Wysłałeś klientom kartki świąteczne? Uwaga, mogłeś naruszyć przepisy RODO

Na infolinię Urzędu Ochrony Danych Osobowych bardzo często dzwonią ludzie z pytaniami właśnie o kartki świąteczne. Dlatego UODO na kilka dni przed świętami opublikował swoje stanowisko w tej sprawie. To, co jest w nim najważniejsze, to to że żadnych obaw nie powinni mieć ci, którzy jako osoby fizyczne wysyłają życzenia rodzinie, znajomym i przyjaciołom. Ich przepisy RODO nie dotyczą, bo nie są to – zgodnie z literą prawa – administratorzy danych osobowych.

Kartki świąteczne – kiedy możemy je wysyłać?

Złożenie listownie życzeń świątecznych jest przetworzeniem danych osobowych adresata. Jego imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, ale też adresu mailowego. Żeby te dane móc przetwarzać, konieczne jest uzyskanie zgody na otrzymywanie korespondencji pocztą. Jak podkreśla urząd, musi być ona dobrowolna, konkretna, świadoma oraz musi jednoznacznie okazać wolę osoby, której dane dotyczą. W momencie uzyskiwania takiej zgody klient bądź kontrahent musi dostać od nas informację, że może ją wycofać w dowolnym momencie. Musi być to też tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

UODO wskazuje też inną niż zgoda podstawę do przetwarzania danych osobowych. Art. 6 ust. 1 lit. f przepisów RODO mówi o prawnie uzasadnionym interesie administratora. I podaje przykład, który może być użyty właśnie przy kartkach świątecznych. Czyli utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientem. Ale sama podstawa nie wystarczy…

Bo nie zapominajmy o artykule 13, mówiącym o spełnieniu obowiązku informacyjnego wobec kontrahentów. Musi być on zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskania danych. Konieczne jest też wskazanie prawa do wniesienia sprzeciwu. Jeśli taki sprzeciw zostanie złożony, lepiej porzućmy pomysł wysyłania, nawet najmilszych, życzeń pod adres takiego klienta.

Pamiętajmy o tym do kogo kierujemy życzenia

Urząd Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę na jeszcze jeden aspekt. Już mniej prawny, bardziej społeczny. Chodzi o światopogląd osoby obdarowywanej takimi życzeniami. Jeśli jej przekonania religijne są zupełnie odmienne od przekonań zawartych na kartce (życzącej na przykład bożego błogosławieństwa), może to po prostu urazić adresata. Najlepiej zatem albo upewnić się czy osoba, do której kierujemy życzenia, przyjmie je z faktyczną radością. Albo pomyśleć nad uniwersalną formułką, mogącą trafić do każdego.

W dzisiejszych zdigitalizowanych czasach wydaje się, że odebranie świątecznej kartki z życzeniami może wywołać tylko uśmiech. I pewnie często tak jest. Ale nasi klienci czy kontrahenci to często bardzo różne osoby, odmiennie spędzające święta, często ceniące sobie prawo do prywatności. Nie zapominajmy o tym w przedświątecznym zamieszaniu. W końcu liczy się jakość, a nie ilość. Również gdy chodzi o kartki świąteczne.