Na co uważać wysyłając pismo? Stary prawniczy mit, czyli: „liczy się data stempla pocztowego” nie zawsze się sprawdzi

Codzienne Prawo dołącz do dyskusji (11) 12.01.2020
Na co uważać wysyłając pismo? Stary prawniczy mit, czyli: „liczy się data stempla pocztowego” nie zawsze się sprawdzi

Udostępnij

Radosław Tyburski

W internecie na różnego rodzaju forach bez problemu można natknąć się na dyskusje, w których pada argument, że „liczy się data nadania” albo „liczy się data stempla pocztowego”.  Mylą się w tej sprawie wszyscy – petenci, urzędy, duże firmy. Niestety konsekwencje takiej pomyłki obciążają tylko tę stronę, której zależy na dochowaniu terminu.

Warto więc rozwiać parę błędnych przekonań i podjąć próbę wyjaśnienia, kiedy „data stempla pocztowego” faktycznie odgrywa istotną rolę.

Kiedy liczy się data stempla pocztowego?

Cała historia zaczyna się od tego, że zgodnie z:

  • KPC (art. 165 § 2), który reguluje cywilne postępowanie sądowe,
  • KPA (art. 57 § 5 ust. 2), który reguluje administracyjne postępowanie przed urzędami,
  • PPSA (art. 83 § 3), który reguluje postępowanie sądowe toczące się np. na skutek skargi od decyzji urzędu,
  • KPK (art. 124), który reguluje postępowanie karne,

do zachowania terminu wystarczy nadanie pisma na poczcie.

To oznacza, że pismo kierowane do sądu lub urzędu w ramach postępowania, będzie wniesione w terminie, jeżeli przed jego upływem nadamy je na poczcie. Trzeba jednak pamiętać, że dotyczy to głównie postępowań i warto być pewnym, że ww. przepisy znajdą zastosowanie w sprawie naszego pisma.

Uwaga! We wszystkich ww. przepisach (oprócz KPK – ale dla bezpieczeństwa lepiej nie robić tu wyjątku) mowa jest o operatorze wyznaczonym w rozumieniu prawa pocztowego. To oznacza, że pismo należy nadać za pośrednictwem Poczty Polskiej, która jest operatorem wyznaczonym na lata 2016-2025, zgodnie z Ustawą prawo pocztowe. Do zachowania terminu nie wystarczy więc nadanie go za pośrednictwem innego operatora pocztowego (np. InPost czy kurier). W takiej sytuacji będzie się liczyć data wpływu pisma do sądu, a nie data nadania.

Czytaj też: 

Kiedy nie liczy się data stempla pocztowego?

Powyższe powoduje, że wiele osób przenosi zasady z postępowań sądowych i administracyjnych na codzienne sytuacje. Przykładowe pytanie z forum:

Odpowiedź brzmi: data otrzymania pracy przez organizatora. Jeżeli w regulaminie konkursu nie ma wyraźnego punktu, który mówi, że dla zachowania terminu wystarczy nadanie pracy na poczcie (czasami można znaleźć gdzieś też skrótową wzmiankę np. w ogłoszeniu „liczy się data stempla pocztowego”), liczy się data wpływu.

Pozostaje mieć nadzieję, że organizator okaże się w takiej sytuacji wyrozumiały. Ale przecież nie musi, a nawet nie powinien – zasady konkursu powinny być równe dla wszystkich.

Innym przykładem, który pokazuje, że niezrozumienie tej zasady może mieć poważne konsekwencje, jest np. wypowiedzenie umowy najmu. Przykładowy problem:

W umowie przewidziano zapis, zgodnie z którym wypowiedzenie umowy możliwe jest na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie wysłałem pocztą 29 marca. Wynajmujący twierdzi, że pismo otrzymał dopiero w kwietniu, dlatego umowa zakończy się pod koniec maja. Ale ja przecież mam potwierdzenie z poczty, że wysłałem pismo pocztą 29 marca, więc umowa rozwiązuje się z końcem kwietnia!

W takim wypadku, jeżeli w umowie nie ma żadnego zapisu, zgodnie z którym liczy się data stempla pocztowego, umowa zakończy się z końcem maja, mimo że najemca nadał pismo już w marcu.

To, że liczy się data wpływu, wynika z art. 61 § 1 KC:

Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Co to w praktyce oznacza?

Pismo np. z wypowiedzeniem umowy najmu zawiera nasze oświadczenie woli wobec innej osoby. Wysyłając je pocztą momentem złożenia oświadczenia będzie chwila, w której adresat miał możliwość zapoznania się z pismem. „Możność zapoznania się z treścią” pisma nie znaczy jednak, że chwilą złożenia oświadczenia woli jest moment, w którym adresat znajdzie chwilę, żeby zaparzyć sobie herbatę i łaskawie oddać się lekturze naszego pisma. Wszyscy wiemy, że to bez sensu – każdy mógłby odkładać to tygodniami. Orzecznictwo potwierdza, że najczęściej będzie to dzień próby pierwszego doręczenia.

Uwaga! Tutaj mała porada – dlatego tak ważne jest, żeby nadawać ważne pisma co najmniej listem poleconym. Poczta Polska umożliwia śledzenie takich przesyłek w internecie i dokładne sprawdzenie, kiedy nastąpiła pierwsza próba doręczenia. Dotarcie do koperty, celem sprawdzenia daty stempla może być problematyczne.

Oczywiście, może się zdarzyć, że kogoś faktycznie w domu przy pierwszej próbie doręczenia nie będzie. Ale ryzyko (a więc i konsekwencje) najczęściej będzie obciążać adresata, ewentualnie to adresat będzie miał obowiązek wykazania, że faktycznie nie mógł odebrać pisma już przy pierwszej próbie doręczenia.

Dokładniej tłumaczy to Sąd Apelacyjny w Warszawie w jednym z wyroków z dnia 10.02.2014 r. sygn. akt I ACa 1481/13:

W razie zwrotu niedostarczonej przesyłki, za chwilę złożenia oświadczenia woli należy uznać moment, w którym korespondencja mogła i powinna być doręczona drugiej stronie. Będzie to dzień, w którym po raz pierwszy próbowano doręczyć przesyłkę pod właściwym adresem. Data taka będzie zwykle uwidoczniona na zwróconej przesyłce w postaci odpowiedniej adnotacji doręczyciela. Nawet jeśli w rzeczywistości nie doszło do odebrania lub odczytania przesłanego oświadczenia, ryzyko z tym związane będzie obciążać adresata, gdyż kodeks cywilny stanowi o możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia. Z tych względów odmowa przyjęcia wręczanego pisma, nieodebranie prawidłowo awizowanego listu, nieprzekazanie przesyłki przez dorosłego domownika lub pracownika, nieprzeczytanie lub przypadkowe wykasowanie wiadomości SMS, czy też niewydrukowanie tekstu zapamiętanego przez maszynę faksową nie mogą stanowić powodów dla stwierdzenia, że oświadczenie woli nie zostało złożone.

Tutaj od razu warto wyjaśnić, że adresat nie zawsze będzie mógł wymyślać tysiące powodów, przez które nie mógł odebrać pisma. Co do zasady powinien nadawcę poinformować o tym, że nie będzie na miejscu i nie będzie odbierał korespondencji. Fragment innego wyroku z powołaniem się na komentarz prawniczy:

Jeżeli nadawca oświadczenia ma prawo spodziewać się, że odbiorca będzie przebywał w miejscu, dokąd doręcza się oświadczenie, to decydujący dla uznania go za doręczone jest co do zasady moment dostarczenia go w to miejsce. W praktyce miejsce to stanowi albo miejsce zamieszkania zainteresowanej osoby, albo miejsce jej stałej aktywności. Konsekwencje faktycznej niemożności odbioru obciążają adresata, chyba że nadawca wiedział, że w miejscu, do którego doręcza oświadczenie jego adresata nie zastanie (zob. M. Safjan w: K. Pietrzykowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, tom 1, Warszawa 2016, komentarz do art. 61 k.c.).

O tym, że liczy się data stempla pocztowego, może mówić nie tylko umowa czy regulamin, ale też ustawa

Przykładem takiego terminu jest 14-dniowy termin do odstąpienia od umowy zawartej na odległość przez konsumenta z przedsiębiorcą  lub poza lokalem przedsiębiorstwa.

Zgodnie z art. 30 ust. 2 Ustawy o prawach konsumenta „do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem”.

Przykładowo, wpis na jednym z forów zgodnie z którym, to operator komórkowy nie wiedział, że liczy się data stempla pocztowego:

Odstąpiłem więc od umowy zawartej na odległość, wysyłając 12 grudnia stosowne oświadczenie (mam potwierdzenie nadania). Operator twierdzi, że moje pismo wpłynęło do nich dopiero 29 grudnia, a zatem nie dochowałem obowiązujących terminów (ponieważ podobno decyduje data wpływu mojego pisma, a nie stempla pocztowego jak to jest zwyczajowo przyjęte)

Oczywiście data stempla pocztowego będzie się liczyć, zakładając, że użytkownikowi faktycznie chodziło o 14-dniowy termin do odstąpienia od umowy zgodnie z ww. ustawą.

W przypadku np. wypowiedzenia umowy w trakcie trwania usługi nie ma przepisu, który wiązałby termin złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu z datą nadania na poczcie. W takiej sytuacji liczy się więc data otrzymania pisma przez operatora. Konkretne postanowienia w tym przedmiocie najczęściej można znaleźć w umowie.

Inny problem – nie do końca związany z zachowaniem terminu, ale też bardzo ważny

Przykładowo w przypadku świadczenia 500 plus, Ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci stanowi w art. 18 ust. 2:

Prawo do świadczenia wychowawczego ustala się, począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami (…).

To oznacza, że świadczenie dostaniemy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek. Nie liczy się więc data nadania, a data wpłynięcia. Udało mi się nawet znaleźć dyskusję na forum urzędników, w którsię o to, od którego miesiąca należy się świadczenie:

 

Podobnie będzie np. w sprawie świadczeń pielęgnacyjnych i rodzicielskich. Zgodnie z art. 24 ust. 2 Ustawy o świadczeniach rodzinnych:

Prawo do świadczeń rodzinnych ustala się od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, do końca okresu zasiłkowego.

Powyższe potwierdziły także sądy administracyjne. Patrz np.: wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 7 marca 2017 r. sygn. akt II SA/Bd 1548/16 ws. 500 plus i wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 19 maja 2010 r., sygn. akt II SA/Bd 299/10 ws. świadczeń rodzinnych)

Mit, że zawsze liczy się data stempla pocztowego ma się dobrze

Obserwując zastosowanie tej zasady w praktyce na myśl często przychodzi przysłowie o kościele. Niby słychać, że dzwonią, ale nie wiadomo w którym kościele.

Jak pokazują powyższe przykłady, przed wysłaniem pisma warto upewnić się, że na pewno w naszym przypadku data stempla pocztowego wystarczy. Wysłanie pisma wydaje się proste, ale jak widać – nie zawsze. Czasami nie jest to oczywiste, a często sprawia problemy nawet osobom, które prawo stosują. Błędne przekonanie na ten temat może nas narazić na poważną stratę. Nie warto posiłkować się wiedzą z forów, tylko opierać się na konkretnych przepisach. W razie wątpliwości zawsze można po prostu skorzystać z porady prawnika.