Ochrona firmowego mienia to z pewnością ważny cel. Niekiedy warto także nadzorować pracę personelu. Trzeba jednak uważać, czy kontrola z naszej strony nie jest przesadna. Tak się bowiem składa, że monitorowanie pracowników ściśle regulują przepisy kodeksu pracy. Nie wolno nam na przykład nagrywać dźwięku. Podlegamy także kilku innym ograniczeniom.
Monitorowanie pracowników jest dopuszczalne tylko w szczególnych przypadkach
Ochrona prywatności w ostatnich latach stała się ważnym tematem z punktu widzenia przepisów tworzonych na szczeblu krajowym oraz europejskim. Nic więc dziwnego, że znajdziemy je także w aktach prawnych bezpośrednio dotyczących pracowników. Nie da się ukryć, że wiele firm stara się zabezpieczyć swoje mienie przed kradzieżą. Dotyczy to nie tylko personelu, ale także niepożądanych gości z zewnątrz. W grę wchodzi także konieczność ochrony firmowych tajemnic, pilnowania procesu produkcji, a nawet chęć sprawdzania, czy pracownicy rzeczywiście pracują wtedy, kiedy powinni.
Jak odnosi się do tych uzasadnionych potrzeb ustawodawca? Odpowiedź na tak postawione pytanie znajdziemy w art. 22² kodeksu pracy. Przepis ten określa, kiedy możemy sobie pozwolić na monitorowanie pracowników, oraz w jaki sposób powinno się ono odbywać. Uwzględnia on właściwie wszystkie przesłanki, o których wspominałem wyżej.
§1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)
Monitoring nie może się znajdować we wszystkich pomieszczeniach wykorzystywanych przez pracowników. Zgodnie z §1¹ nie wolno nam umieszczać kamer w tych, które udostępniliśmy zakładowej organizacji związkowej. Chodzi z pewnością o uniknięcie szpiegowania związkowców przez pracodawcę.
§2 wyraźnie zabrania nam instalowania monitoringu w tych pomieszczeniach, w których pracownicy powinni mieć zapewnione szczególne pokłady prywatności. Mam na myśli łazienki, ubikacje, inne pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie. W tym przypadku istnieje pewien wyjątek. Ustawa dopuszcza instalację kamer, o ile jest to niezbędne do realizacji uprawnionych celów wskazanych w §1, a zastosowane przez nas środki nie naruszają godności i innych dóbr osobistych pracowników. Musimy też uzyskać zgodę zakładowego związku zawodowego albo samych pracowników.
Nie wolno nam nagrywać rozmów i innych dźwięków, za to możemy kontrolować pocztę elektroniczną pracowników
Nie bez powodu wspomniałem wyżej o kamerach. Co jednak z rejestrowaniem dźwięku? §3 nie pozostawia nam złudzeń co do odpowiedzi na tak postawione pytanie.
§3 Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
Skoro przepis wspomina jedynie o obrazie, to należy przyjąć, że nagrania dźwięku są absolutnie niedozwolone. Warto przy tym wspomnieć, że po upływie okresu wymaganego przechowywania nagrań, musimy je zniszczyć. Termin 3 miesięcy może zostać przedłużony, jeśli akurat stanowią albo mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa.
Jak się łatwo domyślić, monitorowanie pracowników nie może być czymś, co przed nimi zataimy. Na pracodawcy ciąży obowiązek określenia zasad jego stosowania w regulaminie pracy. Gdy wprowadzimy kamery do naszej firmy, musimy o tym poinformować personel. Musimy także informować o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu każdego nowoprzyjętego pracownika. Jakby tego było mało, mamy obowiązek wyraźnie oznaczyć pomieszczenia, w których akurat stosujemy kamery.
Co ciekawe, kodeks pracy dopuszcza jeszcze jedną formę monitorowania pracowników. Mam na myśli kontrolę wykorzystywanej przez nich poczty elektronicznej. W tym przypadku interesuje nas art. 22³.
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
[…]
Zasady informowania pracowników o przyczynach i metodologii stosowania monitoringu ich skrzynek e-mail oraz służbowych komputerów są identyczne jak w przypadku kamer.
