W dobie internetu i usług świadczonych drogą elektroniczną posiadanie stacjonarnego biura dla całej rzeszy biznesów wydaje się zbędnym luksusem generującym dodatkowe koszty. Jako alternatywa powstają biura wirtualne. Tylko czy wirtualne biuro jest legalne?
Pod pojęciem wirtualnego biura rozumiemy przedsiębiorcę, który świadczy usługi biurowe w taki sposób, że pod jednym adresem udostępnia miejsce do rejestracji swojej działalności (czy to gospodarczej czy na przykład spółki) zwykle większej grupie podmiotów – rekordziści dochodzą pod tym względem nawet do kilkuset w niewielkim mieszkaniu. Jest to możliwe z prostej przyczyny – z wirtualnego biura generalnie się nie korzysta w sposób typowy dla biura.
Wirtualne biuro ratunkiem dla freelancera
Osobiście jestem wielką fanką takiego rozwiązania. Kilkukrotnie na Bezprawniku narzekałam już na to, że granica „wejścia w przedsiębiorczość” jest w Polsce absurdalnie wysoka. Świeżo założona działalność gospodarcza, która czasem nie posiada jeszcze nawet jednego klienta, zmuszana jest do płacenia (łaskawie pomniejszonego) ZUS-u w wysokości kilkuset złotych. Podobnie z lokalem dla takiej firmy. Młodzi ludzie często nie posiadają własnych czterech ścian, wynajmujący im mieszkanie nie chce się zgodzić na prowadzenie w nim działalności gospodarczej, a koszt wynajmu powierzchni biurowej jest bardzo wysoki – zwłaszcza w stolicy.
Wirtualne biuro rozwiązuje taki problem udostępniając przedsiębiorcy adres konieczny do rejestracji. Najlepsze z biur oferują dodatkowo pakiet usług, takich jak odbieranie przychodzącej do nas poczty, przekazywanie jej dalej (pocztą tradycyjną lub elektroniczną w postaci skanów), gwarantując wsparcie księgowe czy też możliwość dodatkowego wynajmu sali konferencyjnej – jeśli zechcemy spotkać się z klientem w „naszym” biurze. Brzmi pięknie, lecz wątpliwości budzić może pytanie czy wirtualne biuro jest legalne.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Co do zasady korzystanie z usług wirtualnego biura jest legalne i powoli staje się coraz powszechniejszą praktyką wśród przedstawicieli tak zwanych wolnych zawodów, start-upów czy małych firm pracujących głównie w sieci.
Natomiast przed kilkoma laty pojawiła się w sieci dyskusja dotycząca prawnych aspektów działalności tego typu biur. Nie dotyczyła ona kwestii instytucjonalnych, tylko podatkowych. Pojawiły się bowiem historie, w których Urząd Skarbowy kwestionował możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej w tego typu biurze odmawiając nadania NIP. Odmowę umotywowano brakiem wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brakiem wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych.
Urzędy Skarbowe stosunkowo szybko, bo w 2014 roku, zostały dość stanowczo i radykalnie zdyscyplinowane przez Naczelny Sąd Administracyjny, który w dość głośnej sprawie II FSK 3549/13 wskazał, iż nie istnieją przepisy, które na podatnika nakładałyby obowiązek wskazania lokalu o tego typu właściwościach, a na dodatek Urząd Skarbowy w żaden sposób nie wykazał, na podstawie jakich przesłanek wywnioskował, że pod wskazanym adresem nie da się wykonywać na przykład funkcji zarządczych. NSA rozwiał zasadzie wszelkie wątpliwości wyrażając otwarte poparcie dla tego typu działalności stwierdzając, iż:
Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
W świetle powyższego wyroku kompetentny US nie odmówi dopełnienia formalności w odniesieniu do przedsiębiorcy korzystającego z usług wirtualnego biura. Wiemy to zresztą z doświadczenia, gdyż często w Bezprawniku pomagamy rozpocząć przygodę z przedsiębiorczością naszym klientom i nigdy wirtualne adresy nie były przedmiotem problemów ze strony urzędów.
