Chcesz łatwo podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Wszystko co musisz o nim wiedzieć

Prywatność i bezpieczeństwo Technologie dołącz do dyskusji (3) 17.05.2021
Chcesz łatwo podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Wszystko co musisz o nim wiedzieć

Maciej Wąsowski

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś niemal nieodłącznym elementem wyposażenia polskich przedsiębiorców. 

E-podpis stał się również bardzo przydatnym narzędziem pracy dla lekarzy, prawników i innych zawodów, gdzie liczy się sprawna i szybka komunikacja z administracją publiczną czy klientami. Zastosowanie cyfrowego podpisu niesie za sobą wiele korzyści i oszczędności, dzięki którym już nigdy nie wrócisz do tradycyjnego podpisywania papierowych dokumentów. Przygotowaliśmy dla Was małe kompendium, z którego dowiecie się czym jest e-podpis, jakie są jego atuty oraz dlaczego przechodząc na cyfrowy obieg dokumentów wyprzedzicie swoją konkurencję.

Niedawno minął pierwszy rok, odkąd wielu polskich pracowników zmieniło miejsce pracy z firmowego biura na domowy gabinet. Niedawne jeszcze spotkania współpracowników w salach konferencyjnych czy biznesowe obiady z klientem w restauracji zostały zastąpione wideokonferencjami w Microsoft Teams czy Google Meet. Nie wszystkie sprawy da się jednak załatwić przez połączenie wideo, a tradycyjny obieg dokumentów to nie tylko koszt papieru, wydruku czy wysyłki, ale przede wszystkim koszt czasu, który w biznesie odgrywa kluczową rolę.  W czasach społecznej izolacji, kładzenia nacisku na zdalną obsługę klienta oraz wdrażania w firmach elektronicznego obiegu dokumentów – jeszcze nigdy w historii cyfrowe uwierzytelnienie certyfikatem kwalifikowanym nie odgrywało tak ważnej i przydatnej roli jak dziś. Dlaczego podpis kwalifikowany to istny must have dzisiejszych czasów?

Kwalifikowany podpis elektroniczny – czym jest?

Na polskim rynku istnieje kilku dostawców kwalifikowanych usług zaufania (zrzeszeni na liście Narodowego Centrum Certyfikacji – NCCERT), a od niedawna ich oferta została wzbogacona o podpisy oparte o technologię chmurową. Zrezygnowanie z karty kryptograficznej i czytnika o wiele bardziej pasuje do dzisiejszego, dynamicznego biznesu. Dlatego też podpis mobilny jest coraz częściej wybieraną alternatywą w stosunku do tradycyjnych podpisów na kartach.

O jego zaletach przekonują się już nie tylko przedsiębiorcy, ponieważ  e-podpis jest coraz częściej wykorzystywany przez osoby fizyczne do załatwiania codziennych spraw. Jako właściciel podpisu kwalifikowanego możesz podpisywać dokumenty elektronicznie z dowolnego miejsca. Potrzebujesz jedynie smartfona lub tabletu z dostępem do Internetu i zainstalowanej bezpłatnej aplikacji SimplySign na Android lub iOS. Wystarczy chwila, aby opatrzyć dokumentem własnym e-podpisem oraz przesłać go mailem drugiej stronie – to takie proste!

Podpisem elektronicznym, tak samo jak podpisem odręcznym podpiszesz firmowe dokumenty (w tym finansowe, księgowe czy umowy), elektroniczne faktury, raporty dla urzędów (w tym ZUS i eKRS), dokumentacją medyczną (e-recepty) i… wiele więcej. W tym aspekcie nie ma w zasadzie ograniczeń.

