Faktura VAT a brak wpisu w CEIDG – dlaczego to nie działa
Faktura VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług musi zawierać ściśle określone elementy, w tym numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy. Numer NIP osoba fizyczna planująca prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej otrzymuje przy rejestracji w CEIDG – jest nadawany do końca kolejnego dnia roboczego po złożeniu wniosku CEIDG-1, niezależnie od daty rozpoczęcia działalności wskazanej we wniosku.
Bez numeru NIP nie da się wystawić prawidłowej faktury VAT. Wystawienie dokumentu nazwanego „fakturą" bez tego elementu nie będzie miało mocy prawnej w rozumieniu przepisów podatkowych – kontrahent nie odliczy od niego podatku VAT, a sam wystawca narazi się na zarzut posługiwania się dokumentem niespełniającym wymogów ustawowych.
Warto jednak podkreślić, że rejestracja w CEIDG i faktyczne rozpoczęcie działalności to dwie różne daty. We wniosku CEIDG-1 przyszły przedsiębiorca wskazuje planowaną datę rozpoczęcia działalności, która może być późniejsza niż data złożenia wniosku. NIP zostaje nadany już przy rejestracji – co oznacza, że technicznie można uzyskać NIP wcześniej niż formalnie rozpocząć działalność i już od tego momentu dokonywać zakupów na fakturę z NIP-em.
Działalność nierejestrowana – faktura bez CEIDG
Nie każda działalność zarobkowa wymaga wpisu do CEIDG. Działalność nierejestrowana (nierejestrowa) to legalna forma prowadzenia drobnej aktywności zarobkowej, która od 2018 roku funkcjonuje na podstawie art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców. Osoba prowadząca taką działalność nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu prawa gospodarczego, nie musi rejestrować się w CEIDG, nie płaci składek ZUS i nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku.
Od 1 stycznia 2026 roku limit przychodów dla działalności nierejestrowanej jest liczony kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę, co przy płacy minimalnej 4806 zł daje 10 813,50 zł na kwartał. Wcześniej obowiązywał limit miesięczny wynoszący 75% minimalnego wynagrodzenia. Zmiana na limit kwartalny daje większą elastyczność – w jednym miesiącu można zarobić więcej, pod warunkiem że w pozostałych miesiącach kwartału przychody będą niższe.
I tu kluczowa informacja – osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może wystawiać faktury. Co więcej, ma obowiązek to zrobić, jeśli nabywca zażąda wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy od wykonania usługi lub dostawy towaru. Na wystawienie faktury ma wówczas 7 dni.
Jak wygląda faktura w działalności nierejestrowanej
Faktura wystawiana przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną różni się od standardowej faktury VAT. Ponieważ większość osób w tej formule korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (przychody znacznie poniżej limitu 240 000 zł rocznie obowiązującego od 2026 roku), wystawiają one fakturę bez VAT.
Taka faktura musi zawierać: datę wystawienia, numer kolejny, imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową oraz kwotę należną ogółem. Nie musi natomiast zawierać numeru NIP sprzedawcy – bo osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, niebędąca podatnikiem VAT, co do zasady posługuje się numerem PESEL jako identyfikatorem podatkowym.
Kwestia NIP w działalności nierejestrowanej jest jednak bardziej złożona. Na gruncie ustawy o VAT działalność nierejestrowana jest traktowana jako działalność gospodarcza. Jeśli osoba prowadząca taką działalność stanie się podatnikiem VAT (bo na przykład świadczy usługi nieobjęte zwolnieniem), będzie zobowiązana do posiadania NIP i wystawiania faktur VAT – mimo braku wpisu do CEIDG.
Alternatywą dla faktury jest rachunek. Przed 2014 rokiem osoby niebędące podatnikami VAT mogły wystawiać wyłącznie rachunki. Po nowelizacji przepisów mają wybór – mogą wystawiać fakturę bez VAT albo rachunek. Oba dokumenty pełnią praktycznie tę samą funkcję i muszą zawierać te same elementy.
Faktura przed datą rozpoczęcia działalności – zakupy firmowe
Zupełnie inną kwestią jest wystawianie faktur sprzedażowych (to wymaga aktywnej działalności) od otrzymywania faktur zakupowych przed formalnym rozpoczęciem działalności. Ta druga sytuacja jest nie tylko dopuszczalna, ale wręcz powszechna i uregulowana w przepisach.
Przedsiębiorcy często ponoszą wydatki związane z uruchomieniem firmy jeszcze przed datą rozpoczęcia działalności wskazaną we wniosku CEIDG-1 – kupują sprzęt, opłacają hosting, zamawiają wizytówki, wynajmują lokal. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.
Co istotne, NIP jest nadawany do końca kolejnego dnia po złożeniu wniosku CEIDG – niezależnie od daty rozpoczęcia działalności. Osoba, która złoży wniosek 15 marca z datą rozpoczęcia działalności 1 kwietnia, otrzyma NIP najpóźniej 17 marca. Od tego momentu może dokonywać zakupów na fakturę z NIP-em. Takie faktury zakupowe zostaną zaksięgowane z datą rozpoczęcia działalności.
