Choć większość firm zdążyła już oswoić się z nowym skrótem i ogólnymi zasadami działania systemu, prawdziwy sprawdzian dopiero przed nimi. Wyniki testu „Gotowi na KSeF”, przygotowanego przez Comarch, pokazują, że o ile teoria jest opanowana przyzwoicie, to praktyka wciąż szwankuje.
Teorię KSeF to my mamy w małym palcu
Ponad 1100 firm wzięło udział w pierwszej części testu sprawdzającej wiedzę o KSeF. 89 proc. respondentów wiedziało, jak postąpić w przypadku awarii systemu – fakturę można wystawić offline i wysłać do klienta, a później przesłać ją do KSeF. Równie dobrze wypadły odpowiedzi dotyczące obsługi wysłanych dokumentów – 88 proc. badanych wie, że po wysłaniu faktury przez system nie trzeba już robić nic więcej.
Nieco gorzej poszło z pytaniami wymagającymi znajomości szczegółów. Tylko 71 proc. respondentów wiedziało, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce, w tym podmioty zwolnione z VAT. Tyle samo osób prawidłowo wskazało, że datą wystawienia faktury w nowym systemie będzie dzień jej wysłania do KSeF.
Znacznie trudniejsze okazały się zagadnienia związane z transakcjami zagranicznymi i funkcjonalnością systemu. Jedynie 56 proc. badanych wiedziało, że faktura sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego trafi do KSeF, a do klienta trzeba będzie wysłać osobny wydruk. Jeszcze mniej, bo 45 proc., prawidłowo stwierdziło, że sprzedawca nie ma możliwości sprawdzenia, czy odbiorca pobrał fakturę z systemu.
Technika i integracja – tu zaczynają się schody
Znacznie gorsze wyniki przyniosła druga, praktyczna część testu, w której udział wzięło ok. 300 firm. Sprawdzano w niej m.in. gotowość systemów ERP do integracji z KSeF. Tylko 44 proc. respondentów wskazało, że ich oprogramowanie potrafi automatycznie zarejestrować fakturę zakupu z KSeF, jeśli dokument pochodzi od nowego kontrahenta. Jeszcze słabiej wypadło pytanie o automatyczne parowanie faktur z dokumentami magazynowymi czy zamówieniami – taką funkcję zadeklarowało zaledwie 33 proc. firm.
Część przedsiębiorców miała też problem z podstawowymi kwestiami technicznymi. Przykładowo, na pytanie o możliwość próbnej komunikacji z KSeF poprawnie odpowiedziało 57 proc. uczestników – testy są możliwe, ale wymagają rzeczywistej autoryzacji.
Zdaniem ekspertów Comarch, takie wyniki to sygnał ostrzegawczy. Wiele firm wciąż nie dostrzega, że prawdziwe wyzwanie związane z KSeF to nie tyle jego obsługa w teorii, ile integracja z własnym oprogramowaniem i automatyzacja obiegu faktur. Bez niej KSeF zamiast ułatwienia stanie się uciążliwym obowiązkiem.
Wdrożenie KSeF to rewolucja w fakturowaniu – po 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur VAT będzie możliwe wyłącznie przez ten system, także dla zagranicznych kontrahentów
Oznacza to koniec dotychczasowych przyzwyczajeń i ręcznego przesyłania dokumentów. Jak podkreślają eksperci, kluczem do sukcesu jest przejście z teorii do praktyki: skuteczna integracja ERP z KSeF i automatyzacja procesów, które do tej pory wymagały ręcznej obsługi.
Wyniki testu Comarch są więc jasnym sygnałem: przedsiębiorcy wiedzą, czym jest KSeF, ale wielu z nich wciąż nie jest gotowych, by z niego efektywnie korzystać. Przed firmami kilka intensywnych miesięcy na wdrożenia i szkolenia, bo bez tego KSeF zamiast szansy stanie się problemem.
