Jeżeli prowadzimy małą firmę, która wystawia stosunkowo niewiele faktur miesięcznie, to powinniśmy sobie poradzić sami
Mali przedsiębiorcy nie muszą się martwić startem obowiązkowego KSeF od 1 lutego przyszłego roku. Oni zostaną włączeni do systemu razem ze swoimi średniej wielkości kolegami dopiero 1 kwietnia. Teoretycznie najmniejsze firmy mogą liczyć na specjalne zwolnienie z obowiązku nawet do 1 stycznia 2027 r. Skorzystają z niego ci przedsiębiorcy, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury, a ich łączna sprzedaż sięga do 10 tys. zł miesięcznie.
Czy to dużo? Niespecjalnie. Mówimy o kwocie mniejszej niż miesięczny przychód przeciętnego sklepu Żabki, który w tym roku wynosi ok. 30 tys. zł. Śmiało można zaryzykować stwierdzenie, że nawet mały sklep z takiego zwolnienia nie skorzysta. Nic więc dziwnego, że Ministerstwo Finansów wprost pisze raczej o "wykluczonych cyfrowo" zamiast na przykład o mikroprzedsiębiorcach. Możemy więc śmiało postawić tezę, że mamy nieco ponad 5 miesięcy na wdrożenie KSeF.
Dla wielu firm najważniejszą barierę stanowią trudności w wygospodarowaniu zasobów na przeprowadzenie implementacji systemu do własnej struktury. Specjalistyczne usługi doradztwa podatkowego kosztują. Podobnie jest z zewnętrznymi informatykami albo szkoleniami dla wewnętrznych. Skoro już o szkoleniach mowa, to często należy przeszkolić także pozostałych pracowników. Specjalistyczne oprogramowanie księgowe także nie należy do darmowych. Owszem, możemy poniesione koszty odliczyć sobie od podatku, o ile nie jesteśmy ryczałtowcami. Tyle tylko, że najpierw te środki musimy mieć, żeby w ogóle myśleć o poniesieniu stosownych kosztów podatkowych.
Nasuwa się więc pytanie: czy nie dałoby rady rozwiązać problemu jakoś prościej, taniej i przy absolutnym minimum wysiłku? Samodzielne wdrożenie KSeF wydaje się całkiem atrakcyjną alternatywą dla najmniejszych firm. Niekiedy nawet bywa czymś wykonalnym. Problem jednak w tym, że nie zawsze takowym będzie. Wszystko tak naprawdę zależy od specyfiki naszego przedsiębiorstwa.
Trzeba przyznać, że Ministerstwo Finansów zapewniło narzędzia pozwalające na samodzielne wdrożenie KSeF
Rozważania należy zacząć od tego, że Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom wszystkie niezbędne narzędzia, by ci mogli wypełniać nowe obowiązki. Do dyspozycji mamy więc Aplikację Podatnika KSeF. Pozwala ona na wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, a także na zarządzanie uprawnianiami. Można śmiało postawić tezę, że stanowi ona właśnie to absolutne minimum, które jest potrzebne do samodzielnego wdrożenia KSeF.
Warto także wspomnieć, że istnieje też mobilna wersja aplikacji. To o tyle ważne, że w przypadku codziennego fakturowania w trakcie działalności przedsiębiorstwa korzystanie ze smartfona może się czasem okazać wygodniejsze niż użycie do tego celu komputera, zwłaszcza stacjonarnego.
Aplikacja ma także bardziej zaawansowane funkcje. Pozwala na zarządzanie profilami przedsiębiorcy, nabywcami, rachunkami bankowymi i ewentualnymi korektami wystawionych e-faktur. Umożliwia także dokonywanie weryfikacji istnienia faktury w KSeF.
Obydwie aplikacje są obecnie udostępnione w wersji produkcyjnej. Nie powinno nas to jednak zrażać. Ministerstwo Finansów wyraźnie zapewnia:
Pamiętaj:
Aplikację mobilną KSeF udostępniliśmy wyłącznie w wersji produkcyjnej. Środowisko produkcyjne wymaga użycia danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień.
Każda faktura wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.
Jeżeli do tej pory korzystaliśmy z aplikacji e-mikrofirma – na przykład do składania JPK_VAT z deklaracją – to z pewnością ucieszy nas jej zintegrowanie z KSeF. Jeśli radziliśmy sobie za jej pomocą z obowiązkami sprawozdawczymi wcześniej, to powinniśmy sobie poradzić i teraz.
Prawdę mówiąc, istnienie darmowych narzędzi pozwalających na samodzielne wdrożenie KSeF pozwala wysnuć wniosek, że może nie być tak źle. Skąd więc ten sceptycyzm na początku niniejszego artykułu? Tak naprawdę problemy zaczynają się w momencie, gdy nasza firma wcale nie jest taka mała. Im więcej faktur wystawiamy każdego miesiąca, im więcej pracowników zatrudniamy i im bardziej skomplikowanych komercyjnych narzędzi używamy, tym będzie nam trudniej. W takiej sytuacji chyba nikt nie będzie ryzykować organizacyjnego chaosu i potencjalnych przykrych konsekwencji ze strony organów podatkowych dla oszczędności stosunkowo niewielkich przy skali naszej działalności.
Nie do końca się zgadzam z sugestiami ekspertów, że trudności zaczynają się od poziomu 10-20 faktur miesięcznie przy nieco bardziej skomplikowanej podatkowo formy działalności. Ustawiłbym ten próg nieco wyżej. Jeśli jednak wystawiamy miesięcznie setki faktur i nie mieliśmy do tej pory styczności z testowymi wersjami KSeF albo chociaż e-mikrofirmą, to powinniśmy jednak rozejrzeć się za kimś, kto przeprowadzi nas przez wdrożenie systemu.
