ZUS IWA to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Sprawozdanie muszą co do zasady złożyć przedsiębiorcy, którzy są płatnikiem składek i opłacają składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Za dany rok kalendarzowy należy złożyć ZUS IWA do 31 stycznia następnego roku.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia formularza ZUS IWA, jeśli spełnia łącznie wszystkie określone warunki. Mowa o opłacaniu przez wszystkie miesiące poprzedniego roku składek na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę (i opłaceniu składki za co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku), o zgłaszaniu w poprzednim roku do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesięcy (w tym siebie) oraz o figurowaniu w rejestrze REGON na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Należy jednocześnie podkreślić, że jeżeli w chociaż jednym miesiącu poprzedniego roku żadna osoba, za którą przedsiębiorca opłaca składki, nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu, to w takiej sytuacji przedsiębiorca jest zwolniony z konieczności składania formularza ZUS IWA.

Warto też zaznaczyć, że z liczby ubezpieczonych wyłącza się osoby, które przebywają przez pełny miesiąc na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym oraz osoby pobierające zasiłek macierzyński (lub w wysokości zasiłku macierzyńskiego). Oprócz tego z liczby ubezpieczonych wyłącza się również osoby po ustaniu zatrudnienia, za które trzeba złożyć do ZUS raport rozliczeniowy z kodem 3000 xx, a także osoby, które nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu - czyli np. tym, które wykonują pracę nakładczą.

Co trzeba podać w formularzu? W bloku I konieczne jest wskazanie identyfikatora deklaracji (01 dla deklaracji pierwszorazowej lub z przedziału 02-39 dla kolejnych oraz rok, za który składana jest deklaracja), a także kodu terytorialnego (właściwego dla siedziby płatnika składek; katalog kodów dostępny jest na stronie ZUS). W bloku II należy podać dane identyfikacyjne. Z kolei w bloku III przedsiębiorca podaje liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego (to iloraz sumy ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był zgłoszony w ZUS co najmniej 1 dzień). Wynik należy zaokrąglić.

W bloku IV trzeba wskazać kod przeważający PKD, liczbę wypadków oraz liczbę zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Informację należy przekazać w formie papierowej lub elektronicznej - w zależności od tego, w jaki sposób płatnik składa do ZUS pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe.