Cyfrowa transformacja postępuje – niezależnie czy chodzi o zakupy, biznes czy sprawy urzędowe. Polacy powoli przyzwyczajają się do nowych standardów i wdrażania rozwiązań, które ułatwiają życie. Na takie liczą zwłaszcza polscy przedsiębiorcy, którzy z każdym rokiem mają coraz więcej obowiązków informacyjnych. W tym kontekście na uwagę zasługuje zwłaszcza kwalifikowany podpis elektroniczny, który stale zyskuje na popularności – nie bez przyczyny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny zyskuje na popularności. To jeden z symboli cyfryzacji administracji i biznesu
Gdyby zapytać przeciętnego polskiego przedsiębiorcę, czego nie lubi w prowadzeniu swojego biznesu, to z dużym prawdopodobieństwem (nie licząc ciągłych zmian w prawie) wskazałby na konieczność zajmowania się biurokratycznymi obowiązkami. Jednym z nich jest podpisywanie wielu umów i dokumentów – z klientami, kontrahentami, pracownikami czy wykonawcami. To z kolei może wiązać się z licznymi spotkaniami i wysyłaniem dokumentów. Najlepiej o tym wiedzą zresztą nie tylko przedsiębiorcy, ale też prawnicy, którzy na co dzień mają do czynienia z rekordową ilością umów i innego rodzaju dokumentów.
Nikogo nie powinien zatem zdziwić fakt, że rosnącą popularnością cieszy się kwalifikowany podpis elektroniczny, który umożliwia bezpieczne podpisanie dokumentu bez konieczności posiadania go w formie papierowej. Nie trzeba zatem go drukować, robić kopii, wysyłać, zbędne jest nawet skanowanie dokumentu – a to pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i umożliwia skupienie się na istotniejszych kwestiach.
Rosnące zainteresowanie dostępem do usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego potwierdzają również badania – z danych Krajowej Izby Rozliczeniowej i Związku Banków Polskich wynika, że w zeszłym roku aż 57 proc. badanych chętnie skorzystałoby z podpisu elektronicznego, a tylko 15 proc. z nich zadeklarowało brak zainteresowania usługą. Co ciekawe, Polacy chętnie wykorzystywaliby podpis elektroniczny nie tylko w kontaktach z kontrahentami czy pracodawcą, ale również – przy podpisywaniu umów na usługi użyteczności publicznej czy usługi medyczne i bankowe.
Obecnie wiodącym rozwiązaniem na rynku, jeśli chodzi o usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jest mSzafir oferowany przez KIR. Pozwala na podpisywanie dokumentów na dowolnym urządzeniu i na generowanie certyfikatów jednorazowych oraz certyfikatów ważnych rok lub dwa lata z wybranym limitem podpisów. Co istotne, kwalifikowany podpis elektroniczny złożony w ramach mSzafir jest zgodny z wymaganiami eIDAS i w świetle prawa jest tak samo ważny jak podpis własnoręczny. Jest to też narzędzie autoryzowane przez Ministra Cyfryzacji.
Jakie są korzyści z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Najbardziej oczywistą korzyścią z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego mSzafir w firmie jest oczywiście oszczędność czasu. To jednak nie wszystko – dla wszystkich stron (a zatem zarządu, księgowości, działu prawnego, pracowników, kontrahentów firmy) to również ogromna wygoda. Ponadto, dzięki temu, że mSzafir jest narzędziem autoryzowanym, gwarantowane jest też bezpieczeństwo przetwarzanych i przechowywanych danych.
Na kwalifikowany podpis elektroniczny warto również spojrzeć od zupełnie innej strony. Chodzi o pozytywny wpływ na środowisko – czyli w tym przypadku mniejsze zużycie papieru. Kwestie paperless zaczęły być mocniej podnoszone po wybuchu pandemii COVID-19; redukcja papierowej dokumentacji była wtedy konieczna ze względu na fakt, że wielu pracowników zostało wysłanych do pracy zdalnej. Digitalizacja i cyfryzacja procesów biznesowych to jednak przede wszystkim konieczność właśnie ze względu na środowisko.
Podpis elektroniczny na równi z edytorem tekstu i pocztą
Nie da się też ukryć, że ogromne korzyści z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego mSzafir może czerpać branża prawna. Jak wynika z raportu „Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce w dobie pandemii COVID-19”, kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie najczęściej wykorzystywane zaraz po… edytorach tekstowych, poczcie elektronicznej oraz elektronicznych bazach informacji prawnej. To tylko pokazuje, jak ogromne znaczenie ma wspomniane narzędzie i jak mocno ułatwia i przyspiesza pracę – zwłaszcza prawników. Zdecydowana większość osób pracujących w branży uważa zresztą, że podpis elektroniczny to narzędzie priorytetowe dla całego sektora.
