Zgodnie z Kodeksem pracy oraz odpowiednim rozporządzeniem wydanym na jego podstawie, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych darmowe posiłki - o ile jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Darmowe posiłki od pracodawcy przysługują pracownikom, którzy ze względu na wspomnianą uciążliwość pracy i warunki mikroklimatyczne muszą uzupełnić swoją rezerwę energetyczną. W praktyce mowa zatem głównie o pracownikach fizycznych, wykonujących swoje obowiązki w zimnie lub gorącu.

Z tego względu, darmowe posiłki od pracodawcy przysługują pracownikom, którzy wykonują pracę związaną z wysiłkiem fizycznym, powodującym w czasie pracy wydatek energetyczny powyżej 2000 kcal u mężczyzn i powyżej 1100 kcal u kobiet. Posiłek profilaktyczny przysługuje też w sezonie zimowym (od 1 listopada do 31 marca) osobom, które wykonują pracę na otwartej przestrzeni, a także osobom pracującym w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych temperatura jest utrzymywana stale na poziomie -10 stopni Celsjusza (lub gdzie wskaźnik obciążenia termicznego wynosi powyżej 25 stopni Celsjusza), jeśli wydatek energetyczny podczas zmiany wynosi powyżej 1500 kcal u mężczyzn i powyżej 1000 kcal u kobiet.

Oprócz tego posiłki profilaktyczne przysługują też pracownikom pracującym pod ziemią oraz przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych - bez względu na temperaturę i wydatek energetyczny związany z wysiłkiem fizycznym podczas pracy.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że darmowe posiłki profilaktyczne od pracodawcy mogą przysługiwać tylko tym pracownikom, którzy spełniają jeden z powyższych warunków i są zatrudnieni na stanowiskach określonych w par. 5 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Łatwo się jednak domyślić, że nie wszyscy pracodawcy są w stanie fizycznie zapewnić posiłki profilaktyczne swoim pracownikom - albo ze względów organizacyjnych, albo ze względu na specyfikę pracy wykonywanej przez pracownika. W takiej sytuacji pracodawca może zapewnić pracownikom możliwość korzystania z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub umożliwić mu przyrządzenie posiłku we własnym zakresie - ale z otrzymanych od pracodawcy produktów. Innym rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom bonów czy kuponów na posiłki (np. z cateringu czy znajdującego się blisko firmy lokalu gastronomicznego). Co jednak istotne, pracownik, któremu przysługuje posiłek profilaktyczny, nie może zamiast tego otrzymać ekwiwalentu pieniężnego - nawet na własne żądanie.