Ewidencja czasu pracy kierowcy jest regulowana prawnie, a jej sporządzanie wymaga staranności i systematyczności. Przepisy stanowią jasno, w jakiej formie należy ją sporządzać.
Regulacje czasu pracy kierowcy mają zwiększyć poziom bezpieczeństwa na drogach – zmęczony kierowca stanowi zagrożenie dla innych uczestników ruchu. Prowadzenie ewidencji ma ponadto na celu ochronę dóbr pracowniczych i ułatwienie ustalania wysokości wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy kierowcy – podstawa prawna
Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.) w artykule 25 ustala, jak powinna wyglądać ewidencja.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:
1) zapisów na wykresówkach;
2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej
czynności, lub
5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w
pkt 1–4.
Przewoźnik sam wybiera najbardziej odpowiednią formę ewidencji. W przypadku samochodów osobowych lub lekkich dostawczych, pierwsze trzy warianty odpadają z powodu braku tachografu. Pozostają wtedy karty drogowe, powszechnie stosowane przez akcesją Polski do Unii Europejskiej.
Ewidencję należy przechowywać przez trzy lata.
Według artykułu 149 Kodeksu pracy,
§ 1.Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.§ 2.W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Klasyczna ewidencja
Można – według ustawy – konwertować dane z kart drogowych i wykresówek oraz plików pobranych z tachografu. W ten sposób tworzona jest klasyczna ewidencja czasu pracy. W świetle tych przepisów jest ona rejestrem opracowanym na podstawie dokumentów z punktów 1-4. Artykuł czwarty paragraf ósmy punkt pierwszy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa, co składa się na ewidencję. Dokument musi zawierać dane o czasie pracy w danych dniach, zawierając też godziny przepracowane w niedziele i święta, w porze nocnej, w dniach wolnych od pracy oraz godziny nadliczbowe. Do tego dorzucić należy dyżury, urlopy czy zwolnienia od pracy oraz wszystkie nieobecności. Nie muszą być podane konkretne godziny pracy, a jedynie ich liczba. Dzięki zastosowaniu klasycznej ewidencji firma nie musi przechowywać danych z tachografu i karty kierowcy przez trzy lata, a jedynie przez rok.
Brak ewidencji – konsekwencje
Za brak ewidencji czasu pracy kierowcy grożą konsekwencje – i jest to w pierwszej kolejności kara grzywny. Jej ryzyko pojawia się, gdy kontrola PIP wykaże brak ewidencji. Sama grzywna ma wysokość od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych. Firma będzie musiała też przygotować ewidencję za zaległy okres, czyli nawet z trzech lat wstecz. Spada na nią również obowiązek wypłacenia wszelkich dodatków – jeśli wpłynie więcej pozwów ze strony pracowników wydatki firmy mogą znacznie wzrosnąć.
Wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej może w pewien sposób ułatwić prowadzenie dokumentacji. Mimo to ewidencja czasu pracy kierowcy wymaga sporej uwagi ze strony przewoźnika. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług przedsiębiorstw, które rozliczają i analizują czas pracy kierowców.
