Faktury w KSeF można podpisać na pięć sposobów. Tylko jeden jest naprawdę darmowy

Przepisy dopuszczają pięć sposobów na podpisywanie faktur w KSeF

Aby wystawić fakturę w KSeF, trzeba się w jakiś sposób uwierzytelnić. Wydawać by się mogło, że nie ma nic prostszego. Siłą rzeczy w przypadku e-fakturowania odpada nam z oczywistych względów podpis odręczny. Mamy za to do wyboru kilka różnych opcji. Pytanie więc brzmi: którą z nich powinniśmy wybrać?

Rozważania na ten temat należałoby zacząć od wymienienia dopuszczalnych sposobów podpisywania faktur w KSeF. Ich listę znajdziemy w drugiej części Podręcznika KSeF 2.0:

Do metod uwierzytelnienia w systemie należą Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany (dla osób fizycznych), pieczęć kwalifikowana (dla podmiotów niebędących osobą fizyczną) jak również certyfikat KSeF lub token (zarówno dla osób fizycznych jak i podmiotów niebędących osobą fizyczną).

Podpis zaufany — darmowe państwowe narzędzie sprawdza się także w KSeF

Podpis zaufany to bezpłatny podpis elektroniczny, z którego możemy skorzystać w relacjach z szeroko rozumianą administracją państwową. Skutecznie zastępuje podpis odręczny.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Korzystamy z niego po zalogowaniu się na nasz profil zaufany. Będziemy w tym celu wykorzystywać albo naszą bankowość elektroniczną, albo inną formę uwierzytelniania dwuskładnikowego.

Zaleta: powszechna dostępność

Zaletą podpisu zaufanego jest jego dostępność. Profil zaufany najprawdopodobniej i tak już posiadamy — a jeśli nie, w sieci łatwo znaleźć poradniki tłumaczące, jak założyć profil zaufany bez wychodzenia z domu. Korzystamy z niego na co dzień na przykład przy okazji uzyskiwania dostępu do różnych internetowych usług administracji publicznej.

Jeżeli miałbym wskazać jakąś wadę podpisu zaufanego, to wspomniana wieloetapowość. Zwiększa ona bezpieczeństwo, ale równocześnie czyni podpisywanie większej liczby dokumentów nieco niepraktycznym.

Podpis kwalifikowany — domyślny standard polskiego biznesu

Kwalifikowany podpis elektroniczny to mój prywatny faworyt. W przeciwieństwie do podpisu zaufanego jest odpowiednikiem odręcznego złożenia podpisu na dokumencie w relacjach z każdym, w tym także podmiotami prywatnymi.

Jest w stanie zrobić wszystko to, co podpis zaufany, tylko lepiej i wygodniej. Żeby jednak korzystać z tej możliwości, musimy najpierw dysponować certyfikatem kwalifikowanym, a także urządzenie lub oprogramowanie do jego odczytu. To wszystko kosztuje.

Koszt zakupu i odnowienia certyfikatu

Podpis kwalifikowany musimy sobie po prostu kupić. Procedura i koszt różni się w zależności od dostawcy. Zakup jednego certyfikatu to wydatek rzędu paruset złotych za jeden rok. Jego odnowienie jest zauważalnie tańsze.

Pieczęć elektroniczna — rozwiązanie dla dużych firm o rozbudowanej strukturze

Pieczęć elektroniczna jest rozwiązaniem dość zbliżonym do kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Również wykorzystuje właściwy kwalifikowany certyfikat. Sposób jej działania jest bardzo zbliżony.

Różnica jest taka, że podpis przypisany jest do konkretnej osoby, a pieczęć do określonej organizacji. W naszym przypadku będzie to nasza firma. Potwierdza autentyczność i integralność dokumentu bez wskazywania na osobę samego przedsiębiorcy albo konkretnego pracownika.

Za pomocą pieczęci elektronicznej uwierzytelnimy fakturę w KSeF, ale nie podpiszemy nią umowy z kontrahentem. Co do zasady będzie też droższa od podpisu kwalifikowanego, ale jedną pieczęcią możemy obsłużyć całą naszą firmową strukturę. To może mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy limit wielkości pliku z fakturą zmusza nas do dzielenia rozliczeń na wiele dokumentów dziennie.

Certyfikat KSeF — dedykowane rozwiązanie dla programów księgowych

W przypadku KSeF mamy także do dyspozycji nieco bardziej dedykowane rozwiązania. Od startu systemu w lutym tego roku funkcjonalność wnioskowania o certyfikat i jego pobierania jest dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Ponownie mamy do czynienia z rozwiązaniem zbliżonym do podpisu kwalifikowanego. Certyfikat KSeF to cyfrowy plik służący do uwierzytelniania konkretnej osoby albo podmiotu w systemie.

Pełna integracja z księgowością

Warto dodać, że możemy go wykorzystać wyłącznie w KSeF. Równocześnie jego charakter pozwala na błyskawiczną i praktycznie bezobsługową integrację certyfikatu z oprogramowaniem wykorzystywanym w firmowej księgowości.

Istnieją dwa typy certyfikatu. Ten drugi służy do wystawiania faktur w KSeF w specjalnych awaryjnych trybach offline — przydaje się też wtedy, gdy nasz kontrahent z jakiegoś powodu prześle nam dokument tradycyjną drogą. Warto wiedzieć, że odbiór faktury poza KSeF nie pozbawia nas prawa do odliczenia VAT.

O tokenach KSeF zapomnimy 1 stycznia 2027 roku

Token KSeF to rozwiązanie przejściowe, które ma funkcjonować do końca tego roku. Docelowo tokeny mają zostać zastąpione przez certyfikaty.

W praktyce są to ciągi znaków generowane w Aplikacji Podatnika KSeF. Token jest powiązany z numerem NIP użytkownika. W przeciwieństwie do certyfikatu nie ma on charakteru indywidualnego. Klucz jest przypisany do naszej firmy, a nie do konkretnej osoby.

Którą metodę uwierzytelniania wybrać dla swojej firmy

Która z tych metod najlepiej się sprawdzi w firmie? Jeżeli mamy do czynienia z mikroprzedsiębiorcą wystawiającym naprawdę niewielką liczbę faktur w miesiącu, to damy radę uwierzytelniać się za pomocą podpisu zaufanego. Warto jednak pamiętać, że KSeF dla mikroprzedsiębiorców wchodzi w pełni dopiero 1 stycznia 2027 r., więc najmniejsze firmy mają jeszcze chwilę na wybór odpowiedniego narzędzia.

Podpis kwalifikowany dla większości firm

Jeżeli dysponujemy podpisem kwalifikowanym, to możemy tylko zyskać, korzystając z niego także przy uwierzytelnianiu faktur w KSeF. Cały proces będzie szybszy i wygodniejszy. Dane z 2022 r. sugerują, że aż 75 proc. przedsiębiorców w Polsce korzysta z tej formy elektronicznego podpisywania dokumentów.

Pieczęć elektroniczna dla największych

Pieczęć elektroniczna sprawdza się przede wszystkim w dużych firmach o rozbudowanej strukturze, w których trzeba podpisywać naprawdę dużo dokumentów w stosunkowo krótkim czasie.

Certyfikaty KSeF dla zintegrowanych systemów

Dedykowane KSeF rozwiązania siłą rzeczy sprawdzają się przy korzystaniu z systemu. Najważniejszą zaletą certyfikatów jest automatyczna integracja z programami księgowymi. Jeśli jednak mimo wszystko wolimy rozwiązania awaryjne, warto wiedzieć, jak odebrać fakturę w KSeF także bez logowania do systemu — wystarczy do tego kod QR.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj