W przypadku sklepów stacjonarnych normą jest, że po dokonaniu zakupu klient otrzymuje paragon. Inaczej sprawa wygląda natomiast w przypadku transakcji online. Ewidencja sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej wydaje się wówczas zbędna i uciążliwa. Wiąże się też z dodatkowymi kosztami i szeregiem obowiązków. Nie każdy właściciel sklepu internetowego musi jednak taką kasę posiadać. Wystarczy, że spełni kilka warunków przewidzianych w rozporządzeniu.
Kiedy nie trzeba posiadać kasy fiskalnej?
Warto zacząć od tego, że obowiązek posiadania kasy fiskalnej mają przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych. Tym samym w przypadku transakcji B2B kasy fiskalnej już mieć nie trzeba. To jednak niewiele zmienia w sytuacji większości osób prowadzących sklep internetowy. Zwykle bowiem przynajmniej część kupujących stanowią konsumenci.
Dobra wiadomość jest jednak taka, że kasa fiskalna w biznesie online w większości przypadków nie będzie konieczna. Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy może bowiem podlegać zwolnieniu na podstawie Rozporządzenia Ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Konieczne jest jednak spełnienie 3 warunków:
- Dostawa towarów musi się odbywać wyłącznie w systemie wysyłkowym
- Klient dokona zapłaty przez bank, pocztę lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową
- Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności ta zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.
W przypadku działalności w internecie inaczej niż przy sprzedaży stacjonarnej nie obowiązuje limit wysokości 20 000 złotych. Oznacza to, że nawet przy przekroczeniu dochodu tej wysokości przedsiębiorca wciąż nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Kiedy warunki zakupu towaru będą spełniać wymogi z rozporządzenia?
Będąc świadomym powyższych warunków, warto przemyśleć sposoby płatności i dostawy, które ma oferować sklep internetowy. Przede wszystkim z opcji wysyłki należy wykluczyć odbiór osobisty. Nawet jeśli klient mieszka kilka ulic dalej, będzie więc musiał skorzystać z paczkomatu InPost czy kuriera. Tak samo przy wyborze płatności należy uwzględnić tylko te, które pozwolą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Tym bardziej, że w dobie powszechnych zakupów online i tak większość osób wybiera szybkie płatności internetowe, przelewy BLIK czy decyduje się podpiąć kartę pod konto w danym sklepie.
A co z płatnościami przy odbiorze? Tu dobra wiadomość – dodanie takiej opcji nie pozbawia zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W przypadku płatności za pobraniem firma kurierska po otrzymaniu pieniędzy wpłaca je bowiem na rachunek bankowy sprzedawcy zwykle w formie zbiorczej. Nie jest to więc płatność gotówkowa. Należy jednak zadbać o kwestie ewidencyjne – dopilnować, by w przelewie firma kurierska wpisała listę towarów z uwzględnieniem ich cen i nabywców.
Czasem kasa fiskalna w sklepie internetowym będzie niezbędna
Nawet gdy przedsiębiorca wykluczy możliwość osobistego odbioru, płatności gotówką i zadba o odpowiednią ewidencję, kasa fiskalna w sklepie internetowym może okazać się koniecznością. We wspomnianym już rozporządzeniu w § 4 pkt 1 wskazano bowiem towary wymagające ewidencji sprzedaży. Są to między innymi:
- Gaz płynny
- Części do silników, nadwozia, przyczepy, naczepy i akcesoria do pojazdów silnikowych
- Sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny z wyłączeniem lamp elektronowych i innych
- Części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem oraz obrazem, sprzęt fotograficzny z wyłączeniem akcesoriów do sprzętu i wyposażenia
- Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia
- Nośniki danych cyfrowe i analogowe
- Wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe
- Perfumy i wody toaletowe z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.
Jeśli więc sklep oferuje na przykład sprzedaż silników, perfum albo sprzętu fotograficznego, przedsiębiorca będzie musiał dokonywać ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.
