Terminy dotyczą wystawiania, nie odbierania
Przepisy wprowadzające obowiązkowy Krajowy System e-Faktur określają trzy terminy: od 1 lutego 2026 roku dla firm o obrocie powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia dla pozostałych przedsiębiorców i od 1 stycznia 2027 roku dla mikrofirm ze sprzedażą do 10 tysięcy złotych miesięcznie. Wielu właścicieli małych firm patrzy na ten harmonogram i oddycha z ulgą – mają jeszcze czas.
To myślenie jest błędne. Jak wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24 i e-pity, wskazane terminy dotyczą wyłącznie wystawiania faktur, nie ich odbioru przez kontrahentów. Faktury od największych firm trzeba będzie odebrać w KSeF już od 1 lutego – z dniem ich obowiązkowego przystąpienia do systemu. Przy doręczeniu faktury nie ma znaczenia, kiedy my jako firma powinniśmy zacząć korzystać z KSeF. Liczy się tylko to, czy nasz kontrahent już musi wystawiać faktury przez system.
Stacja benzynowa, leasing, hurtownia – wszystko przez KSeF
W praktyce oznacza to, że od lutego każdy przedsiębiorca musi być gotowy do odbierania e-faktur, nawet jeśli sam nie będzie jeszcze musiał ich wystawiać. Tankujesz służbowe auto na Orlenie? Płacisz ratę leasingową? Zamawiasz towar w dużej hurtowni? Kupujesz sprzęt od ogólnopolskiego dostawcy? Wszystkie te podmioty to prawdopodobnie duże firmy, które od lutego będą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.
Twój kontrahent nie będzie zobowiązany doręczyć ci faktury w inny sposób. Koniec z fakturami w PDF wysyłanymi mailem – przynajmniej od dużych dostawców. Jeśli chcesz otrzymać dokument potwierdzający zakup, musisz zalogować się do systemu. Nie ma innej drogi.
Trzy tygodnie na przygotowanie
Przedsiębiorcy mają mniej czasu, niż im się wydaje. Część firm nawet nie zdaje sobie sprawy, że za kilka tygodni nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może to prowadzić do poważnych konsekwencji: nieporozumień z kontrahentami, opóźnień w płatnościach za towary i usługi, a także problemów w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS. Przeoczenie faktury kosztowej to nie tylko kwestia porządku w dokumentach – to potencjalna strata prawa do odliczenia VAT.
Co trzeba zrobić już teraz? Po pierwsze, uświadomić sobie skalę zmiany. Po drugie, zadbać o techniczne przygotowanie: dostęp do KSeF (przez Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć), ewentualnie oprogramowanie zintegrowane z systemem. Mali przedsiębiorcy mogą skorzystać z darmowych narzędzi udostępnionych przez Krajową Administrację Skarbową – nie trzeba od razu inwestować w drogie rozwiązania.
Ustal procedury z księgowością
Wprowadzenie KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktury. To zmiana całego procesu odbioru, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. Dlatego kluczowy jest kontakt z biurem rachunkowym lub działem księgowości. Trzeba ustalić sposób przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do działań w KSeF dla księgowej, a także określić, którzy pracownicy w imieniu firmy będą mogli wystawiać faktury, a kto będzie je odbierał i weryfikował.
Jeśli firma nie jest osobą fizyczną, przed pierwszym logowaniem do KSeF konieczne może być złożenie w urzędzie skarbowym formularza ZAW-FA. Służy on wyznaczeniu pierwszej osoby uprawnionej do zarządzania dostępami w systemie. To formalność, ale wymaga czasu – lepiej załatwić ją w styczniu niż gorączkowo szukać rozwiązania w lutym.
Dobra wiadomość: kary dopiero od 2027 roku
Jest też informacja, która może uspokoić najbardziej zestresowanych przedsiębiorców. W całym 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy związane z KSeF. To oficjalna abolicja ogłoszona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Można się pomylić, można nie zdążyć ze wszystkim – i nic za to nie grozi. Przynajmniej do końca grudnia.
Nie oznacza to jednak, że można zignorować temat. Brak kar to jedno, brak faktur kosztowych – to drugie. Jeśli nie odbierzesz faktury z KSeF, nie będziesz mieć dokumentu do księgowania. A bez dokumentu nie odliczysz VAT i nie zaliczysz wydatku w koszty. Abolicja chroni przed sankcjami administracyjnymi, ale nie przed konsekwencjami biznesowymi własnych zaniedbań.
Luty to nowa rzeczywistość dla wszystkich
Podsumowując: niezależnie od wielkości firmy i oficjalnego terminu przystąpienia do KSeF, każdy przedsiębiorca powinien być przygotowany na nową rzeczywistość już od lutego. Nie dlatego, że musi wystawiać e-faktury, ale dlatego, że musi je odbierać. A to wymaga dostępu do systemu, ustalonych procedur i świadomości, że dotychczasowy sposób fakturowania właśnie się kończy.
Trzy tygodnie to niewiele czasu. Ale wystarczy, żeby założyć Profil Zaufany, przetestować logowanie do KSeF i porozmawiać z księgową. Lepiej zrobić to teraz niż w panice szukać rozwiązań, gdy pierwsza faktura od dużego kontrahenta już czeka w systemie – a ty nie wiesz, jak się do niej dostać.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
