Kontrola poczty służbowej - czy pracodawca ma prawo sprawdzać e-maile pracowników?

Kontrola poczty służbowej: tak, choć pod pewnymi warunkami

Jak zaznaczyłam – kontrola poczty służbowej pracowników to uprawnienie pracodawcy. Jest to możliwe na mocy art. 22³ par. 1 Kodeksu pracy:

Kontrola poczty służbowej powinna mieć zatem jasno określony cel, jakim jest w tym wypadku dążenie do pełnej efektywności pracy pracowników oraz sprawdzenia, czy w pożądany przez pracodawcę sposób posługują się narzędziami, które wcześniej im udostępnił (mogą to być np. aplikacje do planowania zadań czy planowania korespondencji).

Tajemnica korespondencji

Jednocześnie w par. 2 tego samego artykułu znajdziemy zapis, że

Co to właściwie znaczy i w jaki sposób kontrola poczty służbowej może jednocześnie nie naruszać tajemnicy korespondencji? Teoretycznie chodzi o to, by pracodawca nie czytał prywatnej korespondencji wysłanej przez pracownika z adresu służbowego (lub wiadomości prywatnych, które na ten adres dotarły). W praktyce jednak nie jest to takie proste. Pracodawca może otworzyć prywatną korespondencję przez przypadek (chociaż po odkryciu, że nie są to wiadomości służbowe, powinien ją zamknąć). Inna sprawa jest taka, że służbowy adres e-mail powinien służyć wyłącznie do korespondencji służbowej. Pracownicy powinni zdawać sobie z tego sprawę. Pracodawca, który chciałby, żeby taka zasada obowiązywała odgórnie, może wprowadzić zakaz korzystania z poczty służbowej w regulaminie pracy.

Zupełnie odrębnym przypadkiem jest sytuacja, w której pracownik na służbowym komputerze korzysta z poczty prywatnej. Wtedy, mimo że komputer jest własnością pracodawcy, nie ma on prawa zaglądać do wiadomości pracownika. Może natomiast odgórnie zablokować na służbowym komputerze dostęp do stron z prywatną pocztą.

Pracodawca musi poinformować pracowników o zasadach kontroli

Podobnie jak w przypadku kontroli szafek pracowniczych tak i kontrola poczty służbowej wymaga poinformowania pracowników. Po pierwsze, ogólne zasady przeprowadzania takiej kontroli powinny znaleźć się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę. Każdy nowy pracownik powinien być poinformowany o zasadach kontroli. Powinno się to odbyć z zachowaniem formy pisemnej.

Treść takich regulacji, aby była zgodna z RODO, powinna być zgodna z prawem, rzetelna i przejrzysta, musi być też zbieżna z zasadą ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania danych, integralności i poufności oraz rozliczalności.

Kontrola poczty służbowej nie powinna mieć charakteru stałego. Pracodawca powinien przeprowadzać ją w konkretnym celu, co ważne – uprzedzając o tym uprzednio pracowników.