie zostało zgłoszone jeszcze przed wykonaniem usługi czy sprzedażą produktu, termin 7 dni liczony jest właśnie od momentu wykonania usługi bądź dostawy towaru.

Ponadto wystawianie faktury w działalności nierejestrowanej możliwe jest także z inicjatywy samego prowadzącego działalność. I wiele osób rzeczywiście się na to decyduje. Powody są dwa. Po pierwsze to znaczne ułatwienie przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży. A ma to o tyle istotne znaczenie, że w przypadku przekroczenia określonej granicy dochodów pojawia się konieczność zarejestrowania działalności. Poza tym wystawianie faktury czy rachunku sprawia też, że wszystko wygląda bardziej profesjonalnie.

Faktura czy rachunek w działalności nierejestrowanej?

Osoba niebędąca płatnikiem podatku VAT ma dwie możliwości – wystawianie faktury lub rachunku w działalności nierejestrowanej. Jeśli klient wyraźnie nie poprosi o fakturę, to od prowadzącego działalność zależy, którą opcję wybierze.

Między tymi dokumentami nie ma jednak żadnej istotnej różnicy. Dwie możliwości istnieją obok siebie ze względu na zmiany z 2014 roku. Wcześniej osoba niebędąca płatnikiem VAT mogła wystawiać jedynie rachunek. Po nowelizacji przepisów uprawniona jest także do wystawiania faktury bez VAT. W efekcie równolegle istnieją dwa dokumenty pełniące właściwie tę samą funkcję. Niezależnie też od tego, czy dana osoba zdecyduje się na wystawianie faktury czy rachunku w działalności nierejestrowanej, dokument musi pewne niezbędne elementy. Są to:

  • Kolejny numer faktury lub rachunku
  • Dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska/ nazwy oraz adresy)
  • Data wystawienia faktury lub rachunku
  • Nazwa towaru lub usługi
  • Jednostka miary i ilość towaru lub zakres usług
  • Cena jednostkowa
  • Data wystawienia
  • Kwota należna ogółem.

Jak powinna wyglądać faktura w działalności nierejestrowanej?

O formie faktury decyduje przedsiębiorca. Może wystawić ją w którymś z przeznaczonych do tego programów, ale także przy pomocy podstawowych narzędzi takich jak Excel czy Word. Najważniejsze, by w dokumencie znalazły się wszystkie wskazane powyżej elementy. Dodatkowo może znaleźć się na niej chociażby logo, adres strony internetowej czy numer telefonu.

Warto jeszcze wspomnieć, że działalność nierejestrowana nie zwalnia z obowiązku płacenia podatków. Będzie musiała więc rozliczać się z uzyskanych przychodów, natomiast nie przy każdej transakcji. Kwotę zapłacona przez kupującego w całości trafia więc na jej konto. Ze wszystkich przychodów będzie mogła natomiast rozliczyć się pod koniec roku podatkowego, składając PIT-36.