Księgowi nie chcą porzucić papieru. KSeF nie wyrzucił drukarek na śmietnik

Miała być pełna cyfryzacja fakturowania, a wyszło jak zwykle

Krajowy System e-Faktur jednak nie odeśle papierowych dokumentów na śmietnik historii. Muszę się wręcz przyznać do błędu. Przed pierwszym etapem wdrożenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za jego pomocą spodziewałem się masowego wręcz odejścia od drukowania dokumentów. Wiele wskazuje na to, że pod tym względem rewolucji jednak nie mamy.

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że mamy do czynienia z postępowaniem irracjonalnym. Po co ktoś miałby drukować fakturę, którą i tak wystawia za pomocą KSeF, gdzie będzie miał do niej bezpośredni dostęp?

Jakiś czas temu „Rzeczpospolita" wskazywała na powody, dla których księgowi wciąż decydują się na drukowanie faktur wprowadzonych do KSeF. Wcale nie chodzi o obowiązki względem nabywcy.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Przypadki, gdy możemy wysłać nabywcy papierową fakturę poza KSeF, można policzyć na palcach jednej ręki

Nie powinniśmy także zaprzątać sobie zbyt mocno głowy wyjątkami, w których obowiązujące przepisy dopuszczają wystawianie papierowej faktury. Chodzi przede wszystkim o najmniejszych przedsiębiorców zwolnionych do końca roku z konieczności stosowania KSeF, faktury wystawiane konsumentom oraz specjalne życzenie odbiorcy, by dostarczyć mu także papierową kopię dokumentu. Warto przy okazji pamiętać, że skutki wystawienia faktury poza KSeF dla odbiorcy praktycznie nie istnieją — wciąż na jej podstawie można odliczyć VAT i rozliczyć koszty.

Tak naprawdę wyjaśnienia fenomenu upartego trzymania się drukowania faktur są dwa. Pierwsze z nich wynika ze specyfiki okresu przejściowego. Są firmy, które jeszcze nie wdrożyły KSeF pomimo ciążących na nich obowiązków. W końcu mają czas do 1 stycznia 2027 r., kiedy to zaczną obowiązywać kary za wystawianie faktur poza systemem. Ten nowy obowiązek dla firm od 1 stycznia 2027 r. obejmie nawet najmniejszych „wykluczonych cyfrowo" przedsiębiorców.

O wiele ciekawsze jest drugie wyjaśnienie. Niektórzy po prostu wolą mieć fizyczny dokument pod ręką, zamiast polegać na danych dostępnych w KSeF.

Jaki byłby sens porzucać sprawdzone rozwiązania organizacyjne, które działały przez długie lata?

Gdy zastanowimy się nad tym bliżej, bardzo szybko dostrzeżemy zalety takiego nieoczywistego rozwiązania. Przede wszystkim wielu księgowych ma wypracowane przez lata pracy w zawodzie sposoby radzenia sobie z firmową dokumentacją. Siłą rzeczy całkowite wywrócenie do góry nogami dotychczasowych nawyków może się okazać bardzo trudne.

Zamiast całkowicie przestawić się na korzystanie z KSeF, takie osoby traktują system trochę niczym „zło konieczne". Wystawiają w nim faktury, ale równocześnie starają się traktować firmową księgowość „po staremu" na tyle, na ile to fizycznie możliwe. Stąd przywoływane przez „Rzeczpospolitą" trzymanie dokumentów w segregatorach.

Nie da się ukryć, że w przypadku takich pracowników próby przymuszania ich do całkowitej cyfryzacji mogą być nie tylko skazane na porażkę, ale także przynieść więcej złego niż pożytku. Ostatnie czego potrzeba przedsiębiorcy to bałagan w fakturach.

Są osoby, które po prostu wolą pracować na papierowych dokumentach

Fizyczna kopia dokumentu wbrew pozorom cały czas ma miejsce w działalności firmy. Może i nie wysyłamy ich kontrahentom, jeśli sobie tego nie zażyczą, ale cały czas funkcjonują w wewnętrznym obiegu dokumentów.

Owszem, młodsze pokolenia są już przyzwyczajone przynajmniej do przesyłania cyfrowych załączników drogą mailową. Starsi pracownicy, a często także sami przedsiębiorcy, może i potrafią to robić, ale wciąż doceniają wygodę, z jaką wiąże się możliwość swobodnego nanoszenia adnotacji na dokumencie za pomocą długopisu.

W przypadku fizycznych segregatorów z papierowymi fakturami nie trzeba także przechodzić przez proces nadawania uprawnień na przykład audytorom. Akurat przy kontroli podatkowej wprowadzenie KSeF sprawia, że nie są one już niezbędne.

Gdzieś tam w tle jest z pewnością także ograniczone zaufanie zarówno do samej cyfryzacji, jak i do samego KSeF i organów, które wdrażają całą reformę. Tym bardziej, że nowe pułapki w KSeF — od limitów wielkości plików po ograniczenia liczby wierszy — pokazują, że system wcale nie jest tak niezawodny, jak chciałoby Ministerstwo Finansów. W polskich realiach paranoja i asekuranctwo bywają przyjaciółmi przedsiębiorcy.

Drukowanie faktur wprowadzonych do KSeF jest możliwe za pomocą samej Aplikacji Podatnika

Procedury wewnętrzne i dotychczasowe przyzwyczajenia to coś, co trudno bagatelizować. Jak się jednak ma sam KSeF do drukowania faktur, które zostały w nim wystawione? Odpowiedź na to pytanie może zaskoczyć osoby, które nie zdążyły się z nim zaznajomić — zwłaszcza tych, dla których samodzielne wdrożenie KSeF wciąż jest opcją na ostatnią chwilę.

Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF jak najbardziej pozwala na pobranie wystawionej faktury w formie pliku .pdf, co w praktyce oznacza możliwość jej wydrukowania. Podobne możliwości oferują także najpopularniejsze programy księgowe. Jeśli ktoś dopiero zaczyna swoją przygodę z systemem, warto wcześniej sprawdzić, jak podpisać fakturę w KSeF, bo bez prawidłowego uwierzytelnienia nawet wydruk PDF-a nie będzie miał większego sensu.

Należy przy tym pamiętać, że mamy do czynienia z wizualizacją faktury, która nie jest dokumentem księgowym. Służy tak naprawdę temu, żeby móc ją wydrukować na własne potrzeby albo przesłać kontrahentowi.

„Prawdziwa" faktura ustrukturyzowana jest plikiem .xml zgodny z formatem FA(3). Sam w sobie nie posiada wizualnej wersji, którą można by wydrukować.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj