Pracodawca może nagrywać pracowników, ale tylko pod pewnymi warunkami. Czy oni z kolei mogą żądać kopii tych nagrań?

Praca Prywatność i bezpieczeństwo dołącz do dyskusji (5) 13.08.2020
Pracodawca może nagrywać pracowników, ale tylko pod pewnymi warunkami. Czy oni z kolei mogą żądać kopii tych nagrań?

Kamila Sienkiewicz-Twardy

Zainstalowanie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę musi zostać dokonane w sposób zgodny z przepisami z zakresu prawa pracy.

Monitoring wizyjny w miejscu pracy

W świetle regulacji obowiązujących na gruncie polskim, kluczowym aktem prawnym, który powinien zgłębić pracodawca zamierzający skorzystać w miejscu z pracy z monitoringu wizyjnego jest kodeks pracy. Przedmiotowy akt prawny umożliwia zainstalowanie przez pracodawcę systemu monitoringu wizyjnego, jednak wprowadza szereg obowiązków, które spoczywają na pracodawcy w takiej sytuacji. Zgodnie z art. 222 § 1 kodeksu pracy:

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Zgodnie z brzmieniem przytoczonego przepisu, zainstalowanie monitoringu w pracy musi być uzasadnione zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom, ochroną mienia, kontrolą produkcji lub zabezpieczeniem informacji, których udostępnienie mogłoby wiązać się z poniesieniem szkody przez pracodawcę. Katalog przesłanek legalizujących zainstalowanie przez pracodawcę monitoringu jest dość szeroki, a pierwsza z nich, wedle której rozwiązanie to ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom sprawia, że spore grono pracodawców wykorzystuje monitoring wizyjny w swoich przedsiębiorstwach.

Monitoring wizyjny w pracy: kodeks pracy przewiduje, że nie wszystkie pomieszczenia mogą zostać objęte monitoringiem

Rzeczą oczywistą jest, że dbałość o bezpieczeństwo pracowników nie może naruszać ich prawa do prywatności. Kwestię tę przewidział ustawodawca, decydując się na wprowadzenie do kodeksu pracy regulacji ograniczającej możliwość stosowania kamer w miejscach, których monitorowanie mogłoby wiązać się z naruszeniem prywatności pracowników. Jak wynika z art. 222 § 2 kodeksu pracy:

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jak widać, pracodawca może w wyjątkowych sytuacjach zainstalować monitoring również w pomieszczeniach sanitarnych, jednak rozwiązanie to nie może naruszać dóbr osobistych pracowników oraz musi wiązać się z realizacją celu wynikającego z art. 222 § 1 kodeksu pracy. Ponadto, pracodawca przed zainstalowaniem monitoringu zobowiązany jest do pozyskania zgody organizacji związkowej, a w przypadku, gdy w miejscu pracy nie funkcjonuje organizacja związkowa, przedstawicieli pracowników.

Pracownicy muszą zostać należycie poinformowani

Z kodeksu pracy wynika, że pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracowników o tym, że w miejscu pracy zostanie zainstalowany monitoring wizyjny, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 kodeksu pracy). Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca zobowiązany jest do udostępnienia na piśmie informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 6 kodeksu pracy). Przedmiotowe informacje powinny znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 222 § 8 kodeksu pracy). Co więcej, pracodawca zobowiązany jest do oznaczenia pomieszczeń i terenów monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 222 § 9 kodeksu pracy).

Monitoring wizyjny a RODO

Wejście w życie RODO spowodowało, że pracodawcy muszą zachować szczególną dbałość o wykorzystywanie rozwiązań monitoringu wizyjnego w sposób zgodny z regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych. Zwraca na to uwagę również Urząd Ochrony Danych Osobowych na swojej stronie internetowej. Zdaniem Urzędu:

Pracodawca korzystający z monitoringu powinien poinformować osoby, które potencjalnie mogą zostać nim objęte, o tym, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty. Powinien spełnić także obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli m.in.  podać swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania, okres przetwarzania danych – co ma również istotne znaczenie dla dochodzenia roszczeń, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych.

UODO podkreśla, że konieczne jest wyraźne oznaczenie monitorowanych pomieszczeń oraz terenów

Na uwagę zasługują przekazane przez UODO informacje dotyczące sposobu oznaczania pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem:

Tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc. Ich wymiary muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer. (…) nie jest jednak wystarczające oznaczenie obszaru objętego monitoringiem jedynie piktogramami. Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania wszystkich informacji wskazanych w tym przepisie przy tabliczce informacyjnej. W takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie warstwowych not informacyjnych. A więc na tablicy wystarczające mogą być informacje o tym przez kogo, w jakim celu i na jakich podstawach prawnych jest prowadzony monitoring oraz dane kontaktowe IOD, jeżeli został powołany. Należy także poinformować jaki obszar obejmuje monitoring, jakie prawa ma osoba obserwowania oraz gdzie możemy zapoznać się z dodatkowymi informacjami na ten temat.

UODO ostrzega przed stosowaniem kamer rejestrujących dźwięk

UODO wskazuje, że wykorzystywanie przez pracodawcę rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych osobowych. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu:

Monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Co za tym idzie – monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną.

Pracownikowi przysługuje uprawnienie do żądania kopii nagrań zawierających jego wizerunek

W stanowisku UODO uwzględniono jeszcze jedną bardzo istotną kwestię dotyczącą wykorzystywania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Jak wskazuje regulator:

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO – Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu (np. kopię nagrań monitoringu). Jeżeli osoba ta zwraca się o kopię drogą elektroniczną, i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.