Sfinalizowanie najmu mieszkania położonego w innym mieście wcale nie musi wiązać się z osobistym spotkaniem. Zgodnie z przepisami umowa najmu przez e-mail jest dopuszczalna. Należy jednak pamiętać, że ten sposób można wykorzystać jedynie przy zobowiązaniu krótkoterminowym, a więc nie przekraczającym roku.
Dla uczniów uczęszczających do szkół podstawowych i ponadpodstawowych wakacje już się skończyły. Jeszcze miesiąc przerwy od zajęć mają przed sobą studenci. Dla wielu z nich wrzesień to jednak wymagający czas i nie chodzi tu jedynie o nadchodzącą sesję poprawkową. Najbliższe tygodnie będą bowiem wielkim polem bitwy, której stawką jest upolowanie mieszkania na wynajem w jak najkorzystniejszej cenie. O to i tak już będzie trudno, bo najem mieszkań drożeje w tempie 1,5 proc. miesięcznie, a rentierzy zacierają ręce na widok studentów.
Forma dokumentowa jest z nami od kilku lat i znacznie ułatwia życie
Wynajem mieszkania nierozerwanie wiąże się z koniecznością zawarcia stosownej umowy z właścicielem. O tym, na co warto zwrócić uwagę podpisując umowę najmu pisałem na łamach Bezprawnika już w ubiegłym roku. W linkowanym tekście wspomniałem też o braku konieczności spisywania umowy w trakcie osobistego spotkania i korzyściach płynących z wykorzystania formy elektronicznej. W tej publikacji przyjrzymy się bliżej innej możliwości, a więc formie dokumentowej.
Forma dokumentowa została wprowadzona do polskiego porządku prawnego 9 lat temu. Jej głównym celem jest uregulowanie zawierania umów w nieco nowocześniejszy sposób niż przy wykorzystaniu zwykłej formy pisemnej. Dzięki niej możliwe jest bowiem zaciąganie zobowiązań za pośrednictwem e-maila, wiadomości SMS, czy nawet poprzez popularne komunikatory. Od paru lat ten ostatni sposób jest szczególnie często używany między innymi w branży transportowej.
Z kodeksowego punktu widzenia do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest z kolei każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Przy tak szerokiej definicji dokumentu możliwości wykorzystania formy dokumentowej są niemal nieograniczone, co potwierdza orzecznictwo sądów.
Nieistotnym elementem jest substrat, na którym informacja została ulokowana (papier, skóra, drewno, metal, dysk komputerowy, karty pamięci, pendrive, urządzenia umożliwiające nagranie i odtworzenie głosu itp.).
wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22 lutego 2022 roku, sygn. akt I AGa 323/20
Umowa najmu przez e-mail jest dopuszczalna, ale czy na pewno warto to robić?
Kwestię formy zawarcia umowy najmu reguluje art. 660 kodeksu cywilnego. Zgodnie z jego treścią umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Tym samym należy stwierdzić, że ustawodawca nie zdecydował się na zastrzeżenie konkretnej formy do umów najmu zawartych na okres nie dłuższych niż rok. Teoretycznie taką umowę możemy więc zawrzeć nawet ustnie.
Wykorzystanie formy dokumentowej, a więc na przykład zeskanowanie wcześniej podpisanej umowy i przesłanie jej drugiej stronie na adres e-mail, przy umowach z krótkim okresem jest jak najbardziej dopuszczalne. Warto jednak pamiętać, że jeśli zamiarem stron jest związanie najmem przez dłuższy czas to powinny zadbać o wykorzystanie formy pisemnej. W przeciwnym razie może się okazać, że tak naprawdę umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony. To rodzi różne konsekwencje związane między innymi z możliwością jej wypowiedzenia.
Zawarcie umowy najmu za pośrednictwem e-mail, czy nawet wiadomości na komunikatorze Messenger jest więc możliwe. Z całą pewnością stanowi to niezwykle wygodne rozwiązanie. Przed jego wykorzystaniem należy jednak dobrze przemyśleć ewentualne konsekwencje zaciągania zobowiązań w formie dokumentowej. Otóż w przypadku sporu może się okazać, że druga strony będzie podnosić, że tak naprawdę nigdy nie była właścicielem danego adresu e-mail, a więc to nie ona zawarła umowę. To na stronie powołującej się na złożone oświadczenie w tej formie ciążyć będzie konieczność wykazania tożsamości adresata, czy nadawcy.
W takim przypadku trzeba będzie dowieść, że wiadomość przekazana pocztą elektroniczną została wysłana ze skrzynki nadawczej danej osoby, która miała do niej wówczas dostęp, czemu może służyć udowodnienie numeru IP urządzenia, z którego oświadczenie nadano. Jak łatwo się domyśleć to wcale może nie być takie proste. Tym samym choć forma dokumentowa jest niezwykle przydatna i potrzebna, to ze względu na płynące z niej ograniczenia nie zawsze w pełni zabezpiecza interesy stron.
