Kontrola poczty służbowej przez pracodawcę to temat wzbudzający jeszcze więcej kontrowersji niż kontrola szafek pracowników. Nie zmienia to jednak faktu, że pracodawca ma prawo sprawdzać e-maile swoich pracowników. Przede wszystkim dlatego, że pracownik prowadzi korespondencję właśnie w imieniu pracodawcy – naturalne jest zatem, że ma prawo wiedzieć, jaka jest jej treść.
Kontrola poczty służbowej: tak, choć pod pewnymi warunkami
Jak zaznaczyłam – kontrola poczty służbowej pracowników to uprawnienie pracodawcy. Jest to możliwe na mocy art. 223 par. 1 Kodeksu pracy:
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
Kontrola poczty służbowej powinna mieć zatem jasno określony cel, jakim jest w tym wypadku dążenie do pełnej efektywności pracy pracowników oraz sprawdzenia, czy w pożądany przez pracodawcę sposób posługują się narzędziami, które wcześniej im udostępnił (mogą to być np. aplikacje do planowania zadań czy planowania korespondencji).
Tajemnica korespondencji
Jednocześnie w par. 2 tego samego artykułu znajdziemy zapis, że
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Co to właściwie znaczy i w jaki sposób kontrola poczty służbowej może jednocześnie nie naruszać tajemnicy korespondencji? Teoretycznie chodzi o to, by pracodawca nie czytał prywatnej korespondencji wysłanej przez pracownika z adresu służbowego (lub wiadomości prywatnych, które na ten adres dotarły). W praktyce jednak nie jest to takie proste. Pracodawca może otworzyć prywatną korespondencję przez przypadek (chociaż po odkryciu, że nie są to wiadomości służbowe, powinien ją zamknąć). Inna sprawa jest taka, że służbowy adres e-mail powinien służyć wyłącznie do korespondencji służbowej. Pracownicy powinni zdawać sobie z tego sprawę. Pracodawca, który chciałby, żeby taka zasada obowiązywała odgórnie, może wprowadzić zakaz korzystania z poczty służbowej w regulaminie pracy.
Zupełnie odrębnym przypadkiem jest sytuacja, w której pracownik na służbowym komputerze korzysta z poczty prywatnej. Wtedy, mimo że komputer jest własnością pracodawcy, nie ma on prawa zaglądać do wiadomości pracownika. Może natomiast odgórnie zablokować na służbowym komputerze dostęp do stron z prywatną pocztą.
Pracodawca musi poinformować pracowników o zasadach kontroli
Podobnie jak w przypadku kontroli szafek pracowniczych tak i kontrola poczty służbowej wymaga poinformowania pracowników. Po pierwsze, ogólne zasady przeprowadzania takiej kontroli powinny znaleźć się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę. Każdy nowy pracownik powinien być poinformowany o zasadach kontroli. Powinno się to odbyć z zachowaniem formy pisemnej.
Treść takich regulacji, aby była zgodna z RODO, powinna być zgodna z prawem, rzetelna i przejrzysta, musi być też zbieżna z zasadą ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania danych, integralności i poufności oraz rozliczalności.
Kontrola poczty służbowej nie powinna mieć charakteru stałego. Pracodawca powinien przeprowadzać ją w konkretnym celu, co ważne – uprzedzając o tym uprzednio pracowników.
