Zwolnienia lekarskie wystawiane są elektronicznie już od kilku lat. W związku z tym wiele osób uważa, że nie muszą informować pracodawcy o jego wystawieniu. Niestety, przepisy mówią coś innego.
Czy muszę informować pracodawcę o wystawieniu L4?
Zgodnie z przepisami pracownik ma obowiązek jak najszybciej powiadomić pracodawcę o swojej nieobecności w pracy i jej przyczynie – najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem dnia pracy. Nie oznacza to jednak konieczności dostarczenia zwolnienia lekarskiego, ponieważ system elektroniczny ZUS (e-ZLA) automatycznie przekazuje je pracodawcy.
Taka informacja może być wystarczająca dla pracodawcy, a umieszczenie zwolnienia w systemie może zamknąć sprawę. Przepisy jednak precyzyjnie określają ten obowiązek. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli jest ona z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Mówi o tym §2 tego aktu.
W sytuacjach nagłych, gdy przyczyny uniemożliwiające stawienie się do pracy pojawią się niespodziewanie, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować pracodawcę o swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania – nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.
Jak należy poinformować pracodawcę?
Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracodawcy, ale nie określają konkretnej formy przekazu. Sposób ten ustala się wewnątrzzakładowo. Jeśli brak takiego określenia, przyjmuje się powszechnie dostępne metody: osobiście, telefonicznie, SMS-em lub e-mailem.
Konsekwencje braku powiadomienia
Co w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie powiadomić pracodawcy lub nie zrobimy tego z innych przyczyn?
Nieprzekazanie informacji może być uznane za naruszenie organizacji pracy, a w skrajnych przypadkach – za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Może to skutkować karą porządkową, a nawet zwolnieniem z pracy.
Jeśli jednak niedotrzymanie terminu wynikało z przyczyn niezależnych od pracownika, może on zostać usprawiedliwiony. Wówczas powinien poinformować pracodawcę niezwłocznie po ustaniu przeszkód uniemożliwiających terminowe zawiadomienie.