Wydatki poniesione przed rejestracją, na które przedsiębiorca nie miał jeszcze NIP-u (np. zapłacone gotówką lub na podstawie paragonu), również mogą być kosztem – pod warunkiem że są prawidłowo udokumentowane i mają związek z planowaną działalnością. Towary handlowe zakupione przed rozpoczęciem działalności wykazuje się w spisie z natury na dzień jej rozpoczęcia.
Co z odliczeniem VAT od zakupów sprzed rejestracji
Odliczenie VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją jest możliwe, ale wymaga spełnienia dodatkowych warunków. Kluczowe jest to, by zakupy były udokumentowane fakturami z NIP-em nabywcy. Faktura bez NIP-u nie daje prawa do odliczenia podatku VAT. Dlatego tak istotne jest, by przyszły przedsiębiorca najpierw złożył wniosek CEIDG-1 (i uzyskał NIP), a dopiero potem dokonywał zakupów inwestycyjnych na fakturę.
Odliczenie VAT jest możliwe nawet wtedy, gdy faktura została wystawiona przed datą rozpoczęcia działalności wskazaną we wniosku – liczy się to, że wydatek jest związany z planowaną działalnością opodatkowaną VAT. Przedsiębiorca może odliczyć VAT z takich faktur w pierwszej deklaracji VAT składanej po rozpoczęciu działalności.
Przekroczenie limitu – 7 dni na rejestrację
Jeśli przychody z działalności nierejestrowanej przekroczą kwartalny limit 10 813,50 zł (w 2026 roku), działalność automatycznie traci status nierejestrowanej i od momentu przekroczenia limitu jest traktowana jako działalność gospodarcza. Na złożenie wniosku o wpis do CEIDG jest wówczas 7 dni.
W tym przejściowym okresie – między przekroczeniem limitu a faktyczną rejestracją – osoba taka prowadzi de facto działalność gospodarczą bez formalnego wpisu. Nie oznacza to jednak, że nie może dokumentować sprzedaży. Powinna niezwłocznie złożyć wniosek CEIDG-1, uzyskać NIP i rozpocząć wystawianie faktur na standardowych zasadach. Faktury wystawione w tym krótkim okresie przejściowym – już po przekroczeniu limitu, ale przed uzyskaniem wpisu – mogą być przedmiotem wątpliwości. Dlatego tak ważne jest, by nie zwlekać z rejestracją.
Prowadzenie działalności gospodarczej bez wymaganego wpisu do CEIDG stanowi wykroczenie z art. 601 Kodeksu wykroczeń, zagrożone karą ograniczenia wolności albo grzywny.
KSeF a działalność nierejestrowana w 2026 roku
Od 2026 roku wchodzi w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Działalność nierejestrowana również zostanie objęta tymi przepisami, choć w późniejszym terminie.
Od 1 kwietnia 2026 roku osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF w relacjach B2B (transakcje z innymi przedsiębiorcami). Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF obejmie wszystkich bez wyjątku.
Problem polega na tym, że korzystanie z KSeF wymaga posiadania numeru NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które dotychczas posługiwały się wyłącznie PESEL-em, będą musiały wystąpić o nadanie NIP-u przed terminem wejścia w życie obowiązku KSeF. Warto zrobić to z wyprzedzeniem, by uniknąć problemów z wystawianiem faktur w nowym systemie.
Istotne jest też to, że już od 1 lutego 2026 roku osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą otrzymywać faktury zakupowe wystawione w KSeF przez swoich kontrahentów. Faktura na rzecz osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną nie jest fakturą konsumencką – na gruncie VAT taka osoba prowadzi działalność gospodarczą, więc jej kontrahenci nie mają obowiązku przesyłania faktur poza systemem KSeF.
Podsumowanie – kiedy można, a kiedy nie
Wystawienie klasycznej faktury VAT przed rejestracją działalności gospodarczej w CEIDG nie jest możliwe – brakuje numeru NIP, który jest obowiązkowym elementem takiej faktury. Istnieją jednak legalne alternatywy. W ramach działalności nierejestrowanej można wystawiać faktury bez VAT lub rachunki, dokumentując sprzedaż towarów i usług przy przychodach nieprzekraczających 10 813,50 zł kwartalnie (2026 rok). Zakupy firmowe na fakturę z NIP-em można natomiast robić już od momentu złożenia wniosku CEIDG-1 – nawet przed formalną datą rozpoczęcia działalności – i później zaliczyć je w koszty. Kluczowe jest, by nie mylić dwóch odrębnych sytuacji: wystawiania faktur sprzedażowych (wymaga aktywnej formy działalności) i otrzymywania faktur zakupowych (możliwe od momentu uzyskania NIP).
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