Takie podejście do podpisu elektronicznego nie może dziwić, biorąc pod uwagę fakt, że znajduje on zastosowanie zarówno jeśli chodzi o podpisywanie umów cywilnoprawnych jak i podpisywanie faktur. Może też posłużyć do reprezentacji klienta w roli pełnomocnika w temacie działalności gospodarczej (albo spraw urzędowych/sądowych) czy do komunikacji online z sądami i urzędami administracji publicznej. Nie da się zresztą ukryć, że mnóstwo czasu prawnicy tracą właśnie na kwestie administracyjne – a podpis elektroniczny mógłby im tego w dużej mierze oszczędzić.
Warto też pamiętać, że dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym mSzafir są akceptowane w instytucjach publicznych na terenie całej UE (co jest możliwe dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS). To z kolei oznacza, że polski prawnik może komunikować się swobodnie nie tylko z instytucjami i sądami na terenie kraju, ale też – z ich zagranicznymi odpowiednikami (o ile chodzi o kraje Unii).
Świetnym przykładem, jeśli chodzi o branżę prawną, jest wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego mSzafir w ramach Umownika – czyli kompleksowego narzędzia do zawierania umów i składania oświadczeń woli przez Internet. Użytkownik nie tylko nie musi drukować i wysyłać dokumentów, ale również ma możliwość negocjowania warunków umowy drogą elektroniczną czy skutecznej weryfikacji tożsamości kontrahenta.
E-podpis wprowadzają też banki i uczelnie
Podpis elektroniczny, co naturalne, jest wykorzystywany również w branży finansowej. Na przykład kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir oferowany jest również w wersji jednorazowej – dla klientów, którzy sporadycznie podpisują e-dokumenty. Ta usługa została zresztą przez KIR udostępniona bezpłatnie – klienci pobrali wtedy ponad 6 tys. e-podpisów. Z tego rozwiązania skorzystali m.in. przedsiębiorcy, którzy ubiegali się o wsparcie finansowe od państwa w ramach tarczy finansowej PFR. Warto zresztą wspomnieć, że w programie Tarcza PFR łącznie aż 2,5 mln dokumentów zostało podpisanych przez banki i przedsiębiorców właśnie elektronicznie.
Możliwości elektronicznego podpisu są też wykorzystywane w inny sposób. Mowa na przykład o zakładaniu rachunku inwestycyjnego w PKO BP (poprzez internetowy system iPKO). Klienci mogą założyć rachunek maklerski szybko, wygodnie i całkowicie bezpiecznie. Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego mSzafir mogą też od niedawna korzystać klienci Banku Pekao S.A. – zarówno do podpisywania umów prywatnych jak i służbowych.
O rosnącej popularności podpisu elektronicznego świadczy też fakt, że zaczynają sięgać po niego polskie uczelnie – jako pierwsza zdecydowała się na ten ruch Szkoła Główna Handlowa, również wdrażając mSzafir. Dzięki temu pracownicy SGH mogą podpisywać elektroniczne umowy i dokumenty, które do tej pory musieli podpisywać odręcznie.
mSzafir jest też coraz częściej wykorzystywany przez biznes – na początku Komputronik wyposażył agentów sieci swoich sklepów w to narzędzie. Dzięki temu firma zoptymalizuje nie tylko obieg dokumentów, ale również – proces sprzedaży.
O tym, jak duże oszczędności w biznesie może przynieść wdrożenie mSzafir, świadczy fakt, że KIR obsługuje firmy, w których zastosowanie e-podpisu pozwoliło na redukcję kosztów obsługi dokumentów nawet o 75 proc.
Kwalifikowany podpis elektroniczny musi stać się standardem
Nie ma żadnych wątpliwości, że cyfryzacja wszelkich procesów – zarówno biznesowych jak i administracyjnych – musi postępować. Polacy oczekują udogodnień, a możliwość podpisywania umów elektronicznie (bez specjalnych kart i czytników), w sposób szybki i bezpieczny, jest bez wątpienia jednym z nich. Warto też zauważyć, że podpis elektroniczny pozwoli również na rozwiązanie szeregu problemów – choćby w sektorze medycznym. Można się zatem spodziewać, że w pewnym momencie kwalifikowany podpis elektroniczny stanie się po prostu standardem – co oznacza, że o jego wdrożeniu warto pomyśleć już teraz.