Co podpis kwalifikowany zapewnia użytkownikom?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jako elektroniczne narzędzie zaufanego poświadczenia Twojej tożsamości, zapewni Ci oraz odbiorcom dokumentów opatrzonych Twoim e-podpisem:

 

  1. Integralność – dokument opatrzony certyfikatem kwalifikowanym daje gwarancję integralności treści pliku. Jeżeli ktoś wprowadziłby jakąkolwiek zmianę po złożeniu sygnatury, program weryfikujący natychmiast wskaże błąd podpisu.
  2. Uwierzytelnienie nadawcy – podpis kwalifikowany jest przypisany do jednej osoby fizycznej, zweryfikowanej na podstawie dokumentu tożsamości. Tylko ta jedna osoba zna kod PIN do swojego certyfikatu, a więc jest to wiarygodne źródło identyfikacji osoby, która podpisała plik.
  3. Niezaprzeczalność – podpis elektroniczny jest równorzędny z podpisem odręcznym, a więc w przypadku egzekwowania treści podpisanego dokumentu, np. umowy handlowej, stanowi on pełnoprawny dowód w postępowaniu sądowym. Strony nie mogą wyprzeć się podpisania dokumentu, jeżeli w pliku znalazł się ich podpis elektroniczny.
  4. Oszczędność – dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów z podpisem kwalifikowanym oszczędzasz nie tylko czas, ale również pieniądze. Nie potrzebujesz już ryz papieru, drukarek, stania na poczcie czy obszernych archiwów – wszystkie dokumenty tworzysz, podpisujesz, udostępniasz i archiwizujesz elektronicznie.
  5. Bezpieczeństwo – zgodnie z obowiązującymi regulacjami dokumenty w formie papierowej, na których znajdują się dane różnych podmiotów przed wyrzuceniem do śmieci powinny ulec zniszczeniu. Archiwizacja w formie fizycznej nakłada więc na nas dodatkową odpowiedzialność, od której łatwo możemy się uwolnić, wybierając cyfrowe przechowywanie całej dokumentacji.

Kto może korzystać z podpisu elektronicznego?

Odpowiedź jest zaskakująco prosta, bowiem z podpisu elektronicznego może korzystać każda osoba fizyczna (poniżej 18 roku życia za przyzwoleniem opiekuna prawnego), która w swoim imieniu może podpisywać dokumenty prywatne (certyfikat osobisty) lub dokumenty i pliki firmowe (certyfikat biznesowy z dodatkowymi danymi).

Gdzie kupić podpis kwalifikowany?

W Polsce funkcjonuje 5 centr certyfikacji, które upoważnione są do świadczenia usług kwalifikowanego poświadczania tożsamości, w tym do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego. Wokół wydawców skupione są firmy, które oferują na rynku zakup podpisu elektronicznego. W tym aspekcie warto zwrócić uwagę na cenę zakupu podpisu, ponieważ w zależności od wybranego resellera i koszyka dodatkowych usług, wartość zamówienia może różnić się nawet o kilkaset złotych. Jako redakcja bezprawnik.pl rekomendujemy wybór sprawdzonego i przystępnego cenowo dostawcy podpisów kwalifikowanych – firmę home.pl, dostarczającą polskim klientom e-podpis SimplySign by Asseco. 

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego jest procesem prostym, wystarczy dopełnić kilku formalności, aby w niedługim czasie móc podpisywać dokumenty elektroniczne.

Pierwszym krokiem jest wybór dostawcy podpisu kwalifikowanego, np. wspomniany już podpis kwalifikowany od home.pl.  Jeżeli będzie to Twój pierwszy e-podpis, wybierz – Nowy podpis.  Jeżeli posiadasz już SimplySign i certyfikat nie utracił jeszcze ważności, wybierz – Odnowienie podpisu. Drugim parametrem, który należy wybrać jest okres ważności certyfikatu, tj. czas, w którym będziesz mógł podpisywać dokumenty swoim e-podpisem. Dostępne warianty do jeden rok, dwa lub trzy lata. Nie obawiaj się o przegapienie terminu wygaśnięcia certyfikatu. Przed końcem ważności e-podpisu wydawca będzie regularnie przypominał o możliwości jego odnowienia, dzięki czemu zachowasz ciągłość działania narzędzia do składania cyfrowych podpisów i nie będzie konieczności ponownego przechodzenia przez proces weryfikacji dokumentu tożsamości.

