Przedsiębiorcy muszą się pospieszyć. Na dopełnienie tego obowiązku mają czas do 2 lutego

Coraz mniej czasu na złożenie ZUS IWA

Formularz ZUS IWA za 2025 rok muszą złożyć płatnicy, którzy spełniają łącznie trzy określone kryteria.

Po pierwsze, musieli być nieprzerwanie zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r. Wymóg ciągłości oznacza, że w każdym miesiącu przynajmniej jedna osoba musiała podlegać ubezpieczeniu.

Po drugie, w ubiegłym roku zgłaszali do tego ubezpieczenia co najmniej 10 osób.

Trzecim warunkiem jest wpis do rejestru REGON na ostatni dzień roku 2025. To właśnie na podstawie danych zawartych w tym dokumencie Zakład wyliczy indywidualną stopę procentową składki, o której poinformuje płatników do 20 kwietnia poprzez platformę eZUS. Nowa stawka będzie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. do końca marca kolejnego roku.

Przedsiębiorcy muszą uważać przy wypełnianiu formularza

Największym problemem technicznym przy wypełnianiu formularza może okazać się prawidłowe określenie rodzaju przeważającej działalności. Płatnicy, którzy w rejestrze REGON mają wpisaną działalność według najnowszej klasyfikacji PKD 2025, nie mogą przenieść jej automatycznie do druku ZUS IWA. Przepisy nakazują bowiem dokonanie "tłumaczenia" kodów na starszą klasyfikację PKD 2007.

Operacja ta musi zostać wykonana w oparciu o oficjalne klucze powiązań. Zignorowanie tego wymogu może skutkować błędnym ustaleniem kategorii ryzyka, a w konsekwencji - naliczeniem niewłaściwej, często wyższej składki wypadkowej.

Dokładności wymaga również ustalenie liczby ubezpieczonych, która decyduje o samym obowiązku złożenia deklaracji. Nie chodzi tu o stan zatrudnienia na koniec roku, tylko o średnią arytmetyczną z całego roku. Należy zsumować osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w każdym miesiącu (nawet jeśli podlegały mu tylko przez jeden dzień), a wynik podzielić przez 12. Ważne jest tutaj zaokrąglanie - wynik z końcówką 0,5 lub wyższą zaokrągla się w górę. Z wyliczeń należy wyłączyć osoby przebywające cały miesiąc na urlopach bezpłatnych czy wychowawczych.

Równie istotne jest raportowanie samych wypadków. Do statystyki za rok 2025 wliczamy te zdarzenia, które zostały formalnie zarejestrowane w rejestrze wypadków w tym roku, a niekoniecznie te, które fizycznie wydarzyły się w tym terminie. Jeśli wypadek miał miejsce w grudniu, ale protokół sporządzono w styczniu, trafi on dopiero do raportu za kolejny rok.

Praca w warunkach zagrożenia a ZUS IWA

Ostatnim elementem wpływającym na wysokość składki jest liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia. W tym punkcie uwzględnia się wyłącznie pracowników, których stanowiska pracy wiążą się z przekroczeniem najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych.

Co ważne, stosowanie środków ochrony indywidualnej przez pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wykazania takiego stanowiska w raporcie. W przypadku popełnienia błędu w złożonej deklaracji, płatnik ma obowiązek przesłania korekty w ciągu 7 dni od momentu wykrycia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia z ZUS.

Dokumentację związaną z ZUS IWA należy archiwizować przez 10 lat, gdyż może ona podlegać kontroli pod kątem rzetelności danych wpływających na wysokość obciążeń publicznoprawnych. Pozostali płatnicy, zatrudniający do 9 osób, nie składają ZUS IWA i samodzielnie ustalają stopę procentową, która wynosi 50 proc. najwyższej stopy ustalonej na dany rok, czyli obecnie 1,67 proc.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj