Zasada jest prosta w teorii i zaskakująco łatwa do pomylenia w praktyce: urlop dzieli się proporcjonalnie między starego i nowego pracodawcę, ale suma za cały rok nie może przekroczyć pełnej puli – i jednocześnie nie może być niższa niż wynika z łącznego okresu zatrudnienia. Diabeł tkwi w zaokrągleniach, świadectwie pracy i w tym, czy zdążysz wykorzystać wolne przed końcem umowy.
20 czy 26 dni – od czego to zależy
Zanim zaczniesz liczyć proporcje, musisz wiedzieć, jaka jest twoja roczna pula urlopowa. Kodeks pracy (art. 154) przewiduje dwa progi: 20 dni dla pracowników ze stażem krótszym niż 10 lat i 26 dni dla tych z co najmniej 10-letnim stażem. Do stażu wlicza się nie tylko czas pracy na etacie, ale także okresy nauki – ukończenie studiów wyższych dodaje 8 lat, a szkoły policealnej – 6 lat. Ważne: okresy nauki i pracy nie sumują się, jeśli pokrywają się w czasie – liczy się wariant korzystniejszy.
Od 1 stycznia 2026 roku zaszła tu istotna zmiana. Nowa ustawa o zaliczaniu okresów pracy rozszerza katalog aktywności wliczanych do stażu – w sektorze finansów publicznych od stycznia, a u pracodawców prywatnych od 1 maja 2026. Dla wielu osób, które przez lata pracowały na umowach zlecenie lub prowadziły działalność gospodarczą, oznacza to skok ze stażu poniżej 10 lat na powyżej 10 lat – i z 20 do 26 dni urlopu. Warto to sprawdzić, bo różnica 6 dni rocznie to nie jest mała rzecz.
Mechanizm proporcji – krok po kroku
Ile dni urlopu przysługuje przy zmianie pracy w trakcie roku? Odpowiedź daje art. 155¹ Kodeksu pracy. Urlop u każdego pracodawcy liczy się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznej puli. Niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego – ale uwaga: jeśli umowa u starego pracodawcy kończy się w tym samym miesiącu, w którym zaczyna się umowa u nowego, zaokrąglenia dokonuje stary pracodawca.
Przykład: masz prawo do 26 dni urlopu rocznie. Pracujesz u pracodawcy A od stycznia do końca lipca (7 miesięcy), a od sierpnia zaczynasz u pracodawcy B. U pracodawcy A przysługuje ci 26 × 7/12 = 15,17, zaokrąglone w górę do 16 dni. U pracodawcy B: 26 × 5/12 = 10,83, zaokrąglone do 11 dni. Razem: 27 dni – o jeden więcej niż roczna pula. I to jest dopuszczalne, bo zaokrąglenia w górę mogą dać sumę wyższą niż 26 dni.
Ale jest i druga strona medalu. Jeśli u pracodawcy A wykorzystałeś 20 dni urlopu (bo tak uzgodniliście), to u pracodawcy B przysługuje ci tylko 6 dni – bo łączny wymiar za rok nie może przekroczyć pełnej puli, a nadwyżka u poprzedniego pracodawcy „zjada" urlop u następnego.
Świadectwo pracy – dokument, który decyduje o wszystkim
Nowy pracodawca nie zgaduje, ile urlopu ci przysługuje. Sprawdza to w świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy, gdzie obowiązkowo wpisuje się liczbę dni wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Na tej podstawie kadrowy w nowej firmie odejmuje wykorzystane dni od proporcjonalnej puli i wylicza, ile ci jeszcze zostało.
Dlatego sposób rozwiązania umowy ma znaczenie nie tylko emocjonalne, ale i praktyczne. Przy wypowiedzeniu masz okres wypowiedzenia, w trakcie którego pracodawca może cię wysłać na urlop – i zwykle tak robi, żeby nie płacić ekwiwalentu. Przy porozumieniu stron możesz uzgodnić ostatni dzień pracy i samodzielnie zdecydować, czy urlop wykorzystujesz, czy wolisz ekwiwalent pieniężny. Od 27 stycznia 2026 roku obowiązują nowe zasady wypłaty ekwiwalentu urlopowego wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy – warto sprawdzić, czy twój pracodawca je stosuje.
