Wiele firm zaopatruje się w towary z różnych źródeł. Są to między innymi hurtownie, ale też sporo produktów pochodzi od osób prywatnych, które nie prowadzą swojej działalności. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą udokumentować taki zakup?
Potwierdzenie zakupu towarów od osoby prywatnej
Firmy, które kupią produkty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie otrzymają faktury czy rachunku będącego potwierdzeniem ich nabycia. Nie można również tego udokumentować za pomocą dowodu wewnętrznego (służy do zaksięgowania kosztów przedsiębiorstwa), ponieważ procedury nie obejmują tego rodzaju transakcji. Rozwiązaniem w tym przypadku jest sporządzenie umowy sprzedaży (inaczej kupna-sprzedaży).
Każda umowa sprzedaży będąca potwierdzeniem zakupu towaru od osoby prywatnej nieprowadzącej swojej działalności, musi zawierać chociaż dane, które są potrzebne dla dowodu księgowego. Są to takie elementy, jak:
- podpis kupującego i sprzedającego,
- nazwanie stron, których dotyczy umowa sprzedaży, podanie ich adresów,
- data zakupu towaru oraz sporządzenia umowy, jeżeli się różnią,
- nazwa zakupionego towaru, jego wartość oraz określenie ilościowe, jeśli niezbędne jest podanie jednostek naturalnych.
Umowa sprzedaży powinna być sporządzona w dwóch takich samych egzemplarzach. Zarówno kupujący, jak i sprzedający dostanie wówczas jeden podpisany przez dwie strony dokument. Dzięki tak potwierdzonej transakcji firma może zanotować zakup danych produktów w księdze podatkowej. Kolejnym krokiem jest dokonanie zapisu numeru na umowie, który odpowiada adnotacji w Księdze Przychodów i Rozchodów. Takich operacji dokonuje się pod koniec bieżącego miesiąca. Wówczas te dokumenty będzie można potraktować jako księgowe.
Podatek od czynności cywilnoprawnych – kiedy trzeba zapłacić?
Sporządzenie umowy sprzedaży nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT, jeżeli kupiony towar pochodził od osoby prywatnej. Jednakże przedsiębiorca może być w takim przypadku zobowiązany do zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Będzie to wymagane wówczas, gdy produkty kosztowały więcej niż 1000 zł. Kupujący musi wtedy zapłacić podatek wynoszący 2% wartości umowy. Daną kwotę trzeba uiścić w ciągu 14 dni od podpisania dokumentu. Poza tym nabywca towarów ma obowiązek złożyć formularz PCC-3 do urzędu skarbowego.
Art. 10. 1. Podatnicy są obowiązani, bez wezwania organu podatkowego, złożyć deklarację w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych, według ustalonego wzoru, oraz obliczyć i wpłacić podatek w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, z wyłączeniem przypadków, gdy podatek jest pobierany przez płatnika, oraz przypadków, o których mowa w ust. 1a. 1a. Podatnicy mogą złożyć za dany miesiąc zbiorczą deklarację w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych, według ustalonego wzoru, oraz obliczyć i wpłacić podatek w terminie do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, pod warunkiem że dokonali w danym miesiącu co najmniej trzech czynności cywilnoprawnych obejmujących umowę pożyczki lub umowę sprzedaży rzeczy ruchomych lub praw majątkowych, a ostatnia z tych czynności zostanie dokonana przed upływem 14 dni od dnia dokonania pierwszej z nich.
