Część nieobecności w pracy uznaje się za usprawiedliwioną – i mają charakter odpłatny. Okazuje się jednak, że nie za wszystkie nieobecności usprawiedliwione przysługuje pracownikowi wynagrodzenie – chociaż mowa raczej o sytuacjach wyjątkowych.
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy – jakie obowiązki ciążą na pracowniku?
Do „podstawowych” usprawiedliwionych nieobecności w pracy należą m.in. urlopy – takie jak wypoczynkowy czy urlop macierzyński, a także zwolnienia okolicznościowe, przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Oprócz tego Kodeks pracy przewiduje też szereg dodatkowych sprecyzowanych nieobecności usprawiedliwionych:
- wolne na czas badań lekarskich okresowych i kontrolnych
- wolne na czas udział w szkoleniach BHP
- niezdolności do pracy na skutek choroby
- zwolnienie od pracy na poszukiwanie pracy
- urlop na opiekę nad dzieckiem
- uczestnictwo w posiedzeniu komisji BHP w charakterze członka tej komisji
Należy również pamiętać, że pracodawca nie musi ograniczać się do przykładów nieobecności wymienionych w przepisach, by uznać niestawienie się w pracy pracownika za usprawiedliwione. Do kodeksowych zwolnień od pracy należy też zwolnienie w celu załatwienia spraw prywatnych – chociaż jego udzielenie zależy od pracodawcy. W takiej sytuacji nieobecność również ma charakter usprawiedliwiony, ale by zachować prawo do wynagrodzenia, pracownik musi odpracować nieobecność.
Warto też dodać, że usprawiedliwione nieobecności (zwolnienia od pracy) przewidują także inne akty prawne – np. ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych czy ustawa o związkach zawodowych. Usprawiedliwionych nieobecności od pracy – z prawem do zachowania wynagrodzenia – jest zatem znacznie więcej, a wymienione powyżej należą do najczęściej zgłaszanych.
Zgłoszenie nieobecności pracodawcy
Niezależnie od charakteru nieobecności, pracownik musi jednak wskazać jej przyczyny, a także niezwłocznie poinformować pracodawcę o niej i określić (przynajmniej wstępnie) jej długość. Oczywiście – jeśli nie zrobił tego jeszcze przed rozpoczęciem nieobecności. Dotyczy to zatem przede wszystkim wypadków losowych. Pracownik powinien poinformować o nieuzgodnionej z pracodawcą nieobecności najpóźniej w drugim dniu jej trwania, chociaż zdarzają się sytuacje, gdy dopuszczalne jest późniejsze poinformowanie pracodawcy. Za taką sytuację można uznać np. ciężką chorobę pracownika.
Jeśli chodzi o to, w jaki sposób pracownik powinien dopełnić obowiązku informacyjnego, to wiele zależy od tego, jakie formy przewiduje np. regulamin pracy w danym zakładzie. Może się zdarzyć, że pracodawca oczekuje np. formy pisemnej. Jeśli jednak ani regulamin, ani inne zasady na terenie firmy lub umowa nie regulują tej kwestii, przyjmuje się, że pracownik ma pewną dowolność w poinformowaniu pracodawcy o nieobecności i jej przyczynach. Może to zrobić osobiście lub za pośrednictwem innej osoby, a także telefonicznie, mailowo, czy nawet drogą pocztową – chociaż w tym przypadku warto zwrócić uwagę na datę stempla pocztowego. To właśnie ją uznaje się za termin zawiadomienia pracodawcy, mimo że informacja prawdopodobnie dotrze do niego później.
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy nie zawsze będzie jednocześnie odpłatna
O ile w wyżej wymienionych przypadkach usprawiedliwiona nieobecność w pracy ma charakter odpłatny, o tyle – nie zawsze tak jest. To z kolei oznacza, że w takiej sytuacji stawka miesięczna wynagrodzenia powinna być proporcjonalnie zmniejszona. Dzieje się tak m.in. w sytuacji, gdy pracownik przebywał w areszcie lub więzieniu – podczas takiej obecności, mimo że jest ona usprawiedliwiona, nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia. Podobnie dzieje się w przypadku, gdy pracownik powstrzymywał się od pracy na podstawie art. 210 par. 4 Kodeksu pracy:
Pracownik ma prawo, po uprzednim zawiadomieniu przełożonego, powstrzymać się od wykonywania pracy wymagającej szczególnej sprawności psychofizycznej w przypadku, gdy jego stan psychofizyczny nie zapewnia bezpiecznego wykonywania pracy i stwarza zagrożenie dla innych osób.
Zwolnienia od pracy, chociaż usprawiedliwione, nie są też płatne w przypadku gdy pracownik:
- stawił się na wezwanie organu administracji rządowej lub administracji samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
- uczestniczył jako członek Ochotniczej Straży Pożarnej w działaniach ratowniczych,
- prowadził zajęcia dydaktyczne w szkole zawodowej, szkole wyższej, w placówce naukowej czy jednostce badawczo-rozwojowej.
Pełną listę wyjątków można znaleźć we wspomnianym wcześniej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Jak w takiej sytuacji obliczyć wynagrodzenie miesięczne pracownika? Stałe wynagrodzenie miesięczne należy podzielić przez liczbę wszystkich godzin w miesiącu, jakie pracownik powinien – zgodnie z umową – przepracować, a następnie otrzymają kwotę pomnożyć przez liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, która jednak nie miała charakteru odpłatnego. Otrzymaną kwotę należy odjąć od kwoty wynagrodzenia miesięcznego.