Drugi krok to wypełnienie formularza z danymi, które znajdą się w certyfikacie. Link do niego znajdziesz w mailu po wykupieniu subskrypcji podpisu SimplySign. W tym kroku zdecyduj, czy Twój podpis będzie zawierał jedynie Twoje dane (informacje o osoby fizycznej do zastosowań prywatnych), czy chcesz dodać do certyfikatu dane firmowe (certyfikat z dodatkowymi danymi od rozwiązań biznesowych). Sprawdź dokładnie wprowadzone dane, a następnie wygeneruj dokumenty z formularza.

Krok trzeci to weryfikacja tożsamości na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu. Potwierdzenie tożsamości jest procedurą jednorazową (o ile certyfikat nie wygasł) i nie powinna zająć więcej niż godzinę. Aby zweryfikować swoją tożsamość skontaktuj się z Punktem Partnerskim Certum, Punktem Rejestracji lub dopełnij formalności u notariusza (notariusz składa poświadczenie tożsamości na załączniku nr 1 do umowy, który wygenerowałeś w drugim kroku). Następnie przekaż dokumenty do Centrum Certyfikacji (przez punkt weryfikujący tożsamość lub osobiście), które w niedługim czasie wyda dla Ciebie podpis kwalifikowany.

Firma home.pl przygotowała dla swoich klientów specjalną zniżkę na dodatkowe koszty związane z weryfikacją podpisu. Dzięki rozpoczęciu współpracy z Punktem Potwierdzania Tożsamości eSIGN, koszt usługi wyniesie 150 zł netto (cena standardowa 250zł netto). Po dokonaniu zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego  SimplySign by Asseco wystarczy zgłosić się do eSIGN wraz z fakturą potwierdzającą zakup certyfikatu w home.pl.

Co należy posiadać, aby korzystać z e-podpisów SimplySign by Asseco?

SimplySign jest pierwszym dostępnym w Polsce mobilnym podpisem kwalifikowanym dostępnym bez karty i czytnika. Z certyfikatu SimplySign możemy korzystać zarówno za pomocą dedykowanej aplikacji na smartfon/tablet jak i programu na komputer – SimplySign Desktop. Jak wynika z raportu „Badania opinii publicznej w zakresie funkcjonowania rynku usług telekomunikacyjnych oraz preferencji konsumentów„, przeprowadzonego w 2019 roku przez Urząd Komunikacji Elektronicznej, aż 92,9% Polaków korzysta ze smartfona, a 70,5% jest użytkownikami Internetu. Tak duża cyfryzacja społeczeństwa ma swoje odzwierciedlenie w rozwoju usług elektronicznej tożsamości, czyli ewolucji z certyfikatu na karcie kryptograficznej wymagającej czytnika i komputera do w pełni mobilnej aplikacji podpisu kwalifikowanego w chmurze – SimplySign.

Aby korzystać z podpisu mobilnego należy pobrać:

  • Aplikację mobilną SimplySign na smartfon z iOS lub Android (do mobilnego podpisywania dokumentów i generowania jednorazowych kodów TOKEN)
  • Bezpłatne oprogramowanie SimplySign Desktop (do składania podpisów na komputerze)
  • Narzędzie do podpisywania dokumentów na komputerze, np. ProCertum SmartSign (dowolny rodzaj pliku) lub Adobe Reader DC (podpisywanie dokumentów PDF).

Jak działa podpis mobilny SimplySign?

