Klucz leży w tym, jak KSeF definiuje otrzymanie faktury - alarmuje fillup.pl. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za doręczoną w dniu, w którym zostaje przesłana do systemu i otrzyma identyfikator. Nie liczy się data wystawienia wpisana na dokumencie ani to, kiedy kontrahent wysłał PDF. Liczy się moment, kiedy dokument faktycznie trafi do KSeF. A nabywca może rozliczyć VAT dopiero po otrzymaniu faktury, czyli po jej wejściu do systemu.
To przesunięcie ma proste konsekwencje. Jeśli sprzedawca wystawi fakturę z datą końcówki miesiąca, ale wprowadzi ją do KSeF dzień później, nabywca może stracić możliwość odliczenia VAT w poprzednim okresie rozliczeniowym. W rozliczeniach miesięcznych oznacza to przesunięcie o miesiąc, w kwartalnych o kwartał. Dla części firm to tylko kłopot księgowy. Dla innych realny problem płynnościowy, zwłaszcza gdy VAT do odzyskania jest duży.
Jest tu jeszcze druga warstwa. KSeF ogranicza praktykę antydatowania faktur
Wystawiania dokumentu po zamknięciu miesiąca, ale z datą wsteczną, tak by pasował do wcześniejszego okresu. W świecie KSeF taki zabieg traci znaczenie, bo system rejestruje rzeczywisty moment wprowadzenia faktury. Jeśli faktura nie trafi do KSeF do ostatniego dnia miesiąca, rozliczenie VAT przesuwa się na kolejny okres, niezależnie od tego, jaka data widnieje na fakturze.
Wielu przedsiębiorców zakłada, że to problem sprzedawcy, bo nabywca tylko odbiera dokument. Tyle że KSeF wciąga odbieranie w codzienną operację firmy szybciej, niż część rynku się spodziewa. Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie musiał odbierać faktury z KSeF, niezależnie od tego, czy ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 kwietnia 2026 r., czy w późniejszym terminie wynikającym z harmonogramu dla kolejnych grup. To oznacza, że pierwsze tarcia i problemy pojawią się po stronie faktur przychodzących.
Co z awariami, brakiem internetu i trybami awaryjnymi? W razie problemów znaczenie może mieć data faktycznego otrzymania przez nabywcę, jeżeli jest wcześniejsza niż data wprowadzenia do KSeF. Jednocześnie obowiązują maksymalne terminy nadrobienia wprowadzenia faktury do systemu: najczęściej 1 dzień roboczy, a w poważniejszych awariach 7 dni roboczych. Przekroczenie tych terminów może zostać potraktowane jako niedostosowanie się do KSeF i wiązać się z sankcjami.
W praktyce firmy powinny potraktować datę w KSeF jako punkt odniesienia dla księgowości i controllingu
Po pierwsze, proces obiegu dokumentów trzeba oprzeć na monitoringu KSeF, a nie na mailach. Ktoś musi regularnie sprawdzać przychodzące faktury w systemie albo robić to automatycznie przez integrację.
Po drugie, w relacjach z kluczowymi dostawcami warto doprecyzować standard: faktura ma trafić do KSeF niezwłocznie po wystawieniu, a nie wtedy, gdy księgowość znajdzie czas. Czasem wystarczy proste postanowienie w umowie lub procedurze zakupowej.
Po trzecie, działy zakupów i osoby akceptujące wydatki muszą rozumieć, że faktura przesłana mailem nie zawsze oznacza fakturę otrzymaną w rozumieniu KSeF. Jeżeli firma zamyka miesiąc na podstawie dokumentów z poczty, w KSeF łatwo o rozjazd między tym, co widzi biznes, a tym, co da się ująć w VAT.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
