Szacuje się, że pracownicy poświęcają nawet 30% swojego czasu pracy na formalności związane ze sprawami kadrowymi. To prawie 2,5 godziny dziennie, podczas których pracownik zamiast wykonywać swoje zadania, zajmuje się dodatkowymi obowiązkami. Pracodawcy szukają sposobu na zminimalizowanie tego (straconego) czasu i coraz bardziej doceniają rozwiązanie, jakim jest aplikacja przeznaczona do wspierania HR firmy.
W firmach liczy się przede wszystkim efektywność
Dziś w pracy doceniana jest przede wszystkim efektywność pracowników. Ta efektywność często jednak spada w momencie, kiedy pracownik, zamiast zajmować się zadaniami leżącymi w zakresie jego obowiązków (i zasadniczo wypracowywać dla firmy zysk), tonie w tabelkach, formularzach, kartach urlopowych i listach obecności.
Chyba w każdej firmie znana jest mozolna procedura, związana z planowaniem urlopów, konsultacjami między pracownikami w tym zakresie i wreszcie z faktycznym sformalizowaniem dni wolnych. Pracownik najpierw wypełnia kartę urlopową. Następnie przedstawia ją przełożonemu, który akceptuje urlop. Później dokument składany jest w dziale kadr i dopiero wtedy urlop nabiera mocy prawnej. Brzmi jak strata czasu? Z pewnością tak, jednak do niedawna ciężko było skrócić tę drogę formalną.
Pracownicy działów HR z kolei narzekają na konieczność zaznaczania nieobecności w pracy, a także cyklicznego udzielania pracownikom informacji na temat poszczególnych procedur, pozostałych do wykorzystania dni wolnych, czy szczególnych uprawnień pracowniczych. To również niepotrzebna strata czasu, ponieważ zarówno pracownicy działu HR, jak i pozostali zatrudnieni w firmie, zdecydowanie bardziej woleliby mieć do tych danych dostęp, bez konieczności wysyłania międzywydziałowych próśb o informację.
Jeszcze inna sytuacja, kiedy podwładny traci cenny czas, to moment, gdy potrzebne są konsultacje w innym biurze lub innej filii firmy. Przygotowywane są dokumenty, które przedstawia się innym pracownikom, aby ruszyć dalej z projektem. Po mozolnych przygotowaniach i wydrukowaniu wszystkich niezbędnych danych, ten rusza do współpracowników. Niestety, okazuje się, że osoby, które miały zająć się tą sprawą, są w pracy nieobecne. W tym czasie pracownik mógłby zająć się czymś innym, równie pilnym.
Tylko dobrze zorganizowana firma, w której pracownicy nie borykają się z problemami, takimi jak ograniczony przepływ informacji, czy niejasności związane z czekającymi ich zadaniami i wyzwaniami, może być dziś na rynku konkurencyjna. Dobrze prosperujące przedsiębiorstwo może być porównane do mechanizmu zegarka szwajcarskiego – wszystkie elementy idealnie ze sobą współgrają, zazębiają się i współpracują, jednak nie wchodzą sobie wzajemnie w drogę. Jednak nawet zegarek szwajcarski potrzebuje zasilania. Tym zasilaniem są nowoczesne rozwiązania, wspierające organizację pracy, takie jak aplikacje pomagające lepiej zorganizować miękki HR.
Listy obecności, zarządzanie urlopami i czasem pracy a także dokumenty w jednym miejscu
Formalności – wymagane przez przepisy prawa oraz regulamin danego pracodawcy, mają na celu ochronę pracowników i zaprowadzenie porządku w pracy. Niestety, często również komplikują życie. Na szczęście obecnie istnieje sposób, aby wszystkie dane dotyczące HR zebrać w jednym miejscu i w sposób przystępny prezentować pracownikom. W sytuacji, gdy każdy z pracowników ma dostęp m.in. do listy obecności, planu urlopów, ewidencji umów, planu szkoleniowego, czy planu delegacji, sytuacja staje się przejrzysta. Dzięki temu można szybko odnaleźć się w sytuacji i efektywnie wykorzystywać czas pracy, minimalizując czas poświęcony na formalności.
Chociaż powyższe słowa mogą wydawać się tylko marzeniem pracodawców (i działów HR) wprowadzenie takich rozwiązań w firmie obecnie jest możliwe. Pracodawcy mogą zdecydować się na wprowadzenie w swojej firmie dedykowanej aplikacji, wspierającej HR. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania można zmaksymalizować efektywność pracowników, ograniczyć czas poświęcany na poboczne formalności, a także zredukować papierowy obieg dokumentów (co ma spore znaczenie, zarówno pod kątem kosztów, jak i ochrony danych osobowych). Jak wyjaśnia Katarzyna Bibrzycka-Curzydło, Konsultant Comarch ERP ds. kadrowo-płacowych:
Żyjemy w czasach, kiedy praktycznie w każdej chwili możemy dotrzeć do różnego rodzaju danych – sprawdzić coś w Internecie, zrobić zakupy online, sprawdzić stan konta bankowego czy załatwić sprawy urzędowe. Wszystkie te procesy są realizowane przy użyciu telefonu lub laptopa, zajmując nam dosłownie kilka minut. Takich usprawnień zaczynamy też oczekiwać ze strony pracodawców – jako pracownicy chcemy sprawdzić swój grafik pracy na następne dni, zaplanować pracę zdalną albo sprawdzić, czy nasz wniosek urlopowy został zaakceptowany. Takie możliwości daje nam Comarch HRM – korzystając z telefonu możemy w kilkanaście sekund zaplanować home office czy nieobecność, zerknąć na regulaminy wynagrodzeń czy właśnie pracy zdalnej, które udostępnił pracodawca w Intranecie.
Comarch HRM – efektywne zarządzanie czasem pracy i wygoda
Dobrze zorganizowany zespół pracuje szybko i wydajnie, nie tracąc czasu na czynności poboczne. Dlatego właśnie wdrażanie rozwiązań, które ułatwiają firmową komunikację i pozwalają na szybkie i łatwe czynienie zadość formalnościom, jest bardzo pożądane wśród przedsiębiorców. Takim rozwiązaniem jest aplikacja Comarch HRM, która pozwala na:
- ewidencję umów zleceń i kwalifikacji,
- zarządzanie urlopami i nieobecnościami,
- zarządzanie planem i czasem pracy,
- prowadzenie ocen pracowniczych wg 3 metod (90 stopni, 180 stopni, OKR),
- prowadzenie rekrutacji (tworzenie ofert pracy, praktyk, staży, przyjmowanie aplikacji kandydatów itp.),
- tworzenie planów szkoleniowych,
- udostępnianie dokumentów w wewnętrznej bibliotece firmowej (Intranet),
- zarządzanie pracą zdalną – zwykłą i okazjonalną,
- planowanie i zatwierdzanie delegacji,
- dodawanie dokumentów do e-Teczki.
Aplikacja Comarch HRM może być porównana do specjalistycznego (i jednocześnie prostego w obsłudze) firmowego intranetu (wewnętrzna sieć firmy). Za pośrednictwem aplikacji szybko da się wymieniać istotnymi informacjami, a także przesyłać i przeglądać dokumenty (na przykład złożyć wniosek urlopowy, który zostanie jednym kliknięciem zatwierdzony przez przełożonego i następnie natychmiast trafi do działu kadr – bez konieczności drukowania).
Co bardzo ważne, moduły aplikacji mogą być używane nie tylko na komputerze służbowym, ale również na prywatnym sprzęcie, czy nawet urządzeniu mobilnym. Oczywiście z poszanowaniem bezpieczeństwa danych (w tym od niedawna z 2FA) – aplikacja nie tylko uniemożliwia uzyskanie dostępu do dokumentów osobom postronnym, ale również pozwala na przyznawanie zróżnicowanych uprawnień. Na przykład dział HR może mieć kompleksowy dostęp do wszystkich danych, a poszczególni pracownicy tylko do tych, które dotyczą bezpośrednio ich pracy, bądź też ich zespołu.
Korzyści, jakie daje aplikacja wspierająca HR Comarch HRM
Dobra organizacja pracy nie dotyczy tylko planowania działań przez poszczególne jednostki. Obecnie kluczowy wpływ na tę kwestię ma sprawny przepływ danych i wprowadzenie jasnych rozwiązań, dzięki którym pracownik nie traci czasu na ustalanie, czym ma się aktualnie zajmować, tylko wykonuje swoje obowiązki. Dlatego właśnie korzystanie z aplikacji wspierającej miękki HR sprawia, że firma zaczyna przypominać wspomniany wcześniej mechanizm szwajcarskiego zegarka.
Co bardzo ważne – niezależnie od tego, ilu firma zatrudnia pracowników (a idąc dalej za porównaniem – z ilu elementów składa się mechanizm), ci muszą ze sobą perfekcyjnie współpracować. A jest to możliwe dopiero w momencie, kiedy obieg informacji jest dobry, a każdy zna swoje zadania, plany na najbliższy czas, jest świadomy przydzielonych obowiązków oraz swoich możliwości w zakresie nieobecności i urlopów. Tak więc aplikacja Comarch HRM sprawdzi się nie tylko w przypadku globalnych przedsiębiorstw, ale również w małych i średnich firmach. To duże ułatwienie dla pracowników, którzy mogą szybko sprawdzić interesujące ich dane (a warto zapamiętać, że graficzny sposób prezentacji, jaki oferuje aplikacja, jest najbardziej przystępny – prawie 2/3 populacji ma pamięć wzrokową), ale również dla pracodawców. Jak podkreśla Katarzyna Bibrzycka-Curzydło, Konsultant Comarch ERP ds. kadrowo-płacowych:
Comarch HRM to jednak nie tylko korzyści dla pracowników — aplikacja pomaga zminimalizować papierowy obieg dokumentów i usprawnia pracę działu płacowo-kadrowego czy współpracę z biurem rachunkowym (dane z Comarch HRM synchronizują się z modułem płacowo-kadrowym Comarch ERP). To też narzędzie pozwalające pracodawcy zarządzać miękkim HR – tworzyć plany szkoleniowe czy prowadzić oceny pracownicze, umożliwiające zarządzanie zespołem tak, aby pracownicy mogli się cały czas rozwijać i osiągać jak najlepsze wyniki
Pracodawca więc zyskuje, i to sporo. Dzięki zebraniu danych w jednym miejscu istnieje możliwość optymalizowania funkcjonowania poszczególnych działów i określenia faktycznego zapotrzebowania na pracę. Dużym atutem aplikacji Comarch HRM jest również możliwość weryfikowania reguł kodeksu pracy z poziomem planu i czasu pracy. Te wszystkie elementy są właśnie baterią, zasilającą idealnie funkcjonujący mechanizm szwajcarskiego zegarka, czyli w tym przypadku – firmy. Firmy, w której pracownicy skupiają się na wykonywaniu swoich obowiązków, a nie na kwestiach formalnych i działaniach pobocznych.
Comarch HRM wraz z wersją demonstracyjną znajdziecie na tej stronie
Artykuł powstał we współpracy reklamowej z Comarch
