Pracownik, który sam podejmuje decyzję o wykonywaniu obowiązków poza obowiązującą go normą nie ma prawa do dodatkowej płacy. Jeżeli jednak pracodawca doskonale wie o tym procederze i go akceptuje, to wynagrodzenie za niezlecone nadgodziny będzie musiał wypłacić. W przypadku sądowego sporu kluczowe będą wewnątrzzakładowe regulacje i porządnie prowadzona ewidencja czasu pracy.
Nadgodziny zleca pracodawca
Praca na etacie oznacza podporządkowanie pracodawcy zarówno w zakresie sposobu jej realizacji, miejsca, a także czasu. Zgodnie z przepisami, w przypadku pracy w pełnym wymiarze, w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy ze względu na szczególe potrzeby pracodawcy zleca on pracę w godzinach nadliczbowych.
Praca ponad normę wiąże się rzecz jasna z dodatkowym wynagrodzeniem. Za nadgodziny w nocy, niedzielę, czy święta niebędące wyznaczonymi dniami pracy, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. W pozostałych przypadkach wynosi on 50%. Jeżeli nadgodzin jest sporo z całą pewnością różnica w comiesięcznej wypłacie będzie mocno widoczna.
Nic więc dziwnego, że zdarzają się osoby, które celowo wykonują swoje obowiązki poza godzinami pracy licząc na dodatkowe wynagrodzenie. Praca wieczorami, a nawet w nocy może być problemem zwłaszcza w przypadku osób pracujących wyłącznie zdalnie. Samowolne wyrabianie nadgodzin bez zgody i wiedzy pracodawcy nie uprawnia jednak pracownika do domagania się zapłaty dodatku. Bez polecenia przełożonego zadania wykonywane po godzinach są właściwie bezpłatne.
Przysłowiowe przymykanie oka to też zgoda
W kodeksie pracy próżno szukać jakichkolwiek regulacji dotyczących nakazania pracy w godzinach nadliczbowych. To z kolei trzeba traktować jako rozwiązanie niebezpieczne zwłaszcza dla pracodawców. Sąd Najwyższy niejednokrotnie wskazywał bowiem, że polecenie wykonywania obowiązków po godzinach nie musi przybrać żadnej konkretnej formy. Co więcej, takie polecenie nie musi nawet być wypowiedziane wyraźnie i wprost do pracownika.
Wystarczająca do żądania zapłaty za nadgodziny jest wiedza pracodawcy o pracy wykonywanej przez jego pracowników po godzinach. Za milczącą aprobatę na wykonywanie obowiązków po przekroczeniu obowiązującej normy uznaje się przede wszystkim przypadki, gdy szef widzi pracownika przy stanowisku pracy o konkretnej porze. Klasycznym przykładem jest też wieczorna wymiana korespondencji e-mail na linii pracownik-pracodawca w temacie związanym z obowiązkami tego pierwszego.
Na nic nie zdadzą się też tłumaczenia o braku świadomości co do godzin pracy danego pracownika. To na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy i pilnowanie, by po wyznaczonym czasie pracownicy udawali się do swoich domów. Zresztą wynagrodzenie za niezlecone nadgodziny to nie tylko kwestie finansowe, ale też wizja grzywny od Państwowej Inspekcji Pracy.
Wynagrodzenie za niezlecone nadgodziny – jak się bronić przed roszczeniami pracowników?
Praca po godzinach to zatem niebezpieczne zjawisko z perspektywy pracodawcy. Istnieją jednak mechanizmy, które pozwalają skutecznie bronić się przed wysuwanymi roszczeniami. Przede wszystkim dobrą praktyką jest odpowiednie omówienie kwestii związanych z nadgodzinami w wewnątrzzakładowych regulacjach takich jak chociażby regulamin pracy. Wyraźne wskazanie na konieczność uzyskania wcześniejszego polecenia pracodawcy, w przedmiocie wykonywania obowiązków po przekroczeniu ósmej godziny pracy, jest absolutną podstawą. Dla wzmocnienia swojej pozycji pracodawca może nawet wskazać konkretną formę udzielonej zgody, jak na przykład wiadomość e-mail, a wręcz pisemnego polecenia.
Ustalenie reguł panujących na terenie danego zakładu to jeszcze nie wszystko. W dalszej kolejności trzeba ich bowiem skrupulatnie pilnować. „Martwe” regulacje dość łatwo zbić bowiem w sądzie przy pomocy zeznań świadków, którzy stwierdzą, że żadnej zgody nigdy nie otrzymywali. Jasne zasady i konsekwencja są kluczem do bezpieczeństwa dla pracodawcy.
Warto też pamiętać o skrupulatnie prowadzonej ewidencji czasu pracy. Niejednokrotnie zdarza się bowiem, że pracownik wygrywa sprawę o zapłatę za nadgodziny, gdyż pracodawca nie jest w stanie udowodnić ile właściwie godzin przepracował jego podwładny. W takim przypadku kluczowym dowodem mogą okazać się nawet skrupulatnie prowadzone przez pracownika osobiste notatki. Solidna obrona przy pomocy szczegółowej dokumentacji pracowniczej uwzględniającej zwłaszcza ewidencję czasu pracy może pomóc pracodawcy zdusić w zarodku niesłusznie wysuwane wobec niego roszczenia.
