Strona internetowa w kosztach firmy. Kiedy trzeba ją amortyzować?

Firma Lokowanie produktu Technologie dołącz do dyskusji (45) 06.12.2021
Strona internetowa w kosztach firmy. Kiedy trzeba ją amortyzować?

Patryk Wieczyński

Posiadanie strony internetowej to obecnie praktycznie przymus. Jeżeli chcemy być uznawani za poważną firmę, to potrzebujemy swojego miejsca w internetowym świecie. To jednak kosztuje, dlatego warto wiedzieć, jak najkorzystniej jest sprawić, by strona internetowa została ujęta w kosztach firmy.

W dzisiejszych czasach ciężko sobie wyobrazić dobrze prosperującą firmę, która nie posiada własnej strony zaczynającej się od www. Oczywiście wielu przedsiębiorców zaczyna najpierw od profilu na Facebooku lub Instagramie, ale z biegiem czasu i tak potrzebują własnej witryny, która pozwoli im na większą niezależność i uchroni od zniknięcia, na przykład w momencie, gdy znów Instagram dozna awarii.

Własna strona zwiększa też wiarygodność firmy. Jest jak jej siedziba w prywatnym świecie. Kiedy klient widzi, że jest ciekawa, przyjazna i nowoczesna, to kreuje sobie lepsze wyobrażenie o firmie. Dlatego wielu przedsiębiorców stara się, by ich wizytówka w sieci była wykonana w jak najlepszy sposób.

Strona internetowa w kosztach firmy. Jak rozliczyć jej stworzenie

To wiążę się jednak z kosztami, które należy ponieść, chcąc móc się później pochwalić swoją stroną www. Pierwszy z nich i często najistotniejszy to przygotowanie samej witryny. Na to są różne metody, od których zależeć może to, jak ujmiemy je w kosztach.

Jeżeli mamy pracowników, którzy sami potrafią taką stronę wykonać, to wtedy jest to najlepsze rozwiązanie. Z jednej strony mamy bowiem pełną kontrolę nad tym, jak dana strona będzie wyglądać, a z drugiej wszystkie koszty będą mogły być ujęte na bieżąco w ramach działalności. Nawet jeżeli łączne wydatki związane z budową strony wyniosą powyżej 10 000 złotych, to nie zostaną one uznane za wartości niematerialne i prawne, ponieważ nie zostały nabyte od innego podmiotu. A na to jasno wskazuje art. 22b ust. 1 ustawy o podatku od osób fizycznych.

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania (…) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe

Ten przepis zaś wraca do nas przy analizie innej sytuacji. Jeżeli bowiem nie mamy takich możliwości, by samemu jako firma stworzyć taką stronę www od podstaw, to musimy zlecić to firmie zewnętrznej. Warto zauważyć, że strona internetowa przez prawo często traktowana jest jako utwór. Może wydawać się to mylące, bo utwór kojarzy nam się bardziej z czymś takim jak piosenka czy książka, ale w przypadku wykonania strony mamy do czynienia także z utworem, jeżeli spełnia ona definicję, jaką mamy w prawie autorskim:

Art. 1. 1. Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

Strona www niczym najpiękniejszy z poematów, też może być utworem

Jeżeli więc nasza strona została zbudowana specjalnie dla nas i nie jest po prostu jakimś wzorem, z którego korzystać mogą także inne podmioty, to należy przyjąć, że ma ona indywidualny charakter, niezbędny do uznania za utwór. Co więcej, gdy na postawie umowy zostają nam przekazane wszelkie prawa majątkowe do tej strony, to mamy spełnioną pierwszą przesłankę do uznania tego, jako wartość niematerialną i prawną,

Drugim warunkiem jest wartość umowy. W momencie, gdy taka usługa zostanie wyceniona na więcej niż 10 000 złotych, to mamy do czynienia z wartością niematerialną i prawną i musimy zakup takiej strony rozliczać poprzez amortyzację. Jeżeli kosztowałaby ona np. 8 000 złotych, to wtedy, nawet gdyby była utworem, a my byśmy mieli pełne prawa majątkowe, to moglibyśmy od razu wrzucić wszystko w koszty, bez amortyzacji, gdyż wartość nie przekracza granicznych 10 000 złotych.

Czym jest ta amortyzacja? Otóż każdy środek trwały lub wartości niematerialna i prawna nie może być wrzucony od razu w koszty, lecz powinien być rozliczany „w częściach”. Dla praw autorskich w przepisach zapisane jest, że najkrócej mogą być amortyzowane przez 24 miesiące, co oznacza stawkę amortyzacji w wysokości 50%.

Przykładowo:
Strona internetowa kosztowała łącznie 13 000 złotych netto. Ma ona indywidualny charakter, została zakupiona od podmiotu zewnętrznego i otrzymaliśmy do niej wszelkie prawa majątkowe. Mamy też w planach używać jej dłużej niż przez rok. Uznajemy więc ją za wartości niematerialne i prawne.

Amortyzacja: 50% rocznie – 13 000 x 50% = 6 500 złotych rocznie, tj. 541,66 miesięcznie (541,82 w ostatnim 24 miesiącu).

I właśnie tę wartość miesięczną, zamiast kwoty netto w jednym miesiącu, będziemy odliczać. Podatkowo wyjdzie to tak samo, ale będzie bardziej rozrzucone w czasie.

