Na wstępie warto sięgnąć po Kodeks pracy, chociaż w przepisach prawa pracy ustawodawca nie zdefiniował czym dokładnie jest wyjazd służbowy, natomiast zgodnie z treścią art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy możliwe jest poznanie charakterystyki podróży służbowej:

"Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową".

Zatem zgodnie z literalnym brzmieniem delegacja jest wyjazdem pracownika poza stałe miejsce pracy lub poza miejsce, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Warto podkreślić, że to pracodawca musi zlecić pracownikowi wyjazd służbowy. Natomiast celem wyjazdy jest wykonanie określonego służbowego zadania. Lecz nawet w przypadku spełnienia wszystkich powyżej wymienionych przesłanek, nie każdy wyjazd pracownika będzie nosił znamiona podróży służbowej.

W wyroku z dnia 20 lutego 2007 roku, Sąd Najwyższy ustalił, że - jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny.

Należy zatem podkreślić, że w zakres definicji wyjazdu służbowego nie podchodzi kwestia przejazdów służbowych pracownika w granicach miejsca, w którym znajduje się miejsce pracy.

Równocześnie, aby móc ustalić czy wyjazd jest w rzeczywistości wyjazdem służbowym musimy znać jego finalną destynację. Jest to niezwykle istotne, ponieważ np. pracownicy terenowi świadczą pracę w różnych miejscach. Zaś gdy pracownicy pracujący wyłącznie w siedzibie pracodawcy, będą musieli pojechać do sąsiedniego miasta w celu wykonania służbowego zadania, to konieczne będzie rozliczenie delegacji.

Pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego, w tym również wyjazdu na delegację, o ile polecenie to będzie naruszało zasady współżycia społecznego. Należy zatem odnieść się do art. 8 k.p., który stanowi, iż:

"nie wolno czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony".

Ponadto w treści art. 210 k.p. ustawodawca przewidział szczególny przypadek:

"gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik w takich okolicznościach ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego".

Pracownik będzie mógł odmówić wykonania zadania, gdy wyjazdowi towarzyszy ryzyko wynikające z niestabilnej sytuacji politycznej w miejscu, które miało być celem jego wyjazdu. Odmowa może nastąpić także wtedy, gdy pracownik uzasadni ją otrzymanym uprzednio od lekarza zaświadczeniem o stanie zdrowia, który nie pozwala na odbycie przedmiotowego wyjazdu.

Natomiast Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 czerwca 1997 r. orzekł, że „bezprawna i świadoma odmowa wykonania polecenia, zagrażająca istotnym interesom pracodawcy, uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika”.

W innym zaś wyroku z dnia 1 października 1997 roku SN wskazał, że "Jednocześnie, postawienie pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była treść tego polecenia, czy dotyczyło ono wykonywanej pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane". Należy zatem uznać, że w określonych okolicznościach, po spełnieniu powyżej wskazanych przesłanek pracownikowi przysługuje możliwość odmowy wyjazdu służbowego, o ile będzie mógł wykazać stosowną okoliczność zwalniającą go z tego obowiązku.