Wielu problemów można uniknąć, weryfikując kontrahentów przed zawarciem umowy. Jest co najmniej kilka sposobów, by to zrobić

Firma dołącz do dyskusji (17) 29.11.2021
Wielu problemów można uniknąć, weryfikując kontrahentów przed zawarciem umowy. Jest co najmniej kilka sposobów, by to zrobić

Joanna Majkowska

Niezależnie od branży, w jakiej się działa, można trafić zarówno na kontrahentów, z którymi świetnie się współpracuje, jak i wręcz przeciwnie – na tych, których lepiej omijać szerokim łukiem. Nie jest to jednak tylko kwestia przypadku. To, z jakimi osobami będzie się współpracować, w dużej mierze zależy od kroków podejmowanych już na samym początku. Istnieją sposoby na weryfikację kontrahenta, które pozwolą uniknąć, a przynajmniej zminimalizować liczbę niekorzystnych współprac.

Sposoby na weryfikację kontrahenta

Większość przedstawionych niżej sposobów na weryfikację kontrahenta jest zresztą powszechnie znana. Problem w tym, że kiedy pojawia się perspektywa nawiązania świetnej współpracy albo czas goni, wiele osób zapomina, by zastosować je w praktyce. A potem okazuje się, że kontrahent spóźnia się z płatnością, ma na koncie wiele zadłużeń albo zapada się pod ziemię.

Właśnie dlatego przy rozpoczynaniu jakiejkolwiek nowej współpracy warto kierować się zasadą „ufaj, ale sprawdzaj”. W ten sposób można nie tylko uniknąć zawarcia umowy z kimś, kto nie spłaci zobowiązania. To także sposób na ominięcie problemów związanych z zawarciem takiej umowy z osobą do tego nieuprawnioną albo cieszącą się złą opinią w branży.

Te podstawowe sposoby weryfikacji kontrahenta to:

  1. Zajrzenie do KRS lub CEIDG,
  2. Przejrzenie białej listy podatników VAT,
  3. Zweryfikowanie opinii na temat firmy,
  4. Zasięgnięcie płatnych informacji w Urzędzie Skarbowym czy Biurze Informacji Gospodarczej
  5. Zatrudnienie wywiadowni gospodarczej.

1. KRS i CEIDG

Zakładając, że współpracę nawiązuje się z przedsiębiorcą, pewne informacje można już zweryfikować, korzystając z portali administracji publicznej. W przypadku osób z jednoosobową działalnością gospodarczą będzie to CEIDG, a w odniesieniu do podmiotów działających w formie spółek – KRS.

Rejestry te umożliwiają sprawdzenie po pierwsze, czy dany podmiot w ogóle istnieje, czy nie zawiesił działalności albo nie ogłosił upadłości oraz jakie ma rachunki rozliczeniowe. W odniesieniu do podmiotów zarejestrowanych w KRS duże znaczenie będzie mieć także sposób reprezentacji (co ma znaczenie w kontekście zawarcia ważnej umowy) oraz sprawozdania finansowe za poprzednie lata.

2. Biała lista podatników VAT

Ważnym narzędziem przy weryfikacji potencjalnego kontrahenta jest także wykaz podatników VAT (biała lista podatników VAT).

Jest to wykaz, który zastąpił dotychczasowe listy podatników VAT i ma umożliwić sprawniejszą weryfikację kontrahentów. Biała lista pozwala przede wszystkim sprawdzić, czy dana osoba jest czynnym podatnikiem VAT, z jakiego powodu dokonano ewentualnego wykreślenia jej z rejestru czy odmowy rejestracji. To także sposób, by potwierdzić numer rachunku bankowego, na jaki należy dokonać płatności – w przypadku płatności przekraczających 15 tysięcy złotych taka weryfikacja należy zresztą do obowiązków przedsiębiorcy.

3. Opinie na temat firmy

Jeśli dany kontrahent funkcjonuje już jakiś czas na rynku, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że w internecie znajdą się (pozytywne lub negatywne) opinie na jego temat. Warto poświęcić więc czas na ich sprawdzenie, w myśl zasady, że lepiej w tym wypadku uczyć się na błędach innych, niż poświęcić własny czas, pieniądze i nerwy na współprace z nieuczciwym kontrahentem. Jeśli ktoś został poszkodowany przez danego przedsiębiorcę, istnieje duża szansa, że podzielił się swoimi doświadczeniami w sieci.

Przy okazji warto też zajrzeć na stronę internetową potencjalnego kontrahenta. Sygnałem alarmowym może być m.in. niezgodność prezentowanych tam danych z tymi podanymi w KRS czy CEIDG. Czy wiele błędów lub braków. Czerwona lampka powinna zapalić się także na widok naprawdę wielu pozytywnych opinii przy krótkim stażu działalności, rejestracji biznesu w egzotycznym kraju czy ofert naprawdę tanich w porównaniu do ofert konkurencji w branży (czyli „zbyt tanio, by było prawdziwie”).

4. Płatne informacje – Urząd Skarbowy i Biuro Informacji Gospodarczej

Istnieją też płatne sposoby na sprawdzenie kontrahenta, wśród których można wymienić przede wszystkim zasięgnięcie informacji od Urzędu Skarbowego czy Biura Informacji Gospodarczej. W tym pierwszym można przede wszystkim dowiedzieć się, czy potencjalny kontrahent prawidłowo rozlicza podatki i inne zobowiązania. Przy pomocy BIG można z kolei zasięgnąć informacji na temat tego, czy kontrahent ma niespłacone długi.

5. Wywiadownia gospodarcza

W przypadku umowy opiewającej na dużą sumę czy zakładającej długą współpracę można też rozważyć skorzystanie z oferty wywiadowni gospodarczej. Taka firma doskonale wie, jak sprawdzić kontrahenta, bo zajmuje się tym na co dzień. Na zlecenie dokona więc weryfikacji pod względem wiarygodności finansowej i ewentualnego zadłużenia. Oczywiście będzie to droższy sposób niż wyżej wymienione metody. Cena takiej usługi zależy m.in. od konkretnej wywiadowni oraz od zakresu gromadzonych danych.