Ekwiwalent – kiedy dostajesz pieniądze zamiast wolnego
Jeśli odchodzisz z pracy i nie wykorzystałeś całego przysługującego ci urlopu proporcjonalnego, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. To nie jest jego dobra wola – to obowiązek ustawowy. Ekwiwalentu nie można się zrzec, nie można go „przenieść" do nowego pracodawcy i nie można go zastąpić innymi świadczeniami.
W praktyce wielu pracodawców woli wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia, niż płacić ekwiwalent. Mają do tego prawo – art. 167¹ Kodeksu pracy pozwala pracodawcy udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika. To jedna z niewielu sytuacji, w których pracodawca może zmusić cię do czegoś bez twojej zgody – bo co do zasady wymuszanie działań pracownika wbrew jego woli ma swoje granice, ale akurat przy urlopie na wypowiedzeniu pracodawca ma wolną rękę.
Pułapka: pierwsza praca w życiu
Jeśli zmieniasz pracę w pierwszym roku swojego zatrudnienia – bo na przykład odchodzisz po trzech miesiącach z pierwszego etatu – zasady są inne. W pierwszym roku pracy urlop nabywa się sukcesywnie: 1/12 rocznej puli po każdym przepracowanym miesiącu. Nie dostajesz całej proporcji z góry, jak w kolejnych latach. To oznacza, że po trzech miesiącach masz prawo do zaledwie 5 dni (3 × 1,67, zaokrąglone w górę). U nowego pracodawcy będziesz już naliczany normalnie – proporcjonalnie do końca roku – ale pod warunkiem, że to nie jest kontynuacja pierwszego roku pracy.
Urlop bezpłatny a proporcja
Jeśli w trakcie roku korzystałeś z urlopu bezpłatnego trwającego co najmniej miesiąc, twoja pula urlopowa zostaje proporcjonalnie zmniejszona – o 1/12 za każdy pełny miesiąc nieobecności. Urlop wypoczynkowy i urlop bezpłatny to dwie zupełnie różne instytucje – bezpłatny nie daje prawa do wynagrodzenia ani zasiłków, a co ważniejsze, zmniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc wziąłeś dwa miesiące bezpłatnego, a potem zmieniasz pracę, proporcję u nowego pracodawcy liczy się od zmniejszonej puli.
Dwa etaty jednocześnie – osobne pule
Coraz więcej osób pracuje na dwóch etatach jednocześnie. W takiej sytuacji urlop u każdego pracodawcy liczy się osobno – masz prawo do pełnej proporcjonalnej puli u każdego z nich. Zmiana jednego z etatów w trakcie roku nie wpływa na urlop u drugiego. Warto tu pamiętać, że niektórzy pracodawcy próbują zakazywać dodatkowego zatrudnienia, ale poza uzasadnionymi klauzulami o zakazie konkurencji nie mają do tego prawa.
Co robić, żeby nie stracić ani jednego dnia
Ile dni urlopu przysługuje przy zmianie pracy w trakcie roku – to pytanie, na które najlepiej odpowiedzieć sobie samodzielnie, zanim kadrowy w nowej firmie zrobi to za ciebie. Przelicz swoją pulę, sprawdź świadectwo pracy, policz proporcje. Jeśli masz 26 dni rocznie i odchodzisz z końcem września, u starego pracodawcy przysługuje ci 20 dni (26 × 9/12 = 19,5, zaokrąglone do 20). Wykorzystaj je przed odejściem albo upewnij się, że ekwiwalent trafi na konto.
U nowego pracodawcy – jeśli zaczynasz od października – będziesz miał 7 dni (26 × 3/12 = 6,5, zaokrąglone do 7). To mało, ale tyle wynika z przepisów. Jedyna droga do „uratowania" większej liczby dni wolnych to nieużywanie całej puli u poprzedniego pracodawcy – wtedy suma u obu pracodawców będzie bliższa 26.
Na koniec: jeśli negocjujesz warunki w nowej firmie i zależy ci na urlopie, poproś o wpisanie do umowy dodatkowych dni wolnych ponad ustawowe minimum. Kodeks pracy określa minimalne wymiary – pracodawca nie może obniżyć ci tego, co gwarantuje ustawa, ale może dać więcej. W czasach rynku pracownika dodatkowe 3–5 dni urlopu to benefit, który kosztuje firmę niewiele, a dla pracownika może oznaczać różnicę między wakacjami a ich brakiem.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
