Kiedy pracownik kończy pracę w jakiejś firmie powinien otrzymać świadectwo pracy. Co istotne, według art. 97 Kodeks Pracy, pracodawca powinien wydać pracownikowi taki dokument ostatniego dnia pracy, a nie w ciągu siedmiu dni, jak się często przyjęło.

Świadectwo pracy to dokument, w którym umieszczone są wszystkie niezbędne informację dotyczące przebiegu zatrudnienia u danego przedsiębiorcy. Znajdziemy więc tam liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku zakończenia umowy, wszelkie okresy nieskładkowe, a nawet to, czy u danej osoby występuje postępowanie komornicze. Taki dokument jest potrzebny nie tylko przyszłemu pracodawcy, ale też w przyszłości może pomóc w udokumentowaniu historii zatrudnienia, w przypadku konfliktu z ZUS.

Może jednak się zdarzyć, że na świadectwie pojawią się błędy. Pracownik ma czternaście dni od otrzymania dokumentu, by złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa. Należy to zrobić, jeżeli okaże się, że występują błędy na świadectwie pracy.

W przypadku złożenia takiego wniosku, pracodawca ma siedem dni na ustosunkowanie się do tego. Jeżeli uzna, że były zatrudniony ma rację, to należy wydać nowe świadectwo pracy, z aktualną datą. W przepisach prawa nie ma bowiem miejsca na specjalny dokument, który mógłby być „korektą świadectwa pracy” i zawierać tylko te poprawione informację.

Oczywiście w sytuacji, gdy wydajemy takie nowe świadectwo pracy, warto dołączyć, zwłaszcza do własnej kopii, notatkę informacyjną, dotyczącą tego, co było powodem wystawienia nowego świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca uzna, że świadectwo pracy nie ma błędów i roszczenia pracownika są bezzasadne, to powinien go o tym poinformować, a ten ma czternaście dni na wystąpienie z żądaniem jego sprostowania do Sądu Pracy. Tak samo może postąpić osoba, której były pracodawca nie odpowiedział w żaden sposób na prośbę o poprawę świadectwa pracy.

Czasem może zdarzyć się tak, że błąd na wydanym świadectwie pracy zauważy sam przedsiębiorca, często po dłuższym czasie. W takiej sytuacji, nawet jeżeli były pracownik nie wystąpił z żadną skargą, taki dokument powinien zostać poprawiony. Podobnie jak w powyższej sytuacji, należy wydać całkowicie nowe świadectwo pracy, z aktualna datą. Warto też, wysyłając taki dokument, byłemu pracownikowi, poprosić go o zwrot starego, błędnie wystawionego świadectwa.

Oprócz standardowego świadectwa pracy, przedsiębiorca może wystawić też jego odpis. Robi się to w sytuacjach losowych, gdy np. były pracownik zgłosi się do nas, ponieważ zgubił swoją kopię dokumentu.

W takiej sytuacji drukuje się nową kopię, z dopiskiem iż jest to odpis świadectwa pracy, oraz przekazuje pracownikowi. Jedną kopię należy zachować dla siebie i wpiąć do akt, najlepiej z wydrukowaną prośbą byłego zatrudnionego o wydanie tego dokumentu.

Wystawiając świadectwo pracy, warto też pamiętać, że nie jest to jedyny dokument jaki musimy dać pracownikowi z którym kończymy współpracę. Każda osoba, z którą kończona jest współpraca, powinna uzyskać też pisemną informację, jak długo przechowywana będzie jej dokumentacja i kiedy może się zgłosić po jej odebranie.