Pracodawca może nagrywać pracowników, ale tylko pod pewnymi warunkami. Czy oni z kolei mogą żądać kopii tych nagrań?

Monitoring wizyjny w miejscu pracy

W świetle regulacji obowiązujących na gruncie polskim, kluczowym aktem prawnym, który powinien zgłębić pracodawca zamierzający skorzystać w miejscu z pracy z monitoringu wizyjnego jest kodeks pracy. Przedmiotowy akt prawny umożliwia zainstalowanie przez pracodawcę systemu monitoringu wizyjnego, jednak wprowadza szereg obowiązków, które spoczywają na pracodawcy w takiej sytuacji. Zgodnie z art. 22² § 1 kodeksu pracy:

Zgodnie z brzmieniem przytoczonego przepisu, zainstalowanie monitoringu w pracy musi być uzasadnione zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom, ochroną mienia, kontrolą produkcji lub zabezpieczeniem informacji, których udostępnienie mogłoby wiązać się z poniesieniem szkody przez pracodawcę. Katalog przesłanek legalizujących zainstalowanie przez pracodawcę monitoringu jest dość szeroki, a pierwsza z nich, wedle której rozwiązanie to ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom sprawia, że spore grono pracodawców wykorzystuje monitoring wizyjny w swoich przedsiębiorstwach.

Monitoring wizyjny w pracy: kodeks pracy przewiduje, że nie wszystkie pomieszczenia mogą zostać objęte monitoringiem

Rzeczą oczywistą jest, że dbałość o bezpieczeństwo pracowników nie może naruszać ich prawa do prywatności. Kwestię tę przewidział ustawodawca, decydując się na wprowadzenie do kodeksu pracy regulacji ograniczającej możliwość stosowania kamer w miejscach, których monitorowanie mogłoby wiązać się z naruszeniem prywatności pracowników. Jak wynika z art. 22² § 2 kodeksu pracy:

Jak widać, pracodawca może w wyjątkowych sytuacjach zainstalować monitoring również w pomieszczeniach sanitarnych, jednak rozwiązanie to nie może naruszać dóbr osobistych pracowników oraz musi wiązać się z realizacją celu wynikającego z art. 22² § 1 kodeksu pracy. Ponadto, pracodawca przed zainstalowaniem monitoringu zobowiązany jest do pozyskania zgody organizacji związkowej, a w przypadku, gdy w miejscu pracy nie funkcjonuje organizacja związkowa, przedstawicieli pracowników.

Pracownicy muszą zostać należycie poinformowani

Z kodeksu pracy wynika, że pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracowników o tym, że w miejscu pracy zostanie zainstalowany monitoring wizyjny, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 kodeksu pracy). Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca zobowiązany jest do udostępnienia na piśmie informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 6 kodeksu pracy). Przedmiotowe informacje powinny znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22² § 8 kodeksu pracy). Co więcej, pracodawca zobowiązany jest do oznaczenia pomieszczeń i terenów monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 22² § 9 kodeksu pracy).

Monitoring wizyjny a RODO

Wejście w życie RODO spowodowało, że pracodawcy muszą zachować szczególną dbałość o wykorzystywanie rozwiązań monitoringu wizyjnego w sposób zgodny z regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych. Zwraca na to uwagę również Urząd Ochrony Danych Osobowych na swojej stronie internetowej. Zdaniem Urzędu:

UODO podkreśla, że konieczne jest wyraźne oznaczenie monitorowanych pomieszczeń oraz terenów

Na uwagę zasługują przekazane przez UODO informacje dotyczące sposobu oznaczania pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem:

UODO ostrzega przed stosowaniem kamer rejestrujących dźwięk

UODO wskazuje, że wykorzystywanie przez pracodawcę rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych osobowych. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu:

Pracownikowi przysługuje uprawnienie do żądania kopii nagrań zawierających jego wizerunek

W stanowisku UODO uwzględniono jeszcze jedną bardzo istotną kwestię dotyczącą wykorzystywania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Jak wskazuje regulator: