Forma działalności nierejestrowanej cieszy się dużym zainteresowaniem. Stwarza warunki do przetestowania pomysłu na biznes bez ponoszenia na start dużych kosztów i pilnowania licznych formalności. Sprzedawanie produktów czy świadczenie usług w tej formie nie zawsze zwalnia jednak z obowiązku wystawiania rachunku czy faktury. W jaki sposób to robić?
Co do zasady brak obowiązku wystawiania faktur
Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną jest zwolniona z podatku VAT. Tym samym nie ciążą na nich takie obowiązki jak split payment czy wystawianie faktury VAT. Nie oznacza to jednak, że faktur nie będą wystawiać w ogóle.
Po pierwsze taka konieczność pojawia się w przypadku żądania nabywcy towaru czy usługi zgłoszonego w ciągu 3 miesięcy od zakupu. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma wówczas 7 dni na dopełnienie ciążącego na niej obowiązku. Jeśli natomiast żądanie zostało zgłoszone jeszcze przed wykonaniem usługi czy sprzedażą produktu, termin 7 dni liczony jest właśnie od momentu wykonania usługi bądź dostawy towaru.
Ponadto wystawianie faktury w działalności nierejestrowanej możliwe jest także z inicjatywy samego prowadzącego działalność. I wiele osób rzeczywiście się na to decyduje. Powody są dwa. Po pierwsze to znaczne ułatwienie przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży. A ma to o tyle istotne znaczenie, że w przypadku przekroczenia określonej granicy dochodów pojawia się konieczność zarejestrowania działalności. Poza tym wystawianie faktury czy rachunku sprawia też, że wszystko wygląda bardziej profesjonalnie.
Faktura czy rachunek w działalności nierejestrowanej?
Osoba niebędąca płatnikiem podatku VAT ma dwie możliwości – wystawianie faktury lub rachunku w działalności nierejestrowanej. Jeśli klient wyraźnie nie poprosi o fakturę, to od prowadzącego działalność zależy, którą opcję wybierze.
Między tymi dokumentami nie ma jednak żadnej istotnej różnicy. Dwie możliwości istnieją obok siebie ze względu na zmiany z 2014 roku. Wcześniej osoba niebędąca płatnikiem VAT mogła wystawiać jedynie rachunek. Po nowelizacji przepisów uprawniona jest także do wystawiania faktury bez VAT. W efekcie równolegle istnieją dwa dokumenty pełniące właściwie tę samą funkcję. Niezależnie też od tego, czy dana osoba zdecyduje się na wystawianie faktury czy rachunku w działalności nierejestrowanej, dokument musi mieć pewne niezbędne elementy. Są to:
- Kolejny numer faktury lub rachunku
- Dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska/ nazwy oraz adresy)
- Data wystawienia faktury lub rachunku
- Nazwa towaru lub usługi
- Jednostka miary i ilość towaru lub zakres usług
- Cena jednostkowa
- Data wystawienia
- Kwota należna ogółem.
Jak powinna wyglądać faktura w działalności nierejestrowanej?
O formie faktury decyduje przedsiębiorca. Może wystawić ją w którymś z przeznaczonych do tego programów, ale także przy pomocy podstawowych narzędzi takich jak Excel czy Word. Najważniejsze, by w dokumencie znalazły się wszystkie wskazane powyżej elementy. Dodatkowo można zamieścić na nim chociażby logo, adres strony internetowej czy numer telefonu.
Warto jeszcze wspomnieć, że działalność nierejestrowana nie zwalnia z obowiązku płacenia podatków. Osoba wystawiająca fakturę będzie musiała więc rozliczać się z uzyskanych przychodów, ale nie przy każdej transakcji. Kwota zapłacona przez kupującego w całości trafi więc na jej konto. Ze wszystkich przychodów będzie mogła natomiast rozliczyć się pod koniec roku podatkowego, składając PIT-36.
