Kiedy ZUS decyduje się na skontrolowanie przedsiębiorcy i jakie prawa mają kontrolerzy na terenie firmy?

Firma dołącz do dyskusji (12) 20.02.2020
Kiedy ZUS decyduje się na skontrolowanie przedsiębiorcy i jakie prawa mają kontrolerzy na terenie firmy?

Edyta Wara-Wąsowska

Dużo mówi się o kontrolach ZUS u osób przebywających na L4. Zakład może jednak kontrolować także przedsiębiorców. ZUS sprawdza najczęściej, czy właściciele działalności gospodarczych pobierają świadczenia z ubezpieczeń społecznych zgodnie z prawem. Jakie prawa mają w takiej sytuacji kontrolerzy, a jakie przedsiębiorca?

Kontrola ZUS w firmie. Co właściwie kontroluje Zakład?

ZUS interesują wyłącznie kwestie dotyczące wykonywania zadań i obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. ZUS może wprawdzie przeprowadzić kontrolę związaną także z innymi aspektami funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale tylko pod jednym warunkiem – jeśli będzie to w jakiś sposób związane właśnie z ubezpieczeniami społecznymi.

Zazwyczaj kontrola ZUS w firmie dotyczy takich kwestii jak zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość opłacania i obliczania składek ZUS czy ustalanie uprawnień do świadczeń.

Należy przy okazji pamiętać, że kontrola ZUS w firmie ma miejsce najczęściej w momencie, gdy Zakład nabrał pewnych podejrzeń i ma wątpliwości co do działań przedsiębiorcy. Chodzi przede wszystkim o sytuacje, kiedy ZUS podejrzewa, że przedsiębiorca pozoruje działalność gospodarczą celem uzyskania świadczeń lub gdy zadeklarował wysoką podstawę wymiaru składek i wkrótce po założeniu działalności zaczął korzystać ze składek. Oczywiście w tej drugiej sytuacji wcale nie musiało dojść do żadnych nadużyć – ale to już ocenia Zakład.

Co może kontroler z ZUS?

Jak przebiega kontrola z ZUS w firmie i jakie uprawnienia mają kontrolerzy? Po pierwsze – mogą swobodnie wchodzić do pomieszczeń wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi też zapewnić im dostęp do części ksiąg i dokumentów – w tym m.in. dokumentów finansowo-księgowych czy części dokumentów osobistych. Nie oznacza to jednocześnie, że przedsiębiorca musi udostępnić kontrolerom dokumenty zawierające np. tajemnicę przedsiębiorstwa. Kontrolerzy z ZUS mogą poprosić wyłącznie o dostęp do dokumentów związanych z przedmiotem przeprowadzanej kontroli.

Co jeszcze może kontroler z ZUS? Jest uprawniony m.in. do przeprowadzania oględzin, zabezpieczenia zebranych dowodów, a nawet do przesłuchania świadków i samego przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że kontroler powinien zabierać się do przesłuchiwania od razu. Ma do tego prawo dopiero wtedy, gdy po przeprowadzeniu pozostałych czynności kontrolnych nadal kontrolerzy mają istotne wątpliwości, a pewne kwestie dotyczące przedmiotu kontroli nadal nie zostały wyjaśnione.

Jeśli tego wymaga zakres i przedmiot przeprowadzanej kontroli, kontroler może również wylegitymować osoby pracujące w firmie w celu potwierdzenia ich tożsamości.

Tym samym kontrolerzy z ZUS, wbrew pozorom, wcale nie mają zbyt szerokich uprawnień. W dużej mierze sprowadza się to do dostępu do różnych dokumentów, ale tylko takich, które mają związek z przedmiotem kontroli.

Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół kontroli.

Jakie obowiązki ma przedsiębiorca?

Jeśli kontrola z ZUS w firmie ma już miejsce, przedsiębiorca jest zobowiązany m.in. do udostępnienia kontrolerom potrzebnych dokumentów. Musi też jednak sporządzać nieodpłatne kopie, zapewnić środki łączności czy np. – na prośbę kontrolera – przetłumaczyć dokumentację z języka obcego. Są to jednak podstawowe obowiązki, typowe dla właściwie każdego rodzaju kontroli.