Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wypełniania różnych obowiązków nakładanych przez państwo. Co ciekawe, nie należy do nich telefon firmowy, który wydawałby się niemalże oczywistością. O ile nikt nas nie może zmusić do posiadania takowego, o tyle sposób jego wykorzystywania może mieć już znaczenie.
Przepisy nie wymagają od przedsiębiorców posiadania jakiegoś numeru telefonu
Jest całkiem sporo elementów prowadzenia przedsiębiorstwa, które wydawać się mogą oczywistością, ale tak naprawdę nią nie są. Na przykład siedziba firmy. Wcale nie musimy jej posiadać. Przy rejestrowaniu działalności musimy jedynie podać aktualny adres do korespondencji, którym równie dobrze może być nasz adres domowy albo skrzynka pocztowa. Telefon firmowy to bardzo podobny przypadek.
W trakcie rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej znajdziemy rubrykę „dane kontaktowe”. To właśnie w niej możemy podać nasz adres email, wskazać stronę internetową firmy oraz oczywiście umieścić nasz numer telefonu. Czy jednak musimy to zrobić? Jednoznaczną odpowiedź na to pytanie znajdziemy w instrukcji wypełniania wniosku o rejestrację.
- adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy, numer telefonu, numer faxu oraz jego strony internetowej, o ile przedsiębiorca takie posiada i zgłosił te informacje we wniosku o wpis do CEIDG, o ile nie sprzeciwił się ich udostępnianiu.
Bez trudu możemy sobie wyobrazić, że dana firma nie posiada strony internetowej. Nie każdy rodzaj działalności wymaga przecież prowadzenia takowej. Faks w dzisiejszych czasach stanowi już przeżytek, więc nie ma potrzeby zaprzątać sobie nim głowy. Adres poczty elektronicznej to ciekawy przypadek, bo przecież właśnie w bólach wprowadzany jest obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń. Telefon firmowy leży zaś gdzieś pomiędzy stroną internetową a faksem.
Nie da się ukryć, że z punktu widzenia organów administracji i innych instytucji państwowych komunikacja telefoniczna nie jest zbyt atrakcyjnym rozwiązaniem. Przepisy proceduralne regulują w końcu zasady obiegu korespondencji z urzędami. Występuje wyraźna preferencja dla komunikacji tekstowej: tradycyjnych przesyłek poleconych oraz teraz e-doręczeń. Powód jest wręcz prozaiczny. Chodzi o zostawianie trwałych śladów, czego rozmowa telefoniczna nie jest w stanie domyślnie zapewnić.
Nie bez powodu w dzisiejszych czasach najważniejsze instytucje stosują własne dedykowane przedsiębiorcom portale z wewnętrznym obiegiem cyfrowych dokumentów. Przykładem może być tutaj PUE ZUS w części przeznaczonej załatwianiu spraw płatnika przez internet. Telefon firmowy ma swoje ograniczone zastosowania. Teoretycznie można dzięki niemu wysłać przedsiębiorcy jakieś powiadomienie SMS-em, albo zadzwonić w jakiejś gardłowej sprawie wymagającej szybkiej reakcji. Na tym koniec.
Osobny telefon firmowy ma ważną zaletę: można go bez przeszkód zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu
Nic dziwnego, że są przedsiębiorstwa, które mogą się obejść bez posiadania osobnego telefonu firmowego. W tym wypadku nie mam jednak na myśli tych, które po prostu rezygnują z tej formy komunikacji z klientami oraz kontrahentami. Warto jednak nadmienić, że bywa to czasem całkowicie przemyślana strategia. W dzisiejszych czasach e-mail jest królem komunikacji zarówno w sektorze B2B, jak i w przypadku załatwiania codziennych spraw konsumentów. W tym drugim przypadku popularne stało się zastępowanie firmowego call center na przykład chatbotami albo formularzami kontaktowymi.
Przerwa na reklamę: mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który złożysz bez użycia karty i czytnika. Kwalifikowany podpis elektroniczny złożony w ramach mSzafir jest zgodny z wymaganiami eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Więcej informacji -> mszafir.pl
Tym, co powinno nas jednak zainteresować, jest wykorzystywanie prywatnego numeru telefonu do załatwiania spraw firmowych. Pod względem prawnym oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie. Od strony czysto logistycznej nie jest to – najdelikatniej rzecz ujmując – rozsądne rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy często muszą załatwiać swoje sprawy przez telefon. Są jednak tacy, którzy mogą się spodziewać raptem sporadycznych rozmów. Najczęściej będą to właściciele najmniejszych firm.
W ich przypadku osobny telefon firmowy to comiesięczny koszt, którego mogliby zechcieć uniknąć. Ktoś z pewnością stwierdzi, że przecież rachunek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. To prawda. Trzeba jednak pamiętać, że nie każda forma opodatkowania przewiduje taką możliwość. Mowa oczywiście o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, który co do zasady skierowany jest właśnie do mniejszych firm.
Co ciekawe, rachunki za prywatny numeru telefonu wykorzystywany do spraw firmowych także można by próbować wrzucić w koszty. Jest to jednak możliwość raczej hipotetyczna. Musielibyśmy bowiem w jakiś sposób rozdzielić wydatki osobiste związane z osobą przedsiębiorcy i jego prywatnymi rozmowami od tych czysto firmowych. Tymczasem typowa oferta sieci komórkowych składa się z darmowych rozmów i SMS-ów za cenę miesięcznego abonamentu. Proporcje można by niby wywodzić za pomocą skrupulatnej analizy billingów, ale najczęściej będzie to gra niewarta zachodu.
Wniosek nasuwa się sam: jeśli potrzebny jest nam telefon firmowy i chcemy móc uwzględnić go w kosztach uzyskania przychodu, to powinniśmy zdecydować się na osobny dedykowany numer telefonu.