Gdyby strona zaś kosztowała 9 000 złotych netto, ale spełniała wszystkie inne warunki, by ją uznać za wartość niematerialną i prawną, to wtedy nadal możemy ją rozliczyć jednorazowo, dzięki temu, że nie przekracza granicznej wartości 10 000 złotych.

Warto też pamiętać, że ta kwota 10 000 złotych liczy się dla całej strony. Jeżeli więc z jakiegoś powodu firma zewnętrzna rozbiła nam swoje usługi na kilka mniejszych usług, ale dotyczących wykonania jednej i tej samej strony, to powinniśmy tę kwotę zsumować, by sprawdzić, czy nie przekraczamy danej wartości.

Jeżeli natomiast zdecydujemy się na zakup gotowego już projektu lub szablonu, do którego nie otrzymamy praw autorskich, to wtedy, nawet jeżeli jego wartość przekroczyłaby 10 000 złotych, to nie musielibyśmy tego rozliczać jako wartości niematerialne i prawne, lecz mogliśmy całą kwotę wrzucić w koszty, ponieważ nie ma tu do czynienia z zakupem praw autorskich, a jedynie zakupiono usługę.

Na szczęście hosting i domenę łatwiej rozliczyć niż stworzenie strony. Chociaż i tutaj można mieć kilka zagwozdek

Kiedy uwikłamy się już ze stworzeniem strony internetowej, pozostanie nam zakup pozostałych kwestii. Potrzebujemy jeszcze domeny i hostingu. Są to dwie różne rzeczy.

Domena to nasz adres internetowy, pod którym potencjalni klienci będą mogli odnaleźć naszą stronę. Hosting zaś to miejsce na serwerze, na którym umieszczana jest nasza strona. Żeby więc klient mógł ją zobaczyć, potrzebujemy i jednego i drugiego.

Wykup obu tych rzeczy nie jest rzeczą trudną, a zwłaszcza na początku prowadzenia strony można trafić na wiele promocji, które pozwolą nie wydać na te usługi majątku. Oczywiście wszystkie te wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, skoro dotyczą strony internetowej naszej firmy.

Jedynym problemem może być ujęcie tego w kosztach firmy, ponieważ zazwyczaj takie usługi wykupuje się na 12 miesięcy. W większości przypadków nie pokrywa się to z rokiem kalendarzowym, co oznacza, że np. w czerwcu 2021 roku wykupujemy przedłużenie domeny lub hosting za okres od czerwca 2021 do lipca 2022 roku.

Jeżeli jesteśmy firmą mniejszą, rozliczamy się w ramach księgowości uproszczonej, to znaczy mamy np. książkę przychodów i rozchodów, to wtedy możemy skorzystać z metody uproszczonej i niezależnie od tego, jak wiele miesięcy przyszłego roku ujęte jest na fakturze, całą ją wliczamy w koszty w roku jej wystawienia.

Przykładowo: Faktura wystawiona w październiku 2021 za przedłużenie domeny od października 2021 do listopada 2022 roku na kwotę 200 złotych netto.

Całą kwotę 200 złotych netto faktury ujmujemy w kosztach uzyskania przychodu 2021 roku, korzystając z metody uproszczonej.

Inaczej byłoby, gdybyśmy nie mogli lub nie chcieli korzystać z metody uproszczonej. Wtedy musimy polegać na metodzie memoriałowej, która każe proporcjonalnie rozliczyć dane koszty do odpowiedniego roku podatkowego.

Przykładowo: Faktura wystawiona w październiku 2021 za hosting od października 2021 do listopada 2022 roku na kwotę 200 złotych netto.

Przy metodzie memoriałowej należałoby wyliczyć, że 1/6 tej faktury dotyczy roku 2021, a 5/6 roku 2022 roku. I w takiej proporcji ją rozliczyć tj. 33,33 złotego ująć w koszty roku 2021, a 166,67 złotych rozliczyć w roku kolejnym.,

Każdy koszt związany z utrzymaniem strony może być ujęty w ramach działalności

Oprócz hostingu i domeny mogą przytrafić nam się także inne wydatki związane z naszą stroną internetową. Być może będzie ona potrzebowała pozycjonowania, za które otrzymamy odpowiednią fakturę.

Wtedy także będziemy mogli ująć ją w kosztach uzyskania przychodu, bowiem według ustawy o PIT, za koszty uznaje się:

koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Utrzymanie strony internetowej lub jej lepsze pozycjonowanie jak najbardziej można uznać za próbę osiągnięcia wyższych przychodów, dlatego wszelkie faktury związane z obsługą naszej witryny mogą być rozliczane w firmie. A te mogą być różne, co pokazuje historia. Dobym przykładem złych praktyk są niespodzianki, które pojawiają się przy odnawianiu domen. OVHcloud nie stosuje takich praktyk, ale u konkurencji często cena za pierwszy rok jest promocyjna. Z czasem natomiast pojawia się konieczność płacenia za odnowienie dwukrotności lub nawet więcej pierwotnej kwoty.

Kiedyś strony internetowe musiały być proste i zajmować jak najmniej miejsca, gdyż internet był drogi, a do tego używany głównie na komputerze. Dziś każdą stronę należy dostosować do różnych urządzeń mobilnych, gdyż to tak właśnie konsumujemy internetowe treści. Wydatki na stronę internetową są więc niezbędne i jak najbardziej będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodu.

Artykuł przygotowany we współpracy z OVHCloud