Jeśli dokładniej przyjrzymy się przepisom Kodeksu pracy, to okaże się, że ciężko będzie nam znaleźć dokładne regulacje dotyczące wniosku urlopowego, zwłaszcza w kontekście formy składania tego dokumentu. Odpowiedzi nie znajdziemy również w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Tam także zawarte są raczej informacje dla pracodawcy niż dla pracownika, brakuje określenia formy składania wniosku.

Wydaje się zatem, że forma składania wniosku będzie zależeć głównie od tego, jakie zasady ustali pracodawca. Przepisy nie narzucają mu jednak konieczności wymagania od pracowników formy papierowej. W związku z tym równie dobrze w firmie mogą obowiązywać elektroniczne wnioski urlopowe (które zresztą są już wprowadzane przez część zakładów pracy). Elektroniczny system obiegu wniosków może przynieść wymierne korzyści nie tylko pracownikowi, ale i pracodawcy. Nie da się jednak ukryć, że nie wszyscy pracodawcy będą chcieli wdrożyć taki system w swojej firmie. Mają wtedy prawo wymagać od swoich pracowników wniosków urlopowych w formie papierowej.

Jeśli w danej firmie funkcjonują elektroniczne wnioski urlopowe, to proces składania wniosku jest dla pracownika znacznie ułatwiony. Wiele informacji zostaje uzupełnionych automatycznie, ponieważ system po prostu wykrywa pracownika w systemie i część danych pojawi się od razu (np. dział, stanowisko itd.). Oprócz tego we wniosku, niezależnie od formy, musi znaleźć się również imię i nazwisko pracownika, data i miejsce przygotowanego wniosku. Konieczne jest również podanie danych firmy i przełożonego, do którego zwracamy się z prośbą o urlop.

Pracownik powinien też zaznaczyć we wniosku, jaki termin urlopu wypoczynkowego go interesuje.

Dział kadr zatwierdza lub odrzuca wniosek urlopowy, który wpłynął.

Elektroniczne wnioski urlopowe z pewnością są wygodnym rozwiązaniem dla pracowników. Większe korzyści z wprowadzenia tego systemu mają jednak kadry. Prawdopodobieństwo wpłynięcia błędnie wypełnionego wniosku urlopowego jest znacznie mniejsze. System wskazuje też, czy pracownik nie przekroczył liczby dni urlopowych, które mu przysługują. To nie tylko ułatwia cały proces, ale również znacząco go przyspiesza.