Cały czas będą nas obowiązywać te same przepisy ustawy o VAT dotyczące termonów na wystawienie faktury
Krajowy System e-Faktur powoli zbliża się do pierwszego etapu stawania się obowiązkowym. Duże firmy mają nieco ponad miesiąc na jego wdrożenie. Mniejsze podmioty mogą ociągać się co najwyżej do 1 kwietnia 2026 r. Wydaje się, że to już ten moment, kiedy powinniśmy zacząć poważnie się zastanawiać nad praktycznymi aspektami funkcjonowania KSeF. Nie da się bowiem ukryć, że cyfryzacja fakturowania zmieni wiele codziennych nawyków przedsiębiorców i ich pracowników.
Dobrym przykładem może być data wystawienia faktury w KSeF. Cały czas będą nas obowiązywać te same podstawowe przepisy. Mam na myśli przede wszystkim art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług. Co do zasady powinniśmy to zrobić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi czy dostawie towaru. Są też pewne wyjątki przewidziane dla określonych branż, które można śmiało określić mianem niszowych.
W przypadku czynności polegających na drukowaniu książek, które nie są mapami, czasopismami wszelkiego rodzaju oraz ulotkami, mamy z jakiegoś powodu aż 90 dni od daty wykonania czynności. Jeżeli je tylko dostarczamy, to termin na wystawienie faktury upływa po 60 dniach. Jeśli jednak umowa przewiduje zwroty wydawnicze, to mamy 120 dni. Przy usługach budowlanych i budowlano-remontowych standardowy termin 15 dni wydłuża się do 30 dni. Umowy dotyczące dostawy nośników energii, mediów, najmu, leasingu, dzierżawy, obsługi prawnej czy usług ochroniarskich wiążą się z koniecznością wystawienia faktury najpóźniej w momencie upływu terminu płatności.
To wszystko się nie zmienia. Pojawia się za to jeden ważny element: konieczność wystawienia faktury w KSeF. W normalnych warunkach po prostu to robimy w czasie rzeczywistym za pomocą trybu online. Wówczas fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF. Proste, prawda? Zaryzykowałbym wręcz stwierdzenie, że prościej się nie da. Już jednak na tym etapie możemy dostrzec pierwszy wyjątek. Może się bowiem zdarzyć, że data wskazana w polu P_1 nie jest zgodna z datą przesłania pliku .xml faktury do KSeF.
Data wystawienia faktury w KSeF będzie odbiegać od momentu wysłania jej do systemu w przypadku awarii
Załóżmy, że wpisaliśmy datę późniejszą, niż faktyczny moment wystawienia faktury w KSeF. Co w takiej sytuacji? Niewiele. System nam ją najzwyczajniej w świecie odrzuci. To zabezpieczenie przed próbami antydatowania faktur, które co do zasady jest nie tylko zabronione, ale także karalne. Fałszerstwo materialne faktur to w końcu bardzo poważne przestępstwo. W pewnym sensie więc KSeF chroni nas przed potencjalnie fatalnymi skutkami naszych pomyłek w kwestii daty wystawienia faktury.
Równie prawdopodobna jest próba wpisania daty wcześniejszej od momentu wystawiania faktury w KSeF. Tym razem mamy do czynienia z kilkoma wyjątkami, które zostały przewidziane w konstrukcji systemu. Mowa o przypadkach nadzwyczajnych wiążących się z planowaną albo nieplanowaną przerwą w dostępie do trybu online KSeF. Wykorzystamy wówczas jeden z trzech trybów awaryjnych.
Offline24 to rozwiązanie, które wybierzemy, jeśli mamy trudności w wystawianiu i przesyłaniu faktur do KSeF z powodu na przykład braku połączenia z internetem, marnej jego jakości albo awarii naszego firmowego oprogramowania. Wówczas powinniśmy wystawić fakturę w trybie offline24, zachowując obowiązujący wzór struktury logicznej. Innymi słowy: wypisujemy ją w taki sam sposób, jak robilibyśmy to na co dzień. Przesyłamy ją do systemu niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym. Wówczas nasza e-faktura otrzyma swój numer.
Tryb offine to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Sposób postępowania jest w zasadzie identyczny jak w przypadku trybu offline24. Co do zasady również mamy 1 dzień na przesłanie wystawionej faktury do systemu. Jest jednak szczególna sytuacja, która wydłuży nam ten termin. Chodzi o poważniejsze nieplanowane awarie. W takim przypadku będziemy mieli 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Jeśli dojdzie do całkowitego "wysypania się" KSeF ogłoszonego w środkach społecznego przekazu, to nie będziemy musieli w ogóle dosyłać faktury.
Skoro zaś mowa o awariach, to należy wspomnieć o trybie awaryjnym, z którego będzie mógł skorzystać każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF. Tym razem mamy do czynienia wyłącznie z terminem 7 dni. Różnica pomiędzy tymi dwoma trybami dotyczy przede wszystkim kwestii daty otrzymania faktury.
Tryb awaryjny za priorytet uznaje moment jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Data nadania fakturze numeru w KSeF, jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. W trybie offline w grę wchodzi przede wszystkim ta druga możliwość.
Co się stanie, jeśli przekroczymy któryś z tych terminów? To dość kluczowe pytanie, bo przecież łatwo sobie wyobrazić sytuację, gdy któryś z pracowników po prostu zapomni przesłać e-fakturę do KSeF na czas. Na szczęście system powinien taki dokument przyjąć. Teoretycznie datą wystawienia faktury będzie ta wskazana przez nas w polu P_1. Problem w tym, że organy podatkowe mogą dojść do wniosku, że z powodu niezachowania właściwego ustawowego terminu mamy do czynienia z fakturą wadliwie wystawioną ze wszystkimi tego konsekwencjami.