Intuicyjny oraz niezwykle prosty w użyciu – tym charakteryzuje się kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign. Wystarczą zaledwie 3 kroki, aby podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym na smartfonie z dostępem do Internetu:

  • Otwórz dokument PDF na urządzeniu mobilnym w aplikacji SimplySign
  • Przeczytaj zawartość, umieść faksymile i wpisz PIN autoryzacyjny
  • Dokument został podpisany, możesz teraz przesłać go mailem do kolejnych osób, zachować w pamięci urządzenia mobilnego lub zarchiwizować na firmowym serwerze w chmurze.

Podpis mobilny zachował również wszystkie właściwości swojego poprzednika, a więc certyfikatu na karcie kryptograficznej. Tak więc do podpisu bez problemu skorzystasz także z komputera, aby podpisać dokument w PDF za pomocą Adobe Reader DC lub plik o niemal dowolnym rozszerzeniu (w tym również PDF) korzystając z programu ProCertum SmartSign. Aby podpisać dokument w Adobe Reader DC:

  • Otwórz dokument PDF
  • Z prawego, bocznego menu wybierz: Więcej narzędzi, a następnie: Certyfikaty
  • Z górnej belki wybierz: Podpisz cyfrowo
  • Wybierz certyfikat, którym złożysz podpis i kliknij: Kontynuuj
  • Skonfiguruj wygląd graficzny i zawartość danych w wizualizacji podpisu i kliknij: Podpisz
  • Wprowadź kod OTP z aplikacji mobilnej SimplySign
  • Wybierz miejsce zapisu podpisywanego pliku i wpisz nazwę, kliknij: Zapisz
  • Wpisz kod PIN i kliknij: OK
  • Dokument został opatrzony podpisem kwalifikowanym w formacie PAdES.

Przykład wizualizacji podpisu kwalifikowanego w Adobe Reader DC. Po lewo cyfrowy podpis firmowy, używany w celach biznesowych, po prawo podpis osobisty do użytku prywatnego. Złożenie dwóch podpisów zajęło mniej niż 1 minutę.

W sytuacji, gdy potrzebujesz podpisać plik w innym formacje niż PDF, np. roczne zeznanie finansowe w Excel na potrzeby e-KRS, skorzystaj z programu ProCertum SmartSign.

  • Otwórz ProCertum SmartSign
  • Dodaj plik z komputera i kliknij: Podpisz
  • Opcjonalnie dodaj powód podpisu, np. Zatwierdzenie umowy z ramienia spółki xyz.
  • Wybierz certyfikat, którym podpiszesz plik i kliknij: OK
  • Wpisz PIN i kliknij: Podpisz
  • Plik został opatrzony podpisem kwalifikowanym w formacie XAdES.

Przykład opatrzonego podpisem kwalifikowanym pliku Excel (rozszerzenie .xlsx) w ProCertum SmartSign.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest wiążący?

Podpis elektroniczny w Polsce jest oparty o międzynarodowe standardy i przepisy prawa, w tym europejski eIDAS, co daje gwarancję respektowania podpisu elektronicznie nie tylko na ternie kraju, ale również poza jego granicami. Skutki prawne opatrzenia dokumentu elektronicznego podpisem cyfrowym zostały ujęte również w prawie krajowym. Art. 78 kodeksu cywilnego wskazuje ujednolicenie kwalifikowanego podpisu elektroniczne z podpisem własnoręcznym, a więc co do zasady żaden podmiot nie może odmówić przyjęcia dokumentu opatrzonego cyfrowym podpisem opartym o certyfikat kwalifikowany.

Co sądzisz o podpisie mobilnym SimplySign?

Zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym kieruję się zasadą, że warto być o krok do przodu przed innymi i podążać za szansami, jakie dają nam panujące trendy. Dlatego z chęcią korzystam z podpisu SimplySign, który ułatwia mi wiele codziennych spraw, zarówno w firmie, jak i w domu. A Ty co sądzisz o podpisie kwalifikowanym?

Artykuł powstał we współpracy z Home.pl