Przez półtora roku mieliśmy biuro Bezprawnika w centrum Warszawy. Nigdy tam nie byłem. Problemem okazało się, że generalnie nikt tam nie bywał, wliczając w to samego redaktora naczelnego. Rytuał biura spowalniałby naszą pracę. Nie bez powodu twórca aplikacji Slack zauważa, że 70% czasu w biurze jest marnowane.
Własne biuro w prestiżowej lokalizacji, im wyższe piętro, tym lepiej – dla wielu to ciągle symbol udanej kariery. Jasne, przestronne i wygodne biuro to świetna sprawa. Ale mamy rok 2018, więc czy biurem nie może już być… smartfon? Biuro w smartfonie to nie mrzonka, to nawet nie przyszłość – to już teraźniejszość.
Biuro w stolicy, na Śląsku, nad morzem? A może biuro w smartfonie?
Jaka jest najlepsza lokalizacja na biuro w Polsce? Dla jednych na pewno warszawski Mordor – fakt, trzeba tam odstać swoje w korkach, ale tak się składa, że to tam mają swoje siedziby największe firmy. A jak nie tam, to pewnie w stołecznym śródmieściu albo na Woli. Są tacy przedsiębiorcy, którzy jednak wolą warszawską Pragę i miejsce do pracy w postindustrialnych przestrzeniach.
Ale Polska to oczywiście nie tylko stolica. Kraków ma swoją Bonarkę, Trójmiasto – Oliwę i Przymorze. Doskonałe lokalizacje na biura to też śródmieścia Poznania i Wrocławia, jak i innych miast.
Wszystkie te lokalizacje są nie tylko wygodne, ale i dają świetne możliwości biznesowe – w końcu wokół jest mnóstwo potencjalnych klientów.
Problem w tym, że nowoczesny przedsiębiorca to dziś mobilny przedsiębiorca. I raczej nie wybiera po prostu którejś z powyższych lokalizacji – raczej stale kursuje pomiędzy nimi wszystkimi. A i często jest za granicą, czasem chce natomiast po prostu odpocząć i wyjechać nad morze czy w góry. Zamiast więc ograniczać się do jednego biura, przedsiębiorca może mieć swoje biuro wszędzie, gdzie akurat przebywa. Tak, biuro w smartfonie to już wcale nie jest mrzonka.
Biuro w smartfonie – to naprawdę jest możliwe!
Oczywiście biuro w smartfonie sensu nie ma bez dobrego pakietu danych. Plus oferuje internet bez końca raptem za 40 złotych miesięcznie, do tego 120 minut za darmo na połączenia międzynarodowe i nielimitowane SMS-y i MMS-y. Aby przenieść już zupełnie małe biuro na smartfony, warto się zdecydować na pakiet PięcioSIM (czyli 5 nielimitowanych kart z internetem bez końca) za 120 złotych. Czy za takie kwoty można wynająć „normalne” biuro? Może i tak, ale pod warunkiem, że będzie to… wirtualne biuro.
Biuro w smartfonie. No dobrze, a co z recepcją?
Są tacy, którzy argumentują, że w smartfonie nie da się zorganizować „prawdziwego” biura. No bo w końcu wtedy nikt kto zadzwoni do takiego „smartfonowego” biura nie zostanie obsłużony przez profesjonalną recepcjonistkę czy recepcjonistę. Na pewno?
Tak się składa, że Plus ma usługę „Centralka Firmy„. Usługa działa właśnie tak jak profesjonalna recepcjonistka – przywita gości, przedstawi ofertę, przekieruje połączenie, odbierze wiadomość czy fax… Mało tego, może nawet wysłać SMS-a wszystkim dzwoniącym do firmy. A to wszystko można łatwo ustawić za pomocą aplikacji.
Jaka jest cena takiej „centralki”? Powiedzieć, że symboliczna, to nic nie powiedzieć. Wystarczy za to zapłacić raptem 4,90 zł miesięcznie!
Biuro w smartfonie – wszystko co potrzeba, jest tak naprawdę w telefonie
O tym, jak łatwo się odbiera i pisze przez telefon maile, pisać chyba nie trzeba. Ale tak naprawdę niemal każdą aktywność biurową można prowadzić przez telefon. Na smartfona można ściągnąć najpopularniejsze aplikacje biurowe Microsoftu, a więc przede wszystkim pakiet Office z Excelem czy Wordem. Ze współpracownikami można się kontaktować nie tylko telefonicznie, ale też przez WhatsAppa, Messangera czy Vibera. Wideokonferencję można zorganizować natomiast za pomocą mobilnego Skype’a. Świetne są aplikacje do zarządzania projektami na urządzenia przenośne – na przykład Slack czy Trello.
Biuro w smartfonie. Czym jest Slack, czym jest Trello?
Czym jest Slack? To naprawdę wygodne narzędzie do komunikacji pomiędzy pracownikami. Slacka uwielbiamy używać w Bezprawniku, ale aby wyjaśnić jak najlepiej działanie apki, stwórzmy fikcyjną firmę, powiedzmy, że będzie się nazywała MobilnyBurger i że należy do niej sieć foodtrucków. Na Slacku stworzymy więc ogólny czat dla wszystkich pracowników, tam będą najważniejsze informacje – o rozliczeniach, wideokonferencjach, wspólnych wyjazdach, ale i o strategii.
Poza czatem ogólnym, warto zrobić czaty dla poszczególnych działów, a zatem „Marketing”, „Sprzedaż” oraz taki dla kucharzy. Tam będą się odbywać rozmowy na już konkretne tematy w mniejszych grupach. Bo przecież sprzedawca wcale nie musi uczestniczyć w dyskusjach o składzie nowych burgerów, a marketingowiec nie musi śledzić dyskusji o najlepszych lokalizacjach do postawienia foodtrucka w Jastarni.
Oczywiście pracownicy na Slacku mogą się wymieniać informacjami między sobą, zatem szef marketingu czy sprzedaży może przez Slacka raportować bezpośrednio do prezesa. I najlepsze jest to, że na ekranie smartfona wyświetlają się od razu najważniejsze powiadomienia. Szef marketingu może więc od razu zaalarmować swoich specjalistów, gdy na przykład pojawi się jakiś socialmediowy kryzys. Nie musi do nich dzwonić (może jest akurat na spotkaniu) ani liczyć, że pracownik akurat zauważy wiadomość na Facebooku…
Idealnym uzupełnieniem do Slacka jest Trello. To taka wirtualna tablica do organizowania projektów i wyznaczania zadań. Można łatwo przydzielić konkretną pracę, wyznaczyć jej status (np. megapilne lub „może być na za dwa tygodnie”) i na bieżąco kontrolować jej wykonywanie.
Wymieniać się danymi można przez Dropboxa czy Google Drive, lepiej zorganizować czas pozwolą takie apki, jak RescueTime, Evernote czy My Minutes.
Jest mnóstwo mobilnych aplikacji do wystawiania faktur, a i większość polskich banków ma naprawdę świetne aplikacje mobilne – więc i płatności nie są problemem. Za granicą warto natomiast wykorzystywać do płacenia apkę Revolut. Kontrolę na wydatkami zastąpią natomiast takie apki, jak Kontomierz czy Kwitki.
Oczywiście, fizyczne biuro się czasem przyda – można tam przechowywać dokumenty i robić burze mózgów. W smartfonie też nie zainstaluje się póki co ekspresu do kawy. Ale wszystko inne może tak naprawdę już zastąpić inne biuro, biuro w smartfonie.
Artykuł powstał we współpracy z siecią Plus.